Jak zaplanować e-biznes pod dotację?

Z konkursu na konkurs, działanie 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, z którego można pozyskać środki na dofinansowanie e-biznesu, staje się coraz bardziej popularne. Zainteresowania nie osłabiają liczne wymogi formalne, jakie musi spełnić wnioskowany projekt.

Wielu składających wniosek ma nadzieję, że to właśnie ich projekt uzyska dofinansowanie. Zamiast liczyć na szczęście, warto wytężyć wszystkie swoje siły, aby stworzyć najlepszy merytorycznie wniosek. Oprócz dobrego i innowacyjnego pomysłu, musimy prawidłowo zaplanować wszystkie nasze działania, ze szczególnym naciskiem na budżet całego przedsięwzięcia.

Zanim zabierzemy się za pisanie wniosku, warto zapoznać się z szeregiem procedur, jakimi rządzi się PARP w kontekście działania 8.1 PO IG.

Po pierwsze – plan

Planowanie e-biznesu musi obejmować przede wszystkim ustalenie budżetu, nazwanego w działaniu 8.1 PO IG harmonogramem rzeczowo-finansowym. Harmonogram ten określa zadania podejmowane w ramach projektu, okres ich realizacji oraz wydatki na poszczególne zadania. Jest to kwestia niezwykle istotna, a jednak przez część przedsiębiorców niedoceniana i nie dość dopracowana. Zaplanowane wydatki muszą się mieścić w ramach wyznaczonych dla działania 8.1 kategorii wydatków kwalifikowanych. I choć tutaj przedsiębiorcy mają szeroki wachlarz do wyboru – od wydatków na usługi informatyczne, doradcze, poprzez koszty ogólne, po wynagrodzenia, trudnością nierzadko okazuje się określenie wysokości poszczególnych wydatków.

W celu ustalenia kosztów należy dobrze przeanalizować rynek, tak by podane w projekcie kwoty były jak najbardziej rynkowe i realne. Właściwe określenie kosztów jest ważne z co najmniej dwóch powodów – po pierwsze Regionalna Instytucja Finansująca (która odpowiada za ocenę wniosków) weryfikuje czy koszty zostały właściwie oszacowane, tj. czy nie zostały np. zawyżone, a po drugie realne koszty pozwolą przedsiębiorcy rozliczyć prawidłowo projekt, bez strat dla firmy ani bez potrzeby aneksowania umowy, co wiąże się z długotrwałą procedurą. Planując budżet projektu trzeba także wiedzieć czy, a jeśli tak, to i ile, osób chce się zatrudnić oraz w jakiej formie (umowa o pracę czy cywilno-prawna) i z jakim wynagrodzeniem. W przypadku stworzenia etatów należy mieć na uwadze, że trzeba będzie je utrzymać przez kolejne 3 lata, licząc od momentu zakończenia realizacji projektu.

Bez przychodów ani rusz

7107Aby projekt miał szansę na dofinansowanie, musi posiadać stabilne źródła przychodów. W ten sposób wnioskodawca udowadnia, że jego biznes w internecie utrzyma się i co więcej będzie generował zyski. Tu nie ma miejsce na gdybanie i abstrakcje. Należy wykazać konkretne sposoby, dzięki którym portal będzie przynosił przychody. Taką prognozę należy przeprowadzić dla trzech kolejnych lat po zakończeniu projektu.

Realizacja całego przedsięwzięcia może trwać maksymalnie 24 miesiące, a poszczególne etapy od 2 do 6 miesięcy. Po każdym etapie następuję rozliczenie. Oznacza to, że teoretycznie podmiot powinien po każdym kawałku zrealizowanego projektu dostać refundację poniesionych kosztów, którą będzie mógł przeznaczyć na sfinansowanie etapu kolejnego. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby podmiot odpowiednio zaplanował długość etapów.

Na samym początku projektu, osoba może uzyskać zaliczkę w wysokości 30 proc. wartości dofinansowania. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy projekt otrzyma dofinansowanie w wysokości kilkuset tysięcy złotych, taka zaliczka może nie wystarczyć na pokrycie początkowych wydatków. Dlatego przedsiębiorca musi się liczyć z tym, że będzie potrzebował także sporych środków własnych.

