Jak odliczać paliwo?

Posiadam DG oraz samochód (prywatny). Czy mogę sobie jakoś odliczać paliwo? Ile zwrotu dostane czy sam VAT czy ryczałt ? Jak to najlepiej zrobić? A może auto w firmę wciągnąć? Jeśli tak to na jakich warunkach, jak to zrobić?

Nie ma żadnego problemu, aby mógł Pan sobie odliczać wydatki na paliwo posiadając samochód prywatny i wykorzystywany w firmie. Przepisy ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.) przewidują sytuację, gdy przedsiębiorca wykorzystuje swój prywatny samochód do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, a więc nie kupiony na firmę. W takim przypadku na właścicielu spoczywa szereg obowiązków formalnych, których spełnienie uprawnia do zaliczenia wydatków związanych z eksploatacją samochodu do kosztów uzyskania przychodów, choć w ograniczonym zakresie.

Limit stanowi kwota wynikająca z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu. Na podstawie bowiem art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodu poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika – w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ograniczenie to nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu. Przedsiębiorca, który zdecyduje się wykorzystywać swój prywatny samochód osobowy w działalności musi pamiętać, że podstawą odliczeń jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu (w tym przypadku właściciel prywatnego auta). W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Niejednokrotnie na warunek udokumentowania wskazywał w swoich wyrokach NSA.

W wyroku NSA z dnia 7 kwietnia 1999 r. (SA/Sz 571/98, niepublikowany) stwierdzono, że wydatki poniesione z tytułu używania dla celów działalności gospodarczej wymienionego w art. 23 ust. 1 pkt. 46 ustawy z 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych samochodu osobowego, ustawodawca podatkowy uznaje za koszt uzyskania przychodu jedynie w części, w jakiej odpowiadają one rzeczywistemu przebiegowi pojazdu, dla ustalenia którego nieodzowne jest prowadzenie przez podatnika określonej ewidencji.

Ustalenie w oparciu o zaewidencjonowany przebieg pojazdu limitu wydatków uważanych przez ustawę za koszt uzyskania przychodu nie oznacza jednak, że sama ewidencja przebiegu pojazdu jest dowodem poniesienia tych wydatków, jest ona bowiem jedynie sposobem dokumentowania używania samochodu osobowego dla celów działalności gospodarczej. Rzeczywiste poniesienie wydatków na używanie takiego samochodu wymaga udokumentowania, podobnie jak wszelkiego rodzaju innych wydatków ponoszonych w celu uzyskania przychodu, w sposób określony zasadami rachunkowości i w ciężar kosztów zaliczone być może jedynie na podstawie właściwego dowodu księgowego dokumentującego konkretny wydatek.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.)

Przemysław Gogojewicz