Jak założyć firmę sprzątającą? Usługi sprzątania od podstaw

Paweł Łaniewski

29 czerwca 2022 (08:00) / Aktualizacja: 11 sierpnia 2022 (10:35) Komentuj teraz!

Wraz z rosnącą powierzchnią biurowców oraz obiektów mieszkalnych rośnie również zapotrzebowanie na usługi oferowane przez firmy sprzątające. Wysoki popyt sprzyja zakładaniu biznesów w tej branży, zwłaszcza że charakteryzuje się stosunkowo niskim progiem wejścia. Jak założyć firmę sprzątającą i na co zwrócić uwagę? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.

Osoby chcące założyć firmę i spróbować swoich sił w świecie biznesu często zastanawiają się nad wyborem konkretnego profilu działalności gospodarczej. Sporą popularnością cieszą się branże, które nie wymagają większych inwestycji na start i w których przedsiębiorcy nie mają problemów z pozyskaniem klientów. Wiele z nich przekonuje się w związku z tym do prowadzenia firmy sprzątającej. Ten sektor znakomicie radzi sobie zwłaszcza w kontekście boomu na rynku nieruchomości i rosnącego standardu życia. Wejście do branży usług sprzątających nie zawsze jest jednak proste. Dobra strategia oraz uniknięcie najważniejszych błędów z pewnością pozwolą na komfortowe i efektywne działanie.

Firma sprzątająca nie zawsze oznacza to samo

Choć wydaje się, że usługi sprzątające stanowią jednolity rynek, w rzeczywistości są bardzo zróżnicowane. Wiele pod tym względem zależy zwłaszcza od sektora, w którym ma operować firma sprzątająca, i tego, kim mają być jej klienci. Oczywiście wiele podmiotów świadczy usługi sprzątania dla osób prywatnych – w takim przypadku zwykle konieczne jest posiadanie rozbudowanej bazy klientów, co wiąże się również z koniecznością ich aktywnego poszukiwania. Obiekty, w których ma miejsce świadczenie usług, mogą być również zdecydowanie bardziej rozproszone.

Firmy sprzątające bardzo często działają jednak również w sektorze B2B. Nawiązują więc współprace z innymi przedsiębiorstwami, które zlecają im zadanie utrzymywania nieruchomości w czystości. Dotyczy to między innymi obiektów przemysłowych, biur, a także obiektów użyteczności publicznej.

Największą popularnością cieszy się niespecjalistyczne sprzątanie budynków, które nie wymaga od pracowników ani większych kompetencji, ani posiadania szczególnego sprzętu. Ich pozyskiwanie jest dzięki temu zdecydowanie prostsze, a koszty prowadzenia działalności niższe. Z drugiej strony intensywnie rozwija się także sektor bardziej wyspecjalizowanych usług sprzątających, który wykorzystuje zaawansowane maszyny czyszczące oraz środki czystości umożliwiające pozbywanie się np. trudnych zanieczyszczeń.

Jak założyć firmę sprzątającą? Sprawy formalne

Oczywiście osoby chcące założyć firmę sprzątającą muszą sprostać wymogom nakładanym przez prawo na wszystkich przedsiębiorców. Podstawowy z nich to obowiązek zarejestrowania działalności gospodarczej. W przypadku firmy sprzątającej można wybrać niemal dowolną formę działalności. Zwłaszcza początkujący przedsiębiorcy wybierają często jednoosobową działalność gospodarczą. Dzięki temu można znacząco przyspieszyć cały proces i ograniczyć procedury do niezbędnego minimum. Wbrew błędnej opinii jednoosobowa działalność gospodarcza nie wyklucza wcale zatrudniania innych osób. Warto mieć jednak świadomość, że przedsiębiorca ponosi za zobowiązania pełną odpowiedzialność swoim majątkiem osobistym. Rzecz jasna możliwe jest również założenie firmy sprzątającej w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Alternatywą pozostaje spółka cywilna czy jawna.