A jak je pozyskać? – Tutaj nie ma wiele opcji. Mogą to być własne oszczędności, inwestor indywidualny lub pożyczka. Ostatnie dni przynoszą ciekawe zmiany. Wiem o dwóch bankach, które stworzyły produkt kredytowy dla działania 8.1 PO IG i zabezpieczają go cesją płatności. Mam nadzieję, że wielu przedsiębiorców się tym zainteresuje i będzie chciało skorzystać. Pionierzy działania 8.1 nie mieli tyle szczęścia, banki były nieprzygotowane – mówi Przemysław Żyła, ekspert doradzający na temat pisania wniosków.

Pamiętaj! Rozliczą Cię z projektu

Innym kluczowym elementem w planowaniu e-biznesu jest określenie wskaźników produktu i rezultatu projektu, w oparciu o które przedsiębiorcy będą rozliczani z realizacji projektu. Wnioskodawcy muszą wskazać m.in. ile zaoferują e-usług, ile nabędą środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także ile stworzą miejsc pracy oraz jakie efekty biznesowe przyniesie realizacja projektu. Największych trudności nastręcza zwykle właśnie tzw. wskaźnik biznesowy. Za jego pomocą, jak wskazywała Instrukcja obowiązująca w poprzednim konkursie, wnioskodawcy zobowiązani byli zobrazować efekty biznesowe wydatków poniesionych na promocję. Jako ten wskaźnik przedsiębiorcy przyjmowali najczęściej liczbę nowych klientów e-usługi (tych, którzy odpłatnie z niej korzystają), liczbę zakupywanych abonamentów lub też poziom przychodów z e-usługi.

Wskaźnik biznesowy ma przekonać oceniających, że projekt posiada uzasadnienie biznesowe – e-usługa przyciągnie wystarczającą liczbę klientów, którzy generować będą odpowiedni poziom przychodów dla firmy. Przy określaniu wartości wskaźnika biznesowego lepiej nie być przesadnym optymistą, lecz przyjąć bezpieczną wartość, co do której osiągnięcia jesteśmy pewni. Należy bowiem pamiętać, że wszystkie zaplanowane wskaźniki muszą zostać osiągnięte i każdy beneficjent będzie z nich rozliczany. A nieosiągnięcie któregoś ze wskaźników może grozić nawet zwrotem dotacji z odsetkami.

Sprawdź, czy spełniasz kryteria

DYŻUR EKSPERTA Codziennie w dniach 19-23 lipca 2010 r. Od godziny 14.00 do 16.00 W dniu dzisiejszym dyżuruje Sonia Baczyńska, Konsultant ds. funduszy UE z Europejskiego Centrum Doradztwa Finansowego Nr tel. (61) 830 33 10

Zanim złożymy wniosek o e-dotację powinniśmy sprawdzić, czy spełnia on wszystkie wymagane przez instytucję wdrażającą kryteria. Jeszcze w ostatnim konkursie na dotacje w ramach działania 8.1 PO IG projekty były oceniane za pomocą metody zero-jedynkowej. Oznacza to, że projekt albo spełniał dane kryterium, albo nie. Nie brano pod uwagę faktu, że specyfika danego projektu może pozwolić tylko na częściowe spełnienie danego kryterium.

Od najbliższego konkursu, który ruszy 30 lipca, taka metoda nie będzie stosowana. O przyznaniu dotacji ma decydować to, czy projekt spełnia kryteria merytoryczne i co za tym idzie, czy zdobędzie odpowiednią ilość punktów, kwalifikujących go do uzyskania unijnych pieniędzy. To wszystko ma sprawić, że powstanie ranking projektów, z których tylko najlepsze otrzymają dofinansowanie.

– Zrób pierwszy krok do biznesu w sieci

Aldona Janicka, ECDF
Barbara Sielicka, Bankier.pl