Start-up za e-dotację: Point.fm

Wniosek o zmianę komputera „przeleżał” kilka miesięcy w PARPie i nie został rozpatrzony. Aby postępować zgodnie z harmonogramem projektu musieliśmy kupić komputer przenośny mimo że lepszy byłby stacjonarny. Możliwość wprowadzania zmian i reagowania na dynamiczne otoczenie biznesowe wydaje się konieczna w przypadku działania 8.1 – mówi Krzysztof Czapla, pomysłodawca serwisu Point.fm, który powstał dzięki 740 tys. zł e-dotacji. 

Rozmawia Grzegorz Marynowicz: Czym jest serwis Point.fm?

Point.FM to portal dla kobiet, na którym każda kobieta znajdzie wszystko na temat ślubu, wesela, wychowywania dzieci, gotowania, zdrowego stylu życia, a nawet mody i sposobów na relaks.

Na stronie dostępnych jest 2000 unikalnych artykułów (poradnikowych, felietonów, Q&A), prawie 6000 przepisów kulinarnych, ponad 12000 obiektów w katalogach firm i urzędów, stworzyliśmy kilka bardzo ciekawych i innowacyjnych aplikacji. Witryna udostępnia także kalkulatory odchudzania, planer ślubny, kalendarz dla młodych mam i inne funkcjonalności. 

Jak zrodził się pomysł uruchomienia projektu i kiedy wystartowaliście?

Pomysł narodził się w 2009 roku i wynikał z naszych własnych potrzeb. Uważaliśmy, że warto byłoby stworzyć portal łączący te kilka tematów z naszego życia (ślub, dzieci, zdrowie i uroda, kulinaria, czas wolny) w jednym miejscu. Ważnym elementem projektu od samego początku miały być właśnie aplikacje, które w inny, ciekawszy sposób dotykają codziennych życiowych tematów i pomagają w codziennych domowych czynnościach.  Samą budowę portalu mieliśmy zacząć w lutym 2010 roku, ale ze względu na opóźnienia w rozstrzyganiu konkursu wniosków o dofinansowanie przesunęło się to o kilka miesięcy.

Jak prezentują się statystyki witryny?

Obecnie mamy ponad 90 000 zarejestrowanych użytkowników, a nasz profil na Facebook’u (https://www.facebook.com/dla.kobiet) śledzi ponad 83 000  fanów.

Na czym zarabiacie? Czy reklama jest nadal istotnym źródłem przychodów?

Typowa reklama displayowa nie jest istotnym źródłem przychodów. Stawiamy bardziej na działania niestandardowe, takie jak organizacja konkursów (niedawno przeprowadzaliśmy konkurs dla marki Always, który cieszył się dużym powodzeniem) czy wysyłki mailingów.

Dlaczego zdecydowaliście się złożyć wniosek o e-dotację a nie np. kapitał od inwestora?

Na etapie samego pomysłu ciężko jest zdobyć odpowiednią ilość funduszy, bez oddawania znaczących udziałów w projekcie. Nie chcieliśmy się zgodzić na oddanie 30-50% udziałów za np. 100 czy 200 tys. złotych. Pod tym względem dofinansowanie z funduszy unijnych wydawało się dużo korzystniejsze.

Jaką kwotę pozyskaliście z działania 8.1?

Biznesplan na dwa lata rozwoju i działalności przewidywał wydatki na kwotę prawie 870 000 zł, z czego z funduszy otrzymaliśmy 85%(około 740 tys. zł).

Jak wyglądała krok po kroku procedura pozyskania dotacji?

Przede wszystkim należało bardzo dobrze przemyśleć całość projektu oraz jego poszczególne funkcjonalności. Kluczowym elementem było przygotowanie wniosku o dofinansowanie, w którym należało opisać wszystkie aspekty projektu (jakie przewidujemy funkcjonalności, jakie e-usługi chcemy wdrożyć, otoczenie biznesowe etc.) oraz przeprowadzić analizę finansową, z której wynikała wartość projektu. 

Sam konkurs wniosków był dwuetapowy. Pierwszy etap to analiza formalna. Polegała na sprawdzeniu przez RIF czy wniosek jest prawidłowy pod względem formalnym. Drugi etap to analiza i ocena merytoryczna samego projektu. Po pozytywnym wyniku obu etapów należało podpisać umowę i działać!

Czy wniosek przygotowywaliście własnymi siłami czy może korzystaliście z firmy doradczej?

Zdecydowaną większość wniosku przygotowywaliśmy własnymi siłami. Jedynie w zakresie wymagań formalnych czy finansowych trzymaliśmy trochę pomocy od zaprzyjaźnionych osób.

Na co przeznaczyliście zdobytą dotację?

