10 rad, które pomogą start-upom uniknąć kłopotów

Zanim rozpoczniemy prace nad start-upem zastanowiłbym się jaką formę prawną wybrać. Nie zawsze jednoosobowa działalność lub spółka z o.o. jest dobrym wyborem. Wszystko zależy od branży, w której będzie działać firma, przedmiotu działalności czy skali. Kolejnym krokiem powinno być sprawdzenie czy nasza usługa lub towar nie narusza prawa (np. czy nie naruszamy praw autorskich, czy mamy pozwolenia na produkcję określonego towaru itp.). Jeżeli jest co najmniej dwóch wspólników warto zadbać o umowę między nimi – mówi Jarosław Ziobrowski, twórca Akademii Prawa dla Start-upów. Ekspert przekazuje także pomysłodawcom 10 rad, które pomogą uniknąć prawnych kłopotów podczas rozwijania start-upu.

Grzegorz Marynowicz: Jaki jest poziom znajomości prawa wśród polskich start-upów? A może start-upy często z powodu oszczędności pomijają aspekty prawne, które skutkują następnie negatywnymi konsekwencjami? Z drugiej strony zrozumiałe jest, że ważniejszy dla pomysłodawcy jest produkt i na tym się skupia.

Jarosław Ziobrowski: Ze znajomością przepisów prawa przez twórców start-upów bywa różnie. Brak świadomości prawnej wynika z braku edukacji w zakresie elementów prawa. Moim zdaniem na każdym kierunku studiów powinien być taki przedmiot jak prawo w działalności gospodarczej. Zawarcie umowy to nie tylko podpisany dokument, ale to także określone zobowiązania/obowiązki względem drugiej strony, a nie wykonanie umowy może mieć negatywne skutki (finansowe, wizerunkowe). Niezłożenie deklaracji podatkowej w terminie czy nierozliczenia podatku z danej transakcji to odsetki oraz ewentualna odpowiedzialność karno-skarbowa. W dzisiejszych czasach Internet stanowi bazę wiedzy, ale nie można bezgranicznie polegać na wpisach na forach internetowych czy artykułach publikowanych na bloga. Niestety przepisy prawa, a w szczególności przepisy prawa podatkowego zmieniają się bardzo często dodatkowo w Polsce obowiązuje ok. 10 000 ustaw i rozporządzeń.

Stopień komplikacji praw postępuje niestety w dużym tempie. Oczywiście, że produkt czy usługa jest najważniejsza, ale bez dobrego wsparcia prawnego nawet najlepszy biznes może nie odnieść sukcesu. Pomysł może być „przechwycony” przez inną firmę lub byłego współpracownika lub w przypadku sporu ze wspólnikiem „przeniesiony” na inny podmiot. Brak świadomości, co do kwestii prawnych lub podatkowych może kosztować firmę sporo pieniędzy. Brak umowy miedzy wspólnikami może też powodować pat decyzji w spółce.

Czy zawsze potrzebna jest pomoc prawna?

Nie zawsze prawnik jest potrzebny. Na pewno warto skorzystać z pomocy w przygotowaniu podstawowej umowy dotyczącej naszych usług lub w kwestiach ochrony praw autorskich i zastrzeżenia znaku towarowego. Najważniejszym momentem, w którym powinniśmy udać się do prawnika to negocjacje w zakresie pozyskania inwestora dla firmy. Jest różnica miedzy pożyczką, a podwyższeniem kapitału zakładowego czy dopłatami. Bez prawnika powinniśmy sobie poradzimy przy drobnych i nieskomplikowanych dokumentach np. wezwania do zapłaty dłużnika firm. Chociaż z moich obserwacji wynika, że wezwanie do zapłaty przygotowane przez kancelarię na papierze firmowy przynosi większe efekty.

Jakie jest minimum prawne, o które przed uruchomieniem projektu powinien zadbać każdy startup? O czym startupy zapominają?