W przypadku firmy jednoosobowej wszystkie formalności można zasadniczo zamknąć w ciągu kilku kilkunastu minut bez wychodzenia z domu, korzystając z serwisu firma.gov.pl. Oczywiście możliwa jest również wizyta w urzędzie miasta lub gminy, który zajmuje się procedowaniem tego typu formalności.

Jeżeli chcesz założyć firmę sprzątającą, która będzie zajmować się dostarczaniem podstawowych usług sprzątających, podczas rejestracji firmy należy wskazać kod PKD 81.21.Z – niespecjalistyczne sprzątanie budynków i obiektów przemysłowych.

Formalności w urzędzie skarbowym

Samo zarejestrowanie przedsiębiorstwa to nie wszystko. Kluczową rolę, także dla kosztów prowadzenia firmy sprzątającej, odgrywać będą kwestie podatkowe. Jako przedsiębiorca będziesz mieć możliwość skorzystania z kilku form opodatkowania:

• Skala podatkowa oferuje dwie stawki. Dokładnie w taki sam sposób rozliczają się także osoby, które nie są przedsiębiorcami. Będziesz płacić 12% podatku dochodowego do progu w wysokości 120 000 zł. Powyżej tej sumy stawka podatku wynosi natomiast 32%. Dodatkowo skorzystasz również z kwoty wolnej od podatku w wysokości 30 000 zł. Co ważne: firma sprzątająca na skali podatkowej musi liczyć się również z odprowadzaniem składki zdrowotnej w wysokości 9% dochodu, która nie obniża podstawy opodatkowania. Oczywiście przedsiębiorca zachowuje prawo do korzystania z różnorodnych ulg podatkowych.
• Podatek liniowy oferuje jednolitą stawkę podatku w wysokości 19% niezależnie od dochodu, jaki wygeneruje firma sprzątająca. Dodatkowym wydatkiem będzie składka zdrowotna wynosząca 4,9% dochodu. Część odprowadzonych sum można jednak odliczyć.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to zupełnie inna forma opodatkowania, która jest obliczana nie od dochodu, ale przychodu. W przypadku firm zajmujących się oferowaniem usług porządkowych stawka jest bardzo atrakcyjna i wynosi 8,5%. Wysokość składki zdrowotnej jest natomiast uzależniona od obrotu. Co ważne: w tej formie rozliczenia firmowe zakupy nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Jak widać, formy opodatkowania znacząco się różnią. Co ważne: w następnych latach prowadzenia działalności można dokonać ich zmiany. Wobec tego warto dostosować rozwiązania do aktualnych potrzeb, jednocześnie spoglądając również na sytuację w dłuższej perspektywie. Poza urzędem skarbowym nie można także zapomnieć o rejestracji w zakładzie ubezpieczeń społecznych.

Firma sprzątająca a VAT

W przypadku początkujących przedsiębiorców, w tym osób chcących otworzyć firmę sprzątającą, jedna z podstawowych wątpliwości może z pewnością dotyczyć kwestii rejestracji firmy sprzątającej do VAT. Czy konieczne będzie stanie się czynnym podatnikiem VAT? Co prawda niemożliwe do zastosowania będzie zwolnienie przedmiotowe, jednak w ramach zwolnienia podmiotowego można zastosować zwolnienie firmy sprzątającej z VAT. Aby było to możliwe, roczny obrót przedsiębiorstwa nie może przekraczać kwoty 200.000 złotych. To, czy będzie to korzystne, zależy przede wszystkim od rodzaju oferowanych usług.

Skorzystanie ze zwolnienia z VAT może być korzystne w przypadku firmy sprzątającej obsługującej wyłącznie lub głównie osoby prywatne. Jednocześnie warto mieć świadomość, że przedstawiciele branży usług sprzątających, którzy współpracują przede wszystkim z innymi firmami, mogą zyskać, m.in. uzyskując zwroty VAT w przypadku wydatków zakwalifikowanych jako koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Co oczywiste, należy do nich sporo wartościowych sprzętów, takich jak odkurzacze przemysłowe, środki utrzymania czystości lub inne specjalistyczne urządzenia.

