Siedziba firmy. Jak ją wybrać i dlaczego jest ważna?

Każdy przedsiębiorca, zakładający własną działalność jest zobowiązany do wpisu firmy w rejestr CEIDG. Aby dopełnić wszystkich formalności, musi zostać wybrana siedziba firmy. Dlaczego to takie ważne? Jaki adres powinno się wskazać we wniosku, i co, jeśli firma posiada kilka adresów prowadzenia działalności.

Siedziba firmy – dlaczego to takie ważne?

Siedziba firmy jest bardzo istotna, która musi być ustalona na samym początku, jeszcze zanim założysz własną działalność. Zgodnie z obowiązującym prawodawstwem, siedziba firmy, czyli adres prowadzenia działalności gospodarczej podatnika, to miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu gospodarstwa. Oznacza to, że zasadniczo w siedzibie powinna urzędować, choćby od czasu do czasu, osoba zarządzająca firmą. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej powinna to być osoba, która firmę założyła, jeśli natomiast w grę wchodzi spółka – prezes zarządu lub inna osoba decyzyjna.

Formalnie, siedziba firmy jest więc miejscem, w którym podejmuje się kluczowe decyzje biznesowe. Co ciekawe, we wniosku CEIDG takie hasło jak „siedziba firmy” nie figuruje; wypełniając wniosek, musimy natomiast wprowadzić do formularza miejsce prowadzenia działalności i adres do doręczeń.

Warto przeczytać: Wirtualne biuro a koszty działalności. Czy to się opłaca?

Miejsce działalności, adres do doręczeń, siedziba firmy

Jak już zostało wspomniane, w formularzu CEIDG, który musi złożyć każdy przedsiębiorca w celu założenia działalności, należy wypełnić kilka punktów, w których trzeba będzie wpisać adresy. Są to:

• adres do doręczeń,
• miejsce prowadzenia działalności gospodarczej,
• adres zamieszkania przedsiębiorcy.

Jeśli chodzi o adres do doręczeń, powinno być to miejsce, do którego przychodzi korespondencja oraz rozliczenia podatkowe. Co istotne, chodzi tu o adres, pod który doręczane będą przesyłki państwowe. Choć obecnie sporo kwestii formalnych odbywa się online, faktyczna siedziba firmy jest bardzo ważna na wypadek, gdyby nastąpiły okoliczności, w których konieczne byłoby fizyczne udanie się organów do miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Miejsce prowadzenia działalności gospodarczej to z kolei lokalizacja, w której odbywa się główna aktywność firmy. To miejsce ma też znaczenie do celów podatkowych.

Czy siedziba przedsiębiorstwa musi być stała?

Jak widać, adresy, związane z działalnością gospodarczą mogą mieć różny charakter. Najbezpieczniej jest, gdy siedziba firmy znajduje się pod adresem, na który wysyłane są listy, a który jest jednocześnie miejscem odwiedzanym przez osoby, prowadzące działalność.

Zdarza się jednak, że firma ma kilka miejsc prowadzenia działalności. Jest to oczywiście jak najbardziej dopuszczalne, i obecnie często spotykane. W takim przypadku istotne jest jednak wypełnienie we wniosku CEIDG pola „dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Oczywiście w takim przypadku konieczne jest także wskazanie „stałego” miejsca wykonywania działalności gospodarczej. W tej sytuacji do celów podatkowych przyjmuje się adres zamieszkania przedsiębiorcy, który można uznać jako stałą siedzibę firmy.

Wybór siedziby firmy, czyli jak to zrobić?

Jeśli już wiesz, że Twoja działalność będzie prowadzić aktywność w innym miejscu, niż adres do korespondencji, zadbaj o to, żeby listy były regularnie odbierane z miejsca, wskazanego w oficjalnych dokumentach. Choć we wniosku CEIDG rozróżniamy kilka różnych adresów, pod którymi kryć się mogą poszczególne aspekty działalności, warto mieć świadomość, że sama siedziba firmy, określana prawnie, czyli miejsce, gdzie swoje zadania sprawuje zarząd, jest w prowadzeniu firmy kwestią kluczową.