Na początku zastanowiłbym się jaką formę prawną wybrać do prowadzenia start-upu. Nie zawsze jednoosobowa działalność lub spółka z o.o. jest dobrym wyborem. Wszystko zależy od branży, w której będzie działać firma, przedmiotu działalności czy skali. Kolejnym krokiem powinno być sprawdzenie czy nasza usługa lub towar nie narusza prawa (np. czy nie naruszamy praw autorskich, czy mamy pozwolenia na produkcję określonego towaru itp.). Jeżeli jest co najmniej dwóch wspólników warto zadbać o umowę między nimi. Celem umowy wspólników jest regulacja stosunków między wspólnikami spółki (określenie obowiązków czy wspólnych celów). Warto zastanowić się nad ewentualnym zakazem konkurencji między wspólnikami.

Czy w przypadku stworzenia aplikacji, narzędzia, platformy internetowej jest w ogóle możliwość zabezpieczenia pomysłu?

Zagadnienie to jest bardzo złożone i występuje dużo czynników które bierze się pod rozwagę. Aplikacja mobilna z prawnego punktu widzenia jest programem komputerowym, do którego znajdują zastosowanie przepisy prawa autorskiego. Nie zabezpieczymy natomiast idei, która może być podstawą programu komputerowego, a więc zasady budowania kodów, algorytmów, zasady stosowania języka oprogramowania. Natomiast warto pamiętać, że zawierając umowę na wykonanie aplikacji mobilnej sama umowa nie zagwarantuje pełni praw do aplikacji, jeżeli nie będzie zawierała postanowień w tym zakresie (tzn. nie będzie wskazała że następuje przeniesienia praw autorskich).

Czy w zależności od rodzaju działalności start-up powinien rozważać różne formy prawne oraz opodatkowania? Od czego powinien zależeć taki wybór? Panuje przekonanie, że najwłaściwsza dla startupu jest spółka z.o.o. Czy to prawda? Czy startup na jednoosobowej działalności lub innej spółce nie jest wskazany?

Każdy start-up oraz każda działalność jest inna. W praktyce sp. z o.o. może być wykorzystana przez start-up na etapie budowaniu biznesu. Podstawową zaletą sp. z o.o. jest ograniczona odpowiedzialność udziałowców za długi spółki oraz łatwy sposób przystąpienia inwestora do spółki (w praktyce następuje podwyższenie kapitału zakładowego lub sprzedawane są udziały posiadane przez founderów). Dwuosobowa spółka z o.o. pozwała uniknąć płacenia składek ZUS przez wspólników. Spółka z o.o. jest niestety podwójnie opodatkowana (tj. podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT) w wysokości 19% lub 15% oraz zryczałtowanym podatkiem dochodowym od dywidendy w wysokości 19%). Podatek CIT płaci się od dochodu spółki z o.o., czyli przychodów pomniejszonych o koszty uzyskania przychodów. W przypadku zysku na poziomie 100 tys. zł łączny podatek wyniesie około 34 tys. zł. Spółka z o.o. to więcej formalności oraz koszty obsługi księgowej będą wyższe niż w przypadku jednoosobowej firmy.

Zalety jednoosobowej działalności gospodarczej to brak wymagań kapitałowych oraz niskie koszty założenia i prowadzenia działalności gospodarczej. Jeżeli zakładamy działalność możemy skorzystać z obniżonego ZUSu przez dwa lata. Niestety w przypadku jednoosobowej działalności odpowiadamy własnym majątkiem za wszystkie zobowiązania oraz jesteśmy zobligowani do opłacania składek ZUS bez względu na dochody. Wszystko zależy od przedmiotu naszej działalności – salon kosmetyczny, kawiarnia czy kwiaciarnia może być prowadzona w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, ale jeżeli mamy w planach zostać franczyzodawcą lepszym rozwiązaniem będzie spółka z o.o. Do budowania aplikacji, platform internetowych zazwyczaj wykorzystuje się spółki z o.o. właśnie w celu późniejszego łatwiejszego pozyskania kapitału.

