Jak zweryfikować, czy firma jest płatnikiem VAT? Biała lista podatników VAT

Kornelia Szczurek

2 października 2024 (07:00) / Aktualizacja: 1 października 2024 (13:11) Komentarze: 1

Weryfikacja, czy firma jest płatnikiem VAT, to kluczowy krok dla każdego przedsiębiorcy, który chce uniknąć problemów z fiskusem. Dzięki temu można upewnić się, że dany kontrahent prawidłowo odprowadza podatek VAT, a wystawione faktury nie zostaną podważone przez Urząd Skarbowy.

Jednym z narzędzi, które ułatwiają taką weryfikację, jest biała lista podatników VAT. To oficjalny rejestr prowadzony przez Ministerstwo Finansów, który pozwala szybko i łatwo sprawdzić, czy dana firma jest zarejestrowana jako płatnik VAT. W dalszej części artykułu pokażemy, jak korzystać z tego narzędzia oraz dlaczego jest to takie ważne.

Bycie płatnikiem VAT – co oznacza?

Bycie płatnikiem VAT oznacza, że firma jest zobowiązana do regularnego rozliczania się z podatku VAT. Przedsiębiorca musi więc doliczać podatek VAT do swoich faktur i odprowadzać go do Urzędu Skarbowego. W zamian płatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego na fakturach zakupowych, co pozwala na obniżenie kosztów działalności.

Bycie płatnikiem VAT wiąże się również z obowiązkiem składania okresowych deklaracji VAT i przestrzegania przepisów dotyczących ewidencjonowania transakcji. Taki status jest często korzystny, zwłaszcza gdy firma prowadzi działalność na większą skalę lub współpracuje z innymi podatnikami VAT, umożliwiając jej efektywne zarządzanie kosztami i zobowiązaniami podatkowymi.

Warto przeczytać: Jak sprawdzić PKD firmy? Poradnik krok po kroku

Dlaczego warto sprawdzić status podatnika VAT?

Sprawdzanie statusu podatnika VAT to krok, którego nie powinieneś lekceważyć, szczególnie jeśli współpracujesz z różnymi kontrahentami. Status podatnika czynnego VAT daje pewność, że możesz odliczyć podatek VAT naliczony od faktur wystawionych przez tę firmę. To z kolei ma bezpośredni wpływ na wysokość podatku VAT należnego, który musisz zapłacić.

Jeśli jednak okaże się, że kontrahent nie jest płatnikiem podatku VAT, stracisz możliwość odliczenia podatku. Sprawdzając status czynnego podatnika VAT na liście podatników VAT, możesz zatem uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji finansowych i jednocześnie ochronić swoją działalność gospodarczą przed potencjalnymi oszustwami.

Państwo, nakładając ten obowiązek na przedsiębiorców, zwiększyło bezpieczeństwo transakcji, jednocześnie zmniejszając ryzyko nadużyć. Dlatego tak ważne jest, aby regularnie weryfikować, czy firma, z którą współpracujesz, widnieje na białej liście VAT.

Biała lista VAT – czym dokładnie jest i gdzie ją znaleźć?

Biała lista VAT to oficjalny wykaz podatników VAT prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Zawiera ona informacje o firmach zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT oraz o tych, które utraciły ten status. Dzięki białej liście możesz szybko sprawdzić, czy Twój kontrahent jest płatnikiem podatku VAT i upewnić się, że jego numer VAT jest prawidłowy.

Listę można znaleźć online na stronie Ministerstwa Finansów oraz za pośrednictwem serwisów bankowych. Prowadzą do niej następujące adresy:

• BIP MF,
• Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Korzystanie z białej listy VAT jest proste i pozwala na bezpieczne rozliczanie podatku VAT w Twojej firmie.

Co można sprawdzić na białej liście VAT?

Biała lista uwzględnia przede wszystkim trzy kluczowe informacje:

• czy firma jest czynnym podatnikiem VAT,
• dlaczego firmie odmówiono rejestracji, wykreślono ją z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT,
• numer rachunku bankowego, na jaki należy wysłać zapłatę faktury

Warto dodać, że baza uwzględnia te wszystkie informacje na wybrany dzień i z pięciu lat wstecz.

Jak sprawdzić, czy przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT?

Wniosek o weryfikację kontrahenta w kwestii bycia płatnikiem VAT możesz złożyć w dowolnym momencie, np. przed dokonaniem u niego zakupu. Zrobisz to w odpowiednim dla niego urzędzie skarbowym.

Aby zweryfikować status przedsiębiorcy, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami.

Krok 1 – Złóż wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego status podatnika VAT

Potrzebne Ci będą takie dokumenty jak:

• Wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego status podatnika VAT
• Potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej
• Pełnomocnictwo ogólne (PPO-1) albo Pełnomocnictwo szczególne (PPS-1)
• Potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo

We wniosku koniecznie podaj adres mailowy i nie zapomnij o podpisaniu dokumentu. Jeśli składasz go przez internet, urząd musi potwierdzić jego otrzymanie (mailowo).

Krok 2 – Urząd oceni formalnie i merytorycznie wniosek

Jeśli we wniosku będzie brakować jakichś informacji lub będzie zawierać on błędy, dostaniesz wezwanie do jego uzupełnienia. Będziesz mieć na to 7 dni od otrzymania wezwania. Jeśli nie podasz adresu lub nie wniesiesz opłat, urząd nie rozpatrzy sprawy.

Krok 3 – Otrzymasz zaświadczenie potwierdzające status podatnika VAT

Zaświadczenie potwierdza status podatnika VAT wyłącznie na dzień jego wydania.

Podatnik zwolniony VAT a VAT czynny – co powinieneś wiedzieć przed współpracą?

Przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem warto wiedzieć, czy jest on podatnikiem VAT czynnym, czy zwolnionym.

Podatnik VAT czynny to firma, która regularnie rozlicza się z podatku VAT i ma prawo wystawiać faktury VAT.Dzięki temu możesz odliczyć podatek VAT naliczony od zakupów.

Z kolei podatnik zwolniony VAT to przedsiębiorca, który z różnych powodów nie jest zobowiązany do płacenia VAT, np. ze względu na niskie obroty. Współpracując z podatnikiem zwolnionym, nie będziesz miał możliwości odliczenia podatku VAT, co może wpłynąć na ostateczny koszt współpracy.

Dlatego tak ważne jest, aby sprawdzić, z kim masz do czynienia, zanim podpiszesz umowę.

Czy współpraca z podatnikiem zwolnionym VAT może się opłacić?

Współpraca z podatnikiem zwolnionym VAT może być korzystna, ale zależy to od specyfiki Twojej działalności. Podatnik zwolniony VAT zwykle oferuje niższe ceny, ponieważ nie dolicza podatku VAT do swoich usług lub towarów. Może to być atrakcyjne, jeśli Twoja firma nie potrzebuje odliczać VAT-u naliczonego lub gdy kluczowym czynnikiem są koszty.

Jednak brak możliwości odliczenia VAT może zwiększyć Twoje wydatki, szczególnie jeśli sam jesteś czynnym podatnikiem VAT. Warto więc dokładnie przeanalizować, czy takie oszczędności są rzeczywiście opłacalne w dłuższej perspektywie.

Warto przeczytać: Numer rejestracyjny firmy – co oznacza i czy jest konieczny?