Jak rozliczyć zaliczkę na zakup znaczków pocztowych?

Zamierzam wykonać usługę mailingu dla firmy zagranicznej, z którą podpisałem umowę o współpracy. Nie chciałbym jednak angażować swoich środków finansowych na zakup znaczków pocztowych, dlatego też zamierzam poprosić partnera o przekazanie na moje konto działalności gospodarczej zaliczki na powyższy cel. Jak powinna być zaksięgowana w/w zaliczka w KPiR oraz ewidencji VAT, aby nie była potraktowana jako mój dochód, a jedynie zwrot kosztów? Na kogo (na mnie czy na firmę zagraniczną) powinna być wystawiona faktura przez Pocztę Polską?

Przychodem z tytułu działalności gospodarczej nie są ani pobrane wpłaty, ani zarachowane na poczet przyszłych dostaw towarów i usług należności. Dopiero gdy zostaną wykonane, będą traktowane jako przychód. Stanowi o tym art. 14 ust 3 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeśli w całkowitym rozliczeniu podatkowym przychody za dany okres sprawozdawczy przewyższają koszty, wówczas powstaje dochód do opodatkowania, jeżeli natomiast jest odwrotnie – powstaje strata, a zatem podatku się nie płaci (stratę można odliczyć od dochodu uzyskanego w ciągu najbliższych pięciu lat). Fakturę zaliczkową nie należy ewidencjonować w KPiR zgodnie z przyjętymi zasadami, czyli w kolumnie do ewidencjonowania przychodu. Należy ją natomiast ująć w kolumnie 16 dotyczącej uwag lub kolumnie 17 zgodnie ze starym wzorem księgi.

Zgodnie z art. 19 ust. 11 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej ustawa o VAT), jeżeli przed wykonaniem usługi otrzymano część należności np. przedpłatę czy zaliczkę, wówczas obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą otrzymania zaliczki w tej części. Otrzymaną zaliczkę rozliczamy. W tym celu należy objąć ją fakturą i ująć w rejestrze sprzedaży VAT, w miesiącu w którym zaliczkę tę otrzymano. Faktura zaliczkowa powinna zostać wystawiona tylko przez osobę zdolną do wystawienia faktury w rozumieniu ustawy o VAT.

Jeśli chodzi o ostatnie pytanie, to faktura za znaczki powinna być wystawiona na Pana firmę. I to Pan, a nie kontrahent rozlicza ją, tak jak każdą inną fakturę.

Podstawa prawna:

• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2004 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.);
• Ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Przemysław Gogojewicz