Czy błędem jest podsyłanie mailem inwestorowi opisu projektu? Lepiej to zrobić podczas bezpośredniej rozmowy? A może to nie ma znaczenia? Załóżmy, że ,mam pomysł i wybieram się na rozmowę z inwestorem. Proszę powiedzieć, jakie dokumenty powinienem przygotować żeby się zabezpieczyć, ale również żeby sprawić lepsze wrażenie przed inwestorem? A co jeśli inwestor nie chce podpisać NDA lub innego dokumentu, który przygotowaliśmy? Ryzykować czy po prostu grzecznie podziękować inwestorowi?

W pierwszej kolejności powinien zostać przygotowany teaser inwestycyjny. Jest to rodzaj prezentacji, która zawierają najważniejsze informacje o firmie. Dokument ma na celu zainteresowanie potencjalnego inwestora firmą i zachęcenie go do zainwestowania w firmę. Dobry teaser inwestycyjny składa się z 2-3 stron oraz powinien zawierać zwięzłe informacje o firmie, produkcie oraz celach biznesowe. Teaser inwestycyjny stanowi narzędzie w poszukiwaniu ewentualnego finansowania. Teaser wysyłany jest do potencjalnego inwestora. Kolejnym krokiem powinno być właśnie podpisanie umowy o zachowaniu poufności (ang. NDA: non-disclosure agreement). Umowa NDA to umowa, w ramach której dochodzi do udostępnienia poufnych informacji o firmie. Umowa NDA powinna zawierać postanowienia dotyczące kary umownej za ujawnienie i wykorzystanie informacji poufnych przez inwestora. Umowa NDA to praktyka rynkowa oraz profesjonalizm firmy start-upowej. Na pewno unikałbym inwestorów czy aniołów biznesu, którzy nie chcą podpisać takiego dokumentu. W taki przypadku lepiej grzecznie podziękować i szukać innego wspólnika.

Pozyskanie inwestora rozpoczyna nowy etap w życiu startupa. Co jeśli współpraca między start-upem a inwestorem nie układa się dobrze. Jeśli np. wizje biznesu są rozbieżne. Jakie start-up ma tutaj pole do ruchu? Od czego zależy swoboda jego działalności i jak o nią zadbać przed podpisaniem umowy?

Niestety zdarzają się sytuacje braku „dotarcia” inwestora i twórców start-upu. Należy pamiętać, że z momentem pozyskania inwestora firma wchodzi na wyższy poziom pod każdym względem (zarządzania, optymalizacji kosztów itp.). Duży inwestor wprowadza np. nowe korporacyjne reguły oraz chce mieć kontrolę nad firmą oraz być informowany na bieżąco o sytuacji firm. Kilka razy spotkałem się z opiniami twórców firmy że z momentem wejścia inwestora do firmy utracona została świeżość i szeroko rozumiana wolność. Nie ma tutaj jednak reguły wszystko zależy od twórców startupu i inwestora. Bardzo dużo startupów skorzystało na wejściu inwestora do spółki. Na pewno czas negocjacji pozwala nam poznać inwestora i jego oczekiwania odnoście zarządzania firmą czy przyszłością. Znam przypadki gdzie twórcy rezygnowali z dalszej negocjacji z uwagi na brak „chemii” z przyszłymi wspólnikami. Praktyką jest podpisanie listu intencyjnego w którym wskazuje się jakie zmiany mają być dokonane oraz jaki będzie podział obowiązków. Jeżeli współpraca się nie będzie układać stracą na tym obie strony. W takim przypadku ważne są postanowienia umowy spółki (np. w zakresie podziału głosów, wyboru zarządu spółki, zakazu konkurencji, prawa pierwszeństwa w zbyciu udziałów, wyjścia ze spółki itp.). Zdarza się, że przewidziana w umowie spółki z o.o. procedura zbywania udziałów wyłącza możliwość wystąpienia ze spółki a zakaz konkurencji uniemożliwia założenia nowej firmy. W umowach spółki mogą być postanowienia ustanawiające długi termin na wyrażenie przez spółkę zgody na zbycie udziałów przez co wspólnik staje się „więźniem” spółki.

