Jaka jest odpowiedzialność przedsiębiorcy w przypadku powierzenia prowadzenia ksiąg podatkowych biuru rachunkowemu?

Rozliczenia podatkowe oraz prowadzenie ksiąg podatkowych podatnik może wykonywać samodzielnie, z pomocą pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej albo za pośrednictwem biura rachunkowego, czyli podmiotu profesjonalnie zajmującego się tymi czynnościami.

W każdym z tych przypadków odpowiedzialność podatnika i podmiotu wykonującego czynności rachunkowe przedstawia się inaczej.

Umowa o pracę

Odpowiedzialność cywilnoprawna pracownika za błędy w działaniu ograniczona jest do wysokości trzykrotności jego wynagrodzenia, nie wyższej jednak niż faktyczna szkoda. Pracownik nie ponosi odpowiedzialności za błędy księgowe zaistniałe z winy pracodawcy, np. przedstawienia mu błędnych danych do księgowania lub wykonania czynności księgowej błędnie na wyraźne polecenie pracodawcy.

Umowa cywilnoprawna

Księgowy zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej musi liczyć się z pełnym zakresem wyrządzonej szkody, bez ograniczenia do trzykrotności jego wynagrodzenia. W tym przypadku odpowiedzialność na zasadzie winy za wyrządzoną swoim działaniem lub zaniechaniem szkodę wynika z przepisu 491 kodeksu cywilnego, przy czym przy uwzględnieniu stopnia zawinienia przyjmuje się profesjonalny charakter czynności wykonywanych przez księgowego (wyższy stopień winy).

Biuro rachunkowe

Odpowiedzialność podmiotu trzeciego za prowadzone rozliczenia wynikać musi z zawartej między stronami umowy. Mimo tego, że przepisy prawa ustalają obowiązek ubezpieczenia biur rachunkowych od błędów w działaniu, nie ma przepisu zakazującego wyłączenia odpowiedzialności treścią umowy zawartej między biurem a klientem np. poprzez przyjęcie przez biuro rachunkowe do wykonania wyłącznie określonych czynności księgowych. Jeżeli zatem klient podpisze umowę, może dojść do sytuacji, w której umownie ograniczy odpowiedzialność odszkodowawczą biura rachunkowego.

Odpowiedzialność zarządzających jednostką

Ten rodzaj odpowiedzialności dotyczy przede wszystkim podmiotów prowadzących pełną rachunkowość. Jest to odpowiedzialność niezależna od odpowiedzialności podmiotu, któremu powierzono czynności  księgowe. Kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego jednostki odpowiadają solidarnie wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem, w wyniku których sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności nie spełniały wymagań przewidzianych prawem.

Nie można jednak zapominać, że w myśl ustawy karnej skarbowej karalne jest także nieprowadzenie ksiąg lub prowadzenie ich w sposób nierzetelny. Przez pojęcie ksiąg ustawa rozumie nie tylko pełne księgi rachunkowe, ale również KPiR. Sankcja może dotknąć zatem również prowadzących tę formę ewidencji.

Odpowiednio kierownik jednostki  ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.  

Rozszerzenie odpowiedzialności karnej skarbowej lub cywilnoprawnej na głównego księgowego (zatrudnionego na umowę o pracę lub cywilnoprawną) nie zwalnia w żaden sposób kierownika jednostki lub członków organów nadzorczych z odpowiedzialności wskazanej powyżej. Zmianie podlega wówczas jej zakres – sprowadza się ona wówczas do wywiązania się w sposób profesjonalny do nadzoru nad wykonywaniem czynności księgowych. Niezależnie od tego jednak kierownik jednostki może być pociągnięty do odpowiedzialności nie tyle z ustawy o rachunkowości, co na podstawie przepisów kodeksu karnego skarbowego, za wynikłe błędy, brak ksiąg czy nierzetelność postępowania.

Kierownik jednostki nie może scedować na inną osobę odpowiedzialności z tytułu sporządzenia spisu z natury. W tym zakresie ponosi on pełną odpowiedzialność za stany spisu oraz prawidłowe jego wykonanie.  

Kierownik jednostki może na zasadzie winy i umyślności popełnionego czynu bronić się i próbować wyłączyć swoją odpowiedzialność przy nadzorze w przypadku przekazania czynności księgowych osobie trzeciej.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Oprócz odpowiedzialności odszkodowawczej – w pełnym zakresie wykonywanych czynności – podmiot może zostać obciążony odpowiedzialnością karną. Za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada bowiem jak sprawca także ten, kto na podstawie umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, której odrębne przepisy przyznają zdolność prawną (art. 296 kodeksu karnego). Odpowiednio odpowiedzialność ponieść może biuro rachunkowe w związku z wyrządzeniem szkody majątkowej osobie fizycznej, prawnej albo jednostce organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej, przez nieprowadzenie dokumentacji działalności gospodarczej albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny lub niezgodny z prawdą, w szczególności niszcząc, usuwając, ukrywając, przerabiając lub podrabiając dokumenty dotyczące tej działalności (art. 303 kodeksu karnego). Odpowiednio buro odpowiadać może solidarnie z kierownikiem jednostki za brak rzetelności w prowadzeniu ksiąg rachunkowych lub za ich nieprowadzenie. Odpowiedzialność pozostaje zatem solidarna i nie może być wyłączona umownie.

Piotr Szulczewski

Piotr Szulczewski