Event biznesowy – detale na które należy zwrócić uwagę

Zorganizowanie udanego i profesjonalnego spotkania biznesowego wymaga odpowiednich przygotowań oraz zaangażowania wielu sił i środków. Skupiając się na kwestiach najistotniejszych zdarza nam się zapomnieć o nie mniej ważnych detalach. Pamiętajmy, że jakość często tkwi w szczegółach.

Strategia to podstawa

Przy organizacji  eventu biznesowego kluczowa jest jasna wizja przedsięwzięcia. Droga do jego realizacji może się okazać pełna niespodzianek. Dobra organizacja i szczegółowy plan działania pozwoli się przed nimi ustrzec. Każde spotkanie dla większej ilości osób wymaga planowania strategicznego, a co za tym idzie  dużego nakładu pracy. W zależności od skali przedsięwzięcia, przygotowanie konferencji może nam zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy.  Przy całym ogromie spraw organizacyjnych skupiamy się przede wszystkim na tych najistotniejszych, a więc na stworzeniu budżetu, wyborze miejsca, przygotowaniu zaproszeń i materiałów konferencyjnych, etc. Jednakże wśród wielu zasadniczych spraw o które należy zadbać,  nie zapominajmy o pewnych szczegółach. Jest wiele detali, które choć wydają się nieistotne, de facto mogą przesądzić o sukcesie całego przedsięwzięcia.

Lokalizacja

Przy wyborze miejsca konferencji najczęściej brane są pod uwagę ogólne warunki lokalu, jego standard oraz wystrój. Nie należy jednak zapominać o tak istotnej kwestii jak lokalizacja. Usytuowanie w ścisłym centrum miasta nie zawsze będzie pożądanym udogodnieniem dla zaproszonych gości. Wbrew pozorom to właśnie sale konferencyjne umiejscowione na obrzeżach miasta mogą nam więcej zaoferować. Argumentem przemawiającym na korzyść takich obiektów, jest zarówno brak korków, szczególnie w godzinach szczytu, jak również dostęp do głównych tras wylotowych. Lokalizacja posiada szczególne znaczenie w przypadku organizacji konferencji międzynarodowej, gdzie niezwykle istotne będzie dobre połączenie z lotniskiem.  

Parking

Nie bez znaczenia jest również kwestia związana z miejscami parkingowymi. Obiekty zlokalizowane na obrzeżach mogą sobie pozwolić na budowę dużego, przestronnego parkingu, który pomieści nawet kilkaset samochodów. Hotele czy restauracje w centrum miasta nie mają możliwości udostępnienia swoim gościom większego parkingu. Decydując się na takie miejsce musimy się liczyć z tym, iż naszych gości czekają liczne niedogodności. Będą oni zmuszeni do poszukiwania alternatywnych miejsc parkingowych, które należy opłacić.  

Zaplecze techniczne

Obsługa techniczna to jedna z kluczowych kwestii związanych ze współczesnymi eventami. Wyposażenie sal konferencyjnych w nowoczesny sprzęt umożliwiający profesjonalne prowadzenie spotkań jest już  standardem. A przecież nie każdy, kto zajmuje się organizacją eventu musi być biegłym informatykiem, a komputery oraz sprzęt audiowizualny podczas konferencji muszą działać bez zarzutu. Warto wziąć pod uwagę to, że w jej trakcie potrzebna będzie pomoc specjalisty. Dlatego też warto upewnić się, że w miejscu w którym planujemy event możemy liczyć na profesjonalne zaplecze techniczne i osobę, która będzie czuwać nad sprawnym przebiegiem spotkania. W przeciwnym razie będziemy musieli się tym zająć osobiście, tudzież zatrudnić dodatkową osobę.

Oznakowanie sali

Jeśli przygotowujemy większy event w centrum konferencyjnym, które dysponuje większą ilością sal, warto pomyśleć o dobrym oznaczeniu kierującym zaproszonych gości od wejścia do sali konferencyjnej. W nowych miejscach łatwo o dezorientację. Warto oszczędzić tego swoim gościom i na terenie obiektu rozlokować mapki oraz strzałki, które skierują zainteresowanych do właściwej sali. Jeśli wydarzenie ma charakter międzynarodowy to na szczególną uwagę zasługują goście z zagranicy, których należy nie tylko jak najlepiej przyjąć, ale również zadbać o to, aby nie mieli żadnych problemów z dotarciem na miejsce spotkania. W tym celu niezbędną będą materiały informacyjne oraz konferencyjne w języku obcym, które zostaną im dostarczone z wyprzedzeniem. Powinny być one również dostępne w miejscu konferencji.

Czas wolny

Konferencje czy zjazdy to nie tylko same prezentacje, wykłady i panele dyskusje, ale również  czas pomiędzy poszczególnymi częściami spotkania. Warto pomyśleć także o tym, aby uczestnicy mogli ten czas jakoś zagospodarować. Dlatego już na etapie wyboru miejsca w którym odbędzie się event warto  zwrócić uwagę na to czy obiekt oferuje jakieś dodatkowe atrakcje. Ma to szczególne znaczenie w przypadku konferencji kilkudniowych. Dzięki temu goście będą mogli nie tylko odpocząć ale również miło spędzić czas. Dobrze jest zadbać też o osoby towarzyszące, dla których można zorganizować specjalny program uwzględniający np. okoliczne zabytki.

Zdaniem Agaty Zięby-Śladowskiej Specjalisty ds. Konferencji i Szkoleń w Centrum Hotelowo – Konferencyjnym Witek w Krakowie: „Do najczęstszych zapytań dotyczących organizacji eventu należą pytania o ilość miejsc parkingowych oraz bliskość do głównych tras wylotowych. Przydatnym udogodnieniem dla uczestników konferencji okazuje się również bezpośrednie wyjście z sali konferencyjnej  na zewnątrz. Dzięki temu uczestnicy eventu mogą w każdej chwili wyjść i zaczerpnąć świeżego powietrza”.

Dobra organizacja polega na umiejętności połączenia wielu elementów w harmonijną całość. Zadbanie  o takie kwestie mają wpływ nie tylko na ogólne powodzenie przedsięwzięcia, ale także na wizerunek firmy, która spotkanie organizuje.

/ HarmoniquePR