Wszystko o CMS-ach

Postęp technologiczny coraz szerzej dotyka obszarów związanych z zarządzaniem firmą. Technologie do tej pory zarezerwowane dla gigantów takie jak systemy zarządzania produkcją (ERP – Enterprise Resource Planner) czy zarządzania relacjami z klientem (CRM – Customer Relationship Management) stały sie coraz bardziej powszechne i są postrzegane jako systemy niezbędne do sprawnego zarządzania w dużych czy średnich firmach.

Czym właściwie jest CMS?

W mniejszych organizacjach podobny status, systemu w firmie niezbędnego, zyskuja obecnie systemy zarządzania treścią (CMS – Content Management System) ułatwiające zarządzanie serwisem internetowym. W dobie internetu nawet najmniejsza organizacja stara się zaprezentować w tym, jakże szeroko dostępnym medium. Kreowanie swojego wizerunku w internecie stało się już niemalże obowiązkiem stanowiąc jeden z elementów promocji firmy. System klasy CMS może stanowić doskonałe narzędzie wspomagające ten cel. Decydując się na utworzenie firmowego serwisu internetowego często pojawiającym sie problemem jest sposób aktualizowania treści serwisu.

Mniejsze firmy, nie posiadające własnych działów IT, obawiają się konieczności zatrudnienia informatyka, na stałe opiekującego się firmową witryną www. Wdrożenie systemu klasy CMS automatyzuje procesy związane z redagowaniem treści serwisu internetowego. Dodawanie kolejnych podstron witryny odbywa się poprzez przyjazny interfejs graficzny i nie wymaga jakiejkolwiek wiedzy informatycznej znacznie redukując koszty i czas potrzebne na utrzymanie serwisu. Warto zauważyć, że system klasy CMS można wykorzystać w daleko bardziej zaawansowanym celu niż tylko aktualizacja serwisu internetowego.

Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa często pojawia się potrzeba stworzenia wewnętrznej sieci intranetowej stanowiącej miejsce wymiany informacji wewnątrz-firmowych. Serwis intranetowy zbudowany w oparciu o system CMS, może stanowić miejsce składowania dokumentów w firmie, zarządzania przepływem informacją (funkcja Workflow). System CMS może rownież stanowić bazę dla serwisu typu eCommerce. Wiele systemów CMS posiada moduły ułatwiające zarządzanie złożonym zamówieniem a nawet obsługę płatności elektronicznych.

Na rynku istnieje ogromna liczba systemów zarządzania treścią. Są to zarówno systemy typu open-source, rozwijane przez społeczność programistów jak i systemy komercyjne. Mnogość istniejących rozwiązań jak i liczba możliwych zastosowań może przyprawić o zawrót głowy. Korzyść z zastosowania systemu klasy CMS jest oczywista, jednak sam wybór systemu odpowiadającego naszym wymaganiom do prostych nie należy i powinien być poparty dokładnym określeniem celu jaki chcemy osiagnąć.

Architektura systemów klasy CMS

Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu systemu klasy CMS warto zapoznać się z podstawową funkcjonalnością oferowaną przez większość z nich. Wiemy już, że główną zaletą wdrożenia systemu CMS jest automatyzacja pracy podczas redagowania serwisu internetowego oraz dostępność szeregu wbudowanych funkcjonalności z których możemy skorzystać. Spróbujmy zatem przyjrzeć się jak działa. Warto nadmienić, że mnogość rozwiązań dostępnych na rynku powoduje, że trudno przedstawić jedną uniwersalną architekturę, która opisywała by wszystkie z nich.