Na koniec proszę przekazać kilka kluczowych rzeczy, o których powinien pamiętać start-up na początku swoje drogi?

1.Dokładnie czytać umowy, które podpisujemy. Na początku działalności unikajmy umów zawieranych na długi okres (np. 24 miesiące) bez możliwości wypowiedzenia umowy.

2. Zawierać pisemne umowy. Ustne umowy obowiązują, ale bardzo ciężko jest później dochodzić ewentualnych roszczeń w sporze. To, że znamy kogoś bardzo długo i obiecuje nam długą i owocną współpracę nie oznacza, że taka współpraca będzie zawsze trwać lub zawsze będzie się dobrze układać.

3.Zadbajmy o dobry wzór umowy na świadczone przez nas usługi czy sprzedawane towary.

4. Nawet na początku drogi warto korzystać z pomocy specjalistów – prawników, doradców podatkowych, księgowych. Nawet jeżeli budżet startupu nie jest duży, wydatki związane z biurem rachunkowy czy doradztwem prawnym powinny zostać w nim uwzględnione. Nie wybierajmy biura rachunkowego tylko ze względu na cenę świadczonej usługi bardzo ważna jest renoma i doświadczenie podmiotu.

5. Należy przeanalizować, jakie regulacje prawne obowiązują w branży, w której zamierzamy działać. Inne obowiązki będzie mieć firma produkująca żywność, a inne firma świadczące np. usługi doradcze na rzecz banków lub konsumentów. Należy odpowiedzieć na pytanie, jakie prawo jest właściwe dla danej usługi/produktu oraz czy rzeczywiście nasz produkt/usługa podlega jakimś regulacjom prawnym. Jeżeli świadczymy usługi na rzecz konsumentów, należy pamiętać, że prawo chroni konsumentów w szczególny sposób. Przedsiębiorcy mają wobec tego dodatkowe obowiązki wobec konsumentów, co oznacza, że nie każde postanowienie w umowie lub regulaminie będzie dopuszczalne.

6. Należy zweryfikować czy nasza usługa lub nasz znak towary nie narusza własności intelektualnej czy innych praw autorskich firm funkcjonujących na rynku oraz czy możemy zabezpieczyć nasz produkt w tym zakresie.

7.Jeżeli prowadzimy rozmowy z potencjalnym inwestorem przygotujmy i stosujmy umowy o zachowaniu poufności.

8. Jeżeli korzystamy z bazy danych musimy zadbać o ochronę polityki prywatność. Prawie większość firm wykorzystuje baz danych a nie mają świadomości, że podlegają one ochronie na gruncie prawa autorskiego oraz ochronie generalnej.

9. Zatrudniaj pracowników rozważnie. Współpracować możemy np. na podstawie umowy o dzieło lub zlecenia, umowy o świadczenie usług z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, albo właśnie w ramach stosunku pracy (na podstawie umowy o pracę). Umowa o pracę zapewnia pracownikowi więcej praw i przywilejów niż umowy cywilnoprawne. Pracownik ma prawo m.in. do corocznego urlopu wypoczynkowego itp. Jeżeli chcemy złożyć wypowiedzenie umowy o pracę musi zawierać ono uzasadnienie.

10. Monitoruj zmian w przepisach prawnych i podatkowych. Często zmieniające się przepisy i otoczenie biznesowe wymaga od przedsiębiorcy na bieżąco monitorowania zmian i śledzenia projektów ustaw.

Dziękuję za rozmowę