Na tym etapie warto również pomyśleć o założeniu konta firmowego. Co prawda nie każde przedsiębiorstwo musi je posiadać, jednak w przypadku płatników VAT numer rachunku musi znajdować się na tak zwanej białej liście.

Zakupy na start

Wiele osób decyduje się założyć firmę sprzątającą ze względu na stosunkowo niskie nakłady niezbędne do rozpoczęcia działania. Wynika to z oczywistych zależności. Przede wszystkim usługi sprzątania są oferowane w lokalu należącym do klienta, nie będzie więc konieczne posiadanie biura (choć to może zmienić się wraz z rozwojem działalności gospodarczej). Początkującej firmie sprzątającej z pewnością przyda się jednak przynajmniej podstawowe wyposażenie, w tym sprzęt oraz środki czyszczące.

Jeżeli w firmie sprzątającej będziesz zatrudniać inne osoby, konieczne będzie uwzględnienie w biznesplanie ich wynagrodzeń. Poza tym musisz również przeszkolić personel sprzątający, zapewnić mu dostęp do odzieży roboczej i odpowiednich warunków pracy.

Jak zadbać o pozyskiwanie klientów?

Odpowiedź na pytanie, jak założyć firmę sprzątającą pod względem formalnym, jest, jak widać, stosunkowo prosta. Zwłaszcza jeżeli zdecydujesz się na jednoosobową działalność gospodarczą. Prowadzenia firmy sprzątającej będzie jednak zdecydowanie bardziej wymagające. Większość początkujących przedsiębiorców ma przede wszystkim problemy z pozyskiwaniem klientów. Oczywiście sposób działania będzie zależał od tego, do jakiej grupy odbiorców adresujesz usługi sprzątające.

Zwłaszcza w przypadku sektora B2B nieodzowne staną się działania marketingowe. Możesz podejmować je w różnych kanałach, w tym w mediach społecznościowych. Świetnie sprawdzą się również promocje płatne oraz SEO, czyli optymalizacja treści pod kątem wyszukiwarki Google. Jeżeli interesują Cię placówki publiczne, warto śledzić ich BIP oraz pojawiające się ogłoszenia. Dzięki temu nie przegapisz przetargów skupiających się na poszukiwaniu firmy sprzątającej, która weźmie odpowiedzialność za utrzymanie obiektów w czystości.

Czy warto założyć firmę sprzątającą?

Założenie firmy sprzątającej bez wątpienia może być dobrym sposobem na rozkręcenie własnego biznesu, także w przypadku osób prywatnych, które zamierzają stworzyć swoją pierwszą działalność gospodarczą. Podobnie jak w przypadku każdego innego przedsiębiorstwa, kluczowe okaże się jednak dobre przygotowanie i rozpoznanie lokalnego rynku. Własna firma sprzątająca może stać się dobrym źródłem dochodu zwłaszcza, jeżeli uda Ci się trafić w odpowiednią niszę i np. dostarczać wyspecjalizowane usługi w zakresie utrzymania obiektów w czystości.

Warto jednak pamiętać, że sporym problemem, szczególnie w pierwszym okresie funkcjonowania firmy sprzątającej na rynku, może być pozyskanie klientów. Należy również nastawić się na konieczność dokonania inwestycji, w tym tych uwzględniających wartościowy sprzęt. Dobrym sposobem na uniknięcie problemów będzie stworzenie planu działania oraz zapoznanie się z kwestiami formalnymi dotyczącymi wszystkich osób, które podejmują działalność gospodarczą. Dzięki temu łatwiej będzie o podjęcie optymalnych decyzji już na samym początku funkcjonowania biznesu. Należy pamiętać, że w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, która jest często wybierana w przypadku firmy sprzątającej, przedsiębiorca odpowiada całym majątkiem osobistym. Wobec tego trzeba szczególnie skrupulatnie podejść do kwestii formalnych i zobowiązań przedsiębiorstwa.

PŁ