W omawianym przypadku zajmiemy się najpopularniejszym rodzajem systemów z rodziny CMS – a mianowicie WCM (Web Content Management) czyli systemem zarządzania treścią z interfejsem webowym. WCM jest zazwyczaj aplikacją webową z rozdzielonymi warstwami prezentacji (odpowiedzialną za komunikację użytkownika z systemem), usług (zawierającą obiekty i funkcje sterujące aplikacją) oraz danych (reprezentującą bazę danych w której umieszczona jest treść witryny). System klasy CMS należy rozumieć jako kręgosłup serwisu internetowego ale nie sam w sobie finalny produkt. W wielu przypadkach, oferowana przez system CMS funkcjonalność jest wystarczająca dla zbudowania serwisu internetowego.

Wówczas zadaniem programistów/wdrożeniowców jest przygotowanie warstwy prezentacji czyli specyficznej dla każdego serwisu internetowego szaty graficznej. W klasycznym serwisie internetowym zespół programistów od podstaw przygotowuje wszystkie warstwy aplikacji. Porównując zatem do klasycznego serwisu internetowego zaimplementowanego od podstaw, zbudowanie serwisu w oparciu o system CMS znacząco obniży czas i koszt wykonania finalnego produktu. Porównanie architektury klasycznego serwisu internetowego oraz serwisu opartego o system CMS przedstawiono na rys. nr 1.

Rys. 1. Porównanie architektury klasycznego serwisu internetowego oraz serwisu opartego o system CMS

System CMS od strony administracyjnej

Zapoznaliśmy się z trójwarstwową strukturą aplikacji jaką jest serwis internetowy. Nasuwa się oczywiste pytanie, jak to wszystko się ma do zarządzania naszym serwisem? Odpowiedzią na nie niech będzie porównanie klasycznego i wspomaganego systemem CMS procesu redagowania treści serwisu. W klasycznym serwisie internetowym redagowanie treści oraz osadzanie treści na stronie internetowej to dwie niezależne od siebie czynności najczęściej wykonywane przez dwie różne osoby.

Redaktor witryny www opracowuje treść danego artykułu i po zatwierdzeniu jej, przekazuje webmasterowi lub zewnętrznej firmie zajmującej się utrzymaniem serwisu internetowego celem osadzenia na stronie internetowej. W przypadku skorzystania z systemu CMS, redaktor przejmuje częściowo obowiązki webmastera (którego rola staje się zbędna) i sam dodaje kolejne podstrony serwisu a następnie wypełnia je przygotowaną wcześniej treścią.

System obsługiwany jest poprzez interfejs graficzny (panel administracyjny) i nie wymaga wiedzy webmasterskiej. Co więcej, przed opublikowaniem strony, redaktor ma możliwość podglądu i naniesienia ewentualnych poprawek. Oprócz redukcji czasu i kosztów obsługi witryny (wyeliminowanie osoby lub firmy utrzymującej serwis) mamy zatem rownież większą kontrolę nad redagowaną treścią (podgląd przed opublikowaniem, nanoszenie poprawek, wersjonowanie).

Szczegółowe zaprezentowanie funkcjonalności choćby jednego systemu CMS zdecydowanie wykracza poza ramy artykułu. Jednak aby nieco naświetlić temat obsługi systemu CMS od strony administracyjnej przeanalizujmy poniższy przykład. Na rys. nr 2 przedstawiono panel administracyjny systemu EPiServer 4.61 (wersja angielska).

Rys. 2. Panel administracyjny systemu EPiServer 4.61.

Warto zwrócić uwagę na drzewiasty układ stron w serwisie internetowym. Wszystkie podstrony są zawarte w drzewie a strona główna jest korzeniem tego drzewa. Zauważmy, jak w prosty sposób można dzięki temu sterować układem głównego menu. W powyższym przykładzie menu generowane jest na podstawie układu stron serwisu. Struktura menu będzie identyczna ze strukturą drzewa stron. Gdybyśmy chcieli nową podstronę serwisu umieścić w menu wystarczyło by dodać ją w odpowiednim miejscu drzewa. To tylko przykład organizacji serwisu internetowego. Możliwe są oczywiście także inne konfiguracje w zależności od potrzeb konkretnej witryny.

Jaki system CMS wybrać?