Dotacja została przeznaczona na zakup oprogramowania, komputerów, zatrudnienie pracowników i pokrycie ich pensji, wynajem biura oraz marketing i reklamę projektu.

Jak w praktyce wygląda proces weryfikacji przez PARP stanu realizacji prac założonych we wniosku? Jak to wygląda i czy jest uciążliwe?

Na zakończenie każdego etapu projektu (w naszym przypadku projekt był podzielony na 6 etapów) musieliśmy terminowo złożyć wniosek o płatność. Polegało to na przygotowaniu szczegółowej dokumentacji przeprowadzonych prac (wraz ze zgromadzeniem i przekazaniem do RIF wszystkich umów, faktur, protokołów, potwierdzeń przelewów itp.). Wszystkie faktury musiały być dokładnie opisane i rozliczone z podziałem na wkład własny, dofinansowanie z dotacji celowej oraz z funduszy UE. Do tej dokumentacji należało jeszcze przygotować wniosek, który miał również kilkadziesiąt stron A4.

Przeczytaj poradnik dotyczący e-dotacji

Rozliczenie jednego etapu, który trwał np. 3 miesiące to gruby segregator dokumentów i dwa tygodnie pracy, więc można powiedzieć, że było to uciążliwe. Do tego dochodzą poprawki – podczas weryfikacji takiego wniosku o płatność, RIF zgłasza do uwagi, które należy poprawić, oczywiście w określonym terminie. Najczęściej sprowadza się to do dostarczenia kolejnych dokumentów oraz ponownego wypełnienia wniosku o płatność.

Do tego na koniec projektu dochodzi bardzo szczegółowa kontrola przeprowadzana w biurze. U nas trwała ona całe dwa dni i była przeprowadzana przez dwie osoby.Kontrola ta dotyczy zarówno kwestii formalnych (sprawdzane są wszystkie przetargi, umowy, faktury, płatności) jak i merytorycznych (czy e-usługi zostały wdrożone zgodnie ze składanym wnioskiem o dofinansowanie, czy działają prawidłowo, itp.). Należało przygotować całą dokumentację z 2 lat prowadzenia firmy i wykazać efekty prowadzenia projektu.

Na szczęście w naszym przypadku kontrola zakończyła się bez uwag! RIF nie zgłosił nawet jednej uwagi czy zastrzeżenia, z czego jesteśmy bardzo dumni! Trzeba jednak powiedzieć, że przygotowanie się do kontroli kosztowało nas dużo pracy i stresu. 

Czy z perspektywy czasu macie jakieś uwagi i przemyślenia do działania 8.1? Jakaś krytyka a może pochwały?

Moim zdaniem należałoby dopuścić pewną elastyczność prowadzenia projektu, tak aby w trakcie jego realizacji można było dokonać pewnych korekt. W naszym przypadku było to niemożliwe a nie chodziło o jakieś kluczowe zmiany w funkcjonowaniu portalu a np. zmianę  komputera przenośnego (o który wnioskowaliśmy we wniosku  o dotację) na stacjonarny. Wniosek o zmianę komputera „przeleżał” kilka miesięcy w PARPie i nie został rozpatrzony, aby postępować zgodnie z harmonogramem projektu musieliśmy kupić komputer przenośny mimo że lepszy byłby stacjonarny. Możliwość wprowadzania zmian i reagowania na dynamiczne otoczenie biznesowe (środowisko Internetowe zmienia się bardzo dynamicznie) wydaje się konieczna szczególnie w przypadku długich projektów (nasz około 2 lat). 

Nie bez znaczenia są tu również opóźnienia w podpisywaniu umów. Opis merytoryczny i zasady działania projektu przygotowywaliśmy we wrześniu 2009 roku, a realizację mogliśmy zacząć dopiero po około 9 miesiącach – już na starcie byliśmy w tyle bo 9 miesięcy to w tak dynamicznej branży długi okres i rynek nas przeganiał o ten czas.

Są też powody do pochwał na przykład terminowe płatności RIF. Bardzo obawialiśmy się o zachowanie płynności finansowej, „z rynku” słyszeliśmy o nieterminowych płatnościach (gdzie opóźnienia sięgały wielu miesięcy). Jednak u nas od momentu akceptacji przez RIF wniosku o płatność, każda płatność była terminowa.

Ile osób pracuje obecnie nad rozwojem projektu?

4 osoby.

Jakie macie plany na najbliższy czas?

Całą energią skupiamy na rozwoju części merytorycznej portalu, tworzeniu nowych artykułów, ciekawej treści, atrakcji dla użytkowników oraz promocji portalu. Utrzymujemy stały kontakt z naszymi czytelnikami na Facebook’u, pracujemy nad organicznym pozycjonowaniem serwisu i stałej poprawie zadowolenia naszych fanów 🙂

Dziękuję za rozmowę.