Zmiana urzędu skarbowego, gdy prowadzisz działalność gospodarczą. Kiedy jest konieczna?

Każda pełnoletnia osoba fizyczna, a także wszyscy przedsiębiorcy, zobowiązani są do rozliczeń z urzędem skarbowym. Placówka, do której dana firma odprowadza podatki, jest ustalana automatycznie z uwzględnieniem miejsca jej stacjonowania. Co jednak jeśli zmieniasz miejsce zamieszkania lub siedzibę firmy? Czy zmiana urzędu skarbowego jest trudna i co trzeba zrobić, jeśli Twoja firma się przenosi?

Co oznacza właściwość urzędu skarbowego?

Płacenie podatków to obowiązek każdego obywatela. W przypadku przedsiębiorców rozliczanie się z urzędem skarbowym jest mocno kontrolowane, a fiskus często obserwuje każdy ruch osoby prowadzącej działalność gospodarczą. W rozliczeniu podatkowym najważniejsze jest przede wszystkim wskazanie, do którego organu należy odprowadzać podatki. Właśnie ta dana nazywa się właściwością urzędu skarbowego. Zgodnie z art. 17 § 1 Ordynacji podatkowej, ową właściwość miejscową urzędu skarbowego określa się na podstawie miejsca zamieszkania podatnika – w przypadku osoby fizycznej. Jeśli natomiast chodzi o firmę, pod uwagę bierze się adres siedziby, wskazany we wszystkich istotnych dokumentach.

Adres urzędu skarbowego, który rozlicza działalność, musi być określony na przykład w rocznym zeznaniu podatkowym. Jeśli rozliczasz się po raz pierwszy, koniecznością jest zatem sprawdzenie adresu urzędu skarbowego, do którego odprowadzasz podatki.

Aktualizacja adresu w urzędzie skarbowym – czy to konieczne?

Każda zmiana zamieszkania to dodatkowe wprowadzanie danych w najważniejszych dokumentach. Przy prowadzeniu firmy jest to o tyle istotne, że wszystkie podmioty powiązane z działalnością powinny zawsze mieć możliwość kontaktu z kontrahentem. Zmiana urzędu skarbowego, właściwego nowemu adresowi firmy jest konieczna, ponieważ od wskazania właściwej placówki zależą wszystkie sprawy związane z podatkami. Ta zmiana potrzebna jest do pełnego prowadzenia księgowości oraz rocznego zeznania podatkowego.

Co ważne, aktualizacja adresu firmy lub osoby fizycznej musi być dokonana, nawet jeśli nie wpłynie ona na zmianę urzędu skarbowego.

Jak zmienić urząd skarbowy prowadząc działalność?

Jeśli Twoja firma przenosi swoją siedzibę do innego miejsca, może to wpłynąć na zmianę urzędu skarbowego. W takim przypadku konieczne jest zgłoszenie zmiany w specjalnym wniosku aktualizacyjnym CEIDG-1. Dokument należy złożyć w urzędzie miasta lub gminy w terminie maksymalnie 7 dni od czasu zaistnienia zmiany.

Wniosek można złożyć na kilka sposobów:

w sposób tradycyjny, czyli osobiście w urzędzie miasta lub gminy,
elektronicznie (formularz dostępny jest na stronie biznes.gov.pl),
korespondencyjnie – w takim przypadku decyduje data stempla pocztowego.

W ostatnim przypadku ważne jest wzięcie pod uwagę, że jeśli wyślesz pismo do urzędu skarbowego za pomocą firmy innej niż poczta polska, placówka może liczyć datę wpływu jako termin złożenia dokumentu. Bezpieczniejszą opcją może być więc w tym przypadku zaniesienie wniosku osobiście, czy wysłanie go drogą elektroniczną. Sama zmiana miejsca zamieszkania we wniosku CEIDG-1 jest bezpłatna.

Warto przeczytać: Zmiana danych działalności gospodarczej. Ile przedsiębiorca ma czasu na złożenie wniosku i gdzie powinien go wysłać?

Zmiana urzędu skarbowego w spółkach

Aktualizacja adresu w urzędzie skarbowym niesie za sobą automatyczne powiadomienie innych instytucji. Na podstawie wniosku CEIDG-1 o zmianie siedziby firmy, zostaną powiadomione także ZUS i GUS.

Jeśli chodzi o spółki wpisane do KRS, zmiana urzędu skarbowego będzie odbywać się na podstawie siedziby firmy, widniejącej właśnie w tym rejestrze. Zmianę adresu danej spółki wprowadza się w formularzu NIP-8 lub przez system S-24. Warto zaznaczyć, że w przypadku spółek wpisanych do KRS, potrzebne będzie dołączenie dokumentów potwierdzających aktualizację adresu, na przykład uchwałę w sprawie zmiany siedziby danej spółki. Dodatkowo, przy zmianie danych w KRS, trzeba liczyć się z opłatą sądową. Wynosi ona 250 złotych, jeśli zmian dokona się w formularzu NIP-8 poprzez Portal Rejestrów Sądowych lub 200 złotych, gdy aktualizacja adresu będzie mieć miejsce przez portal S24.