Wybór odpowiedniego systemu zarządzania treścią jest najważniejszą i krytyczną decyzją dla każdej organizacji chcącej wdrożyć serwis internetowy lub intranetowy oparty o CMS. Błędny, nie odpowiadający potrzebom dobór może spowodować nie tylko narażenie się na koszty wdrożenia większe od oczekiwanych ale również przysporzyć przyszłych problemów związanych z utrzymaniem serwisu. W przypadku większych organizacji przyjmuje się, że Na rynku istnieje wiele znacznie się od siebie różniących rozwiązań a liczba możliwych zastosowań jest ogromna. Aby trafnie ocenić potrzeby serwisu internetowego (np. poziom jego skomplikowania przekładający się na konieczność doboru mniej lub bardziej zaawansowanego CMS’a) warto odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:

Jak wygląda proces tworzenia i aktualizowania treści w obecnie istniejącym serwisie (o ile taki istnieje) i jak chcielibyśmy go usprawnić?
Ile osób uczestniczy (będzie uczestniczyć) w procesie tworzenia treści witryny?
Jak dynamiczny ma być planowany serwis (czy będzie dużo zmian w krótkim czasie, czy przyrost informacji będzie duży)?
Jaką funkcję ma pełnić system CMS w organizacji (czy ma on być narzędziem służacym tylko do publikowania treści w internecie czy też może ma być zintegrowany z istniejącą infrastrukturą informatyczną firmy)?
Jaki jest profil użytkownika końcowego serwisu i jaka jest planowana częstotliwość odwiedzin (obciążenie)?
Jakiej skalowalności i elastyczności witryny oczekujemy (bardziej zaawansowane systemy CMS oferują znacznie większe możliwości ale zazwyczaj są trudniejsze w konfiguracji i obsłudze?
Czy posiadamy własny serwer na którym serwis internetowy będzie umieszczony (jeśli tak to na jakiej platformie – Windows, Linux?) czy też zamierzamy skorzystać z usług firmy hostingowej?

Po przebrnięciu przez fazę specyfikacji przychodzi czas na znalezienie odpowiedniego dla naszych potrzeb rozwiązania. Na polskim rynku istnieje szereg firm wdrażających różnego rodzaju systemy CMS. Zazwyczaj każda z nich specjalizuje się we wdrażaniu jednego lub dwóch rodzajów rozwiązań. Zanim jednak zdecydujemy się na konkretnego dostawcę spróbujmy sklasyfikować rozwiązxania dostępne na rynku. Podstawowe kryteria rozróżniające od siebie poszczególne systemy to:

Koszt licencji (komercyjne, open-source)
Platforma w oparciu o którą działają (.NET, Java, PHP)

Komercyjne systemy zarządzania treścią są oprogramowaniem wspieranym przez danego producenta i wdrażanym zazwyczaj przez firmy jego partnerskie. Aby skorzystać z takiego CMS’a oprócz kosztów wdrożenia należy uiścić opłątę licencyjną pobieraną przez producenta. Warto zauważyć, że koszty licencji są bardzo zróżnicowane i mogą się wahać od kilkuset nawet do kilkuset tysięcy dolarów! Tak, to nie błąd, istnieją zaawansowane systemy zarządzania treścią (Vignette, RedDot), których koszt licencji może wynieść sporo ponad sto tysięcy dolarów. Oczywiście ich wdrożenie w małej lub średniej organizacji mija się z celem. Istotne natomiast jest to czy warto ponieść dodatkowy koszt opłaty licencyjnej i co w zamian dostaniemy. W zamian za poniesioną opłatę licencyjną od komercyjnego systemu CMS powinniśmy oczekiwać tego samego co od każdego innego płatnego oprogramowania. Zazwyczaj producent zapewnia nam support, pełną dokumentację a nawet organizuje szkolenia.

