Ile wynosi limit wydatków na reprezentację i reklamę?

Jak technicznie wydzielić tą część kosztów reprezentacji i reklamy, która nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, w systemie FK?

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wyznaczony został maksymalny limit wydatków na reprezentację i reklamę, którymi można obciążyć koszty uzyskania przychodów. Wynosi on 0,25% uzyskanego przychodu.

Limit ten odnosi się do przychodów uzyskanych w dany roku podatkowym. Ustawodawca wyznacza zatem roczną wartość wydatków jaką można zaliczyć do kosztów uzyskania. Nie wprowadza jednak zakazu dokonywania rozliczenia tych wydatków w trakcie roku podatkowego. Uregulowania ustawowe wskazują na możliwość rozliczenia limitu z wydatkami faktycznie poniesionymi narastająco od początku roku. W tym celu konieczna jest analiza przychodów i wysokość poniesionych wydatków od początku roku do końca miesiąca, za który dokonywane jest rozliczenie.

Aby uniknąć pomyłek w rozliczeniach podatnik może zaprowadzić odrębną ewidencję w formie zestawienia wydatków faktycznie poniesionych oraz limitu przychodów i na tej podstawie określać jaką kwotę wydatków na reprezentację i reklamę niepubliczną może odnieść w koszty danego miesiąca. Tak więc w koszty można zaliczyć kwotę wydatków na reprezentację i reklamę tylko do wysokości 0,25% uzyskanego przychodu, nic ponad ten limit. Fakt , iż faktura opiewa na wyższą kwotę jest w tym wypadku bez znaczenia.

Zgodnie z art. 7 ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, póz. 535), przez próbkę rozumie się najmniejszą ilość towaru pobraną z dużej partii, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne tub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy.

Ponadto w myśl art. 7 ust. 3 ustawy o VAT, przekazywanie prezentów o małej wartości i próbek nie stanowi dostawy towarów, jeżeli ich przekazanie (wręczenie) wiązało się bezpośrednio z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem. Zatem przekazanie kontrahentowi próbki towaru nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT i nie wymaga udokumentowania fakturą wewnętrzną.

Jeżeli przekazywanie prezentów o małej wartości i próbek nie stanowi dostawy towarów, to nie wystąpi również wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów ani eksport.

Z brzmienia przepisów art. 7 ust. 3 i 7 ustawy o VAT można wnioskować, że próbki towarów wykorzystywane są wyłącznie na potrzeby promocji i reklamy. Wydając towar na cele reklamowe klientowi zagranicznemu jednostka powinna udokumentować ten fakt dokumentem wewnętrznym, np. dowodem Wz.

Ewidencja księgowa wydania wyrobu z magazynu jako próbki może przebiegać następująco (jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5):

• Wn konto 55 „Koszty zarządu”,
• Ma konto 60 „Produkty gotowe i półprodukty”.

Dokonując ewidencji kosztów poniesionych na potrzeby reklamy naieży uwzględnić przepisy ustaw podatkowych. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. l pkt 28 updop i art. 23 ust. l pkt 23 updof, nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25% przychodów, chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób.

Jeżeli jednostka przy przekazaniu wyrobów (próbki) na potrzeby reklamy poniosła dodatkowe koszty (np. koszty wysyłki), to są one również związane z tą reklamą, a ich ewidencja może przebiegać:

• faktura VAT za wykonaną usługę kurierską – koszt usługi,
  – Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”,
  – Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami” lub 30 „Rozliczenie zakupu”;
• równolegle odniesienie na konto zespołu,
  – Wn konto, 55 „Koszty zarządu”,
  – Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Przemysław Gogojewicz