Wybór siedziby firmy powinien przede wszystkim brać pod uwagę stabilność. Chodzi tu przede wszystkim o to, żeby nie trzeba było zmieniać adresu działalności za każdym razem, kiedy nowe okoliczności sprawiają, iż kluczowe decyzje w firmie podejmowane będą w innym miejscu. Sporo jednoosobowych działalności,  aby zaoszczędzić sobie kłopotów, wskazuje we wniosku CEIDG swój własny adres domowy jako adres korespondencyjny lub adres wykonywania działalności. Ważne jest, żeby adres, wskazany we wniosku był prawdziwy i aby odpowiednie organy, wysyłając korespondencję lub stawiając się osobiście w danym miejscu, mogły skontaktować się z osobą decyzyjną w firmie.

Siedziba spółki handlowej

W większości jednoosobowych działalności gospodarczych, adresy związane z firmą mogą różnić się między sobą, i przedsiębiorcy często korzystają z tego faktu. W przypadku spółki handlowej, miejsce siedziby jest dość ważne. W spółce z o.o., określenie siedziby jest podstawowym elementem umowy. Zgodnie z ustaleniami, jest nią miejscowość, w której siedzibę ma organ zarządzający. Adres firmy to konkretna ulica czy numer budynku, natomiast siedziba firmy to stricte miejscowość, gdzie spółkę możemy znaleźć.

W przypadku spółki handlowej siedziba firmy musi być określona zarówno w KRS, jak i być wymieniona w jej statucie. Warto więc zadbać o to, aby adres był zgodny z prawdą i nie wymagał wielu zmian w trakcie działalności firmy.

Jaki adres firmowy wpisać, gdy prowadzimy działalność w kilku miejscach?

Jak już zostało wspomniane, zdarza się, że dana firma prowadzi działalność w kilku miejscach. Dzieje się tak bardzo często w przypadku firm, które świadczą swoje usługi w wielu różnych punktach. W takiej sytuacji wypełniając wniosek do CEIDG, należy, jak już wspomniano wybrać opcję „dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. W polach, które się pojawią, będzie można wpisać wszystkie adresy, w których wykonywana jest działalność gospodarcza.

W tym przypadku warto jednak mieć świadomość, że oddzielenie miejsca, do którego wysyłana jest korespondencja, i adresu wykonywania działalności, jest dość istotne. Adres korespondencyjny powinien być w miarę niezmienny i oczywiście odzwierciedlać stan faktyczny.

Stała siedziba firmy – co, kiedy firma nie ma stałego miejsca?

Zdarza się, że firma nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest możliwe wprowadzenie konkretnego adresu do wniosku. To częsta sytuacja w przypadkach firm, w których działalność jest prowadzona w terenie, bądź gdy w celu wykonywania usług, dojeżdża się do klienta. W takim przypadku trudne będzie wskazanie jednego adresu, pod którym wykonywana jest działalność.

Warto jedna oddzielić kwestię wykonywania działalności i siedzibę, wskazaną do celów podatkowych. Jeśli firma nie ma stałej siedziby we wniosku CEIDG w polu „miejsce wykonywania działalności”, powinniśmy wpisać„brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Warto jednak mieć świadomość, że w takim przypadku do celów podatkowych zostanie najprawdopodobniej przyjęty adres zamieszkania właściciela firmy.

Zmiana siedziby firmy

W trakcie prowadzenia działalności, siedziba Twojej firmy może się oczywiście zmienić. Jest to całkowicie dopuszczalne i zdarza się dość często. Ważne jest jednak, aby w takim przypadku dopilnować wszelkich formalności, związanych z tą kwestią. Po określeniu nowej siedziby firmy należy więc w CEIDG wypełnić wniosek o zmianę danych. Co ważne, przedsiębiorca ma na to 7 dni od daty, w której zaistniały nowe okoliczności. Wniosek można zmienić online, a korekta trwa kilka minut.

Prowadzenie działalności gospodarczej to spore wyzwanie, a kwestia siedziby firmy jest jedną z jej najważniejszych elementów. Warto dobrze zastanowić się nad miejscem prowadzenia działalności, jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej w jakiejkolwiek formie.

Warto przeczytać: Firma, przedsiębiorstwo i działalność gospodarcza. Jakie są rodzaje firm?