W odróżnieniu od systemów komercyjnych systemy open-source nie wymagają uiszczenia opłaty licencyjnej. Często są rozwijane przez środowisko programistów choć mogą być też wspierane przez konkretnego producenta. W przypadku mniejszych serwisów internetowych (a zatem projektów o niewielkim budżecie) mogą stanowić ciekawą alternatywę dla systemów komercyjnych – również ze względu na popularność wśród środowiska freelancerów mogących zaoferować korzystniejsze warunki cenowe.

Nie można jednoznacznie stwierdzić, które rozwiązanie jest lepsze. Na pewno zależy to od oczekiwań stawianych CMS’owi. Jeśli zależy nam na stworzeniu małej witryny www, redagowanej przez jedną osobę a dodatkowo dysponujemy mocno ograniczonym budżetem warto bliżej przyjrzeć się rozwiązaniom typu open-source. Inaczej sprawa ma się w przypadku większych projektów. Jeśli system CMS ma stanowić wycinek informatycznego ekosystemu w większej organizacji i dobrze się w nią wpasować, warto postawić na sprawdzonego dostawcę o solidnej liście referencji i przeprowadzonych wdrożeń.

Jednak niezależnie od tego czy zdecydujemy się na rozwiązanie komercyjne czy open-source starajmy się wybierać sprawdzone rozwiązania o ugruntowanej pozycji rynkowej i renomie. W przypadku systemów komercyjnych warto zwrócić uwagę na ilość firm partnerskich producenta, wdrażających dane rozwiązanie. Jeśli jest ich kilkaset, można założyć, że jest to system dobrze znany i sprawdzony. W przypadku rozwiązań typu open-source (często wdrażanych jednoosobowo przez freelancerów) sprawdżmy jaką renomą wśród programistów cieszy się dane rozwiązanie i jak duża społeczność zaangażowana jest w jego rozwój.

Rozwiewamy mity

Pomimo kilkunastoletniej historii istnienia na rynku systemów zarządzania treścią, w świadomości potencjalnych odbiorców ciągle funkcjonuje wiele mitów. Spróbujmy zmierzyć się z kilkoma z nich.
System CMS to strona www z panelem administracyjnym. Owszem, witryna www z panelem administracyjnym jest systemem zarządzania treścią ale tak postawiona definicja jest zbyt uproszczona i zawężona. Większość zastosowań jest daleko bardziej zaawansowanych.

System zarządzania treścią to część informatycznego ekosystemu w firmie, narzędzie za pomocą którego realizujemy strategię kreowania wizerunku w internecie jak rownież przepływu informacji wewnątrz firmy. Opublikowanie witryny www jest tylko częścią tej strategii. System CMS to oprogramowanie umożliwiające wdrożenie uprzednio zdefiniowanego procesu biznesowego (charakterystycznego dla każdej organizacji) jakim jest zarządzania informacją.

System CMS typu open-source jest darmowy. Nic bardziej błędnego. Sam fakt braku opłaty licencyjnej nie sprawia, że wdrożenie będzie darmowe (lub bardzo tanie). Im większy projekt tym mniejszym udział w kosztach stanowi koszt licencji. Zazwyczaj koszt licencji jest tylko ułamkiem całości kosztów przygotowania serwisu internetowego. Prawdziwy koszt wdrożenia tkwi w dopasowaniu danego CMS’a do charakterystycznych wymagań danego klienta czy też w integracji z innymi systemami już używanymi w firmie. Jeśli system komercyjny oferuje akurat to czego nam potrzeba to nie wahajmy się go zastosować. Może się bowiem zdarzyć, że pozorna oszczędność zaowocuje finalnym zwiększeniem kosztów.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu CMS przynosi wiele korzyści. Wynikają one nie z samego faktu zastosowania narzędzia ale głównie ze związaną z tym koniecznością zdefiniowania procesu biznesowego jakis jest zarządzanie treścią w firmie. Nawet najlepszy system nie zda się na wiele jeśli nie będziemy towarzyszącej mu strategii jego wykorzystania.

Dariusz Macina

MakingWaves.pl