Inaczej natomiast aktualizacja adresu wygląda w przypadku spółek cywilnych. Ponieważ w takiej sytuacji podatek rozliczany jest osobno przez każdego wspólnika z konta osobistego, zmiana również musi być zgłaszana oddzielnie. W takim przypadku wspólnik zmieniający adres zamieszkania wskazuje taką właściwość w formularzu CEIDG-1. Warto też pamiętać, że osoba będąca czynnym podatnikiem VAT, musi dodatkowo zgłosić zmianę urzędu skarbowego w formularzu VAT-R.

Zawiadomienie o zmianie miejsca zamieszkania dla osoby fizycznej

O zmianie miejsca zamieszkania muszą urząd informować firmy, ale także osoby fizyczne. Podobnie jak w przypadku przedsiębiorców, istotny jest tutaj czas. Jeśli przeprowadzasz się po koniec okresu rozliczeniowego, wystarczy tak naprawdę wskazać nowy adres w deklaracji rocznej. Jeśli jednak zmiana miejsca zameldowania bądź zamieszkania następuje podczas okresu rozliczeniowego, nowy adres należy zaktualizować w formularzu ZAP-3.

Podobnie jak w przypadku wniosku CEIDG-1, osoba fizyczna może dokument, traktujący o zmianie adresu wysłać pocztą, donieść do urzędu osobiście, lub wysłać go elektronicznie, co jest najwygodniejszą opcją.

Dokonanie zmiany urzędu skarbowego w trakcie okresu rozliczeniowego

Zmiana urzędu skarbowego może mieć miejsce w różnych okresach rozliczeniowych. Zależnie od tego, w jakim czasie miała miejsce zmiana zamieszkania lub siedziby formy, właściwość urzędu skarbowego będzie inna. Ważne jest, aby zgłoszenie zmiany nastąpiło w odpowiednich terminach.

Jeśli zmiana adresu zamieszkania lub siedziby firmy będzie miała miejsce w trakcie roku podatkowego, lub określanego w inny sposób okresu rozliczeniowego, urząd skarbowy w rozliczeniu rocznym w większości przypadków pozostanie ten sam. Mówiąc dokładniej, będzie to ten sam urząd skarbowy, który był nam przypisany w pierwszym dniu roku podatkowego.

Jeśli natomiast zmiana urzędu skarbowego będzie miała miejsce po zakończeniu okresu podatkowego, organem właściwym będzie już nowy urząd skarbowy. Dotyczy to także rozliczeń za poprzednie lata.

Informowanie urzędu skarbowego a deklaracje podatkowe w starym urzędzie

Zdarza się, że pomimo zmiany urzędu skarbowego, z przyzwyczajenia możemy wysłać roczne zeznanie do starego urzędu skarbowego, lub wpisać taki adres w rozliczeniu online. Choć jest to ewidentny błąd, warto wiedzieć, że także w takim przypadku obowiązek podatkowy został wypełniony. Jeśli pomylisz się, wskazując poprzedni organ podatkowy, należy jak najszybciej powiadomić o tym fakcie urząd skarbowy właściwy obecnemu adresowi firmy. W tej sytuacji właściwe wyspecjalizowane urzędy skarbowe nie powinny robić problemu. Dawny urząd skarbowy powinien po prostu przesłać nowej placówce deklarację i nie będzie konieczne ponowne składanie zeznania. Informowanie urzędu skarbowego najszybciej jak to możliwe, jest w tym przypadku bardzo istotne. Ważne jest jednak, aby pamiętać, że w przypadku korekty zeznania podatkowego za poprzednie okresy, wszystkie dokumenty trzeba już będzie składać do nowego urzędu skarbowego.

Obecnie zmiana urzędu skarbowego jest dużo prostsza niż kiedyś. Dzięki elektronicznym formularzom przesyłania danych i systemom takim jak S-24, zmianę urzędu skarbowego można zgłosić w kilka chwil. W zeznaniach podatkowych pomagają także usługi e-urzędu skarbowego, dzięki którym nie trzeba ręcznie wypełniać deklaracji w formie papierowej. Aby zatwierdzić i wysłać wszystkie ważne dokumenty elektronicznie, należy mieć podpis zaufany, który jest integralną częścią profilu zaufanego. Może go stworzyć każda osoba, posiadająca numer PESEL, co jest bardzo pomocne przy wszelkim załatwianiu spraw urzędowych.