Jakie dokumenty przy e-sklepie?

Otwieram działalność, będę sie rozliczał w formie KPiR ze zwolnieniem z VAT. Jakie dokumenty powinienem prowadzić? Nadmienie, że planuję otwarcie sklepu internetowego i udział w różnego rodzaju aukcjach.

Aby mógł Pan podjąć jakąkolwiek działalność gospodarczą na początku należy udać się do właściwego Urzędu Miejskiego w Wydziale Działalności Gospodarczej i Przekształceń Własnościowych. W urzędzie powinien Pan wypełnić stosowny formularz, który otrzymuje się na miejscu. Zawiera on: dane osobowe (imię, nazwisko, PESEL, seria dowodu osobistego, data urodzenia, adres zamieszkania), przedmiot działalności gospodarczej, miejsce wykonywania działalności gospodarczej (siedzibę firmy lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej, np: targowiska), datę (przewidywalną) rozpoczęcia działalności, nazwę firmy. Po upływie dwóch tygodni urząd wystawi Panu stosowne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

Zaświadczenie to odbiera się po upływie tego terminu w tym samym miejscu, w którym zastało złożone podanie. Jest ono niezbędne do dalszej procedury zgłaszania działalności gospodarczej. Koszt wpisu to opłata skarbowa w wysokości od 50-200 zł, zaś opłata za zmianę danych, np. adresu, miejsca wykonywania działalności, zakresu działania to koszt 50-100 zł. I to byłoby na tyle, jeżeli chodzi o rozpoczęcie procedury. Po otrzymaniu zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, należy złożyć podanie do Urzędu Statystycznego o wpis do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej, przyznanie numeru identyfikacyjnego – REGON.

Podanie to może Pan złożyć jednak dopiero po otrzymaniu zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, a to z tego względu, iż ksero tego zaświadczenia będziesz musiał złożyć w Urzędzie Statystycznym. We wniosku mającym charakter formularza, który otrzymujesz na miejscu, podajesz swoje dane osobowe oraz precyzujesz charakter i przedmiot swojej działalności gospodarczej. Następuje to w ten sposób, że określasz urzędnikowi rodzaj działalności, który ją precyzuje numerem według Polskiej (PKD). Te wszystkie dane będę zawarte w zaświadczeniu o numerze identyfikacyjnym REGON, który zostanie Panu przyznany po upływie min. 1 tygodnia, max. 2 tygodni. Formalności dokonywane są bez opłat skarbowych. Następnie należy założyć rachunek bankowy. W tym celu należy posiadać Regon i wyrobioną pieczątkę naszej firmy (pieczątka jest niezbędna przy wypełnianiu dokumentów bankowych).

Posiadanie rachunku bankowego wymagane jest przy zgłoszeniu działalności gospodarczej w Urzędzie Skarbowym. A następnie zgłosić w Urzędzie Skarbowym rozpoczęcie działalności gospodarczej wypisując odpowiedni PIT (formularz zgłoszeniowy). Wszelkie niejasności, wątpliwości i pytania należy kierować do urzędników w Urzędzie Skarbowym, wymagając od nich rzetelnej i jasnej informacji. Dotyczy to głównie wyboru rodzaju podatnika jak i sposobu rozliczania się z Urzędem Skarbowym. Pokrótce przedstawiłem Panu jakie kroki trzeba przedsięwziąć aby założyć własną działalność gospodarczą.

Myślę że najkorzystniejszą formą opodatkowania dla Pana jest księga przychodów i rozchodów. Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest uproszczonym urządzeniem księgowym, które zostało przewidziane wyłącznie dla celów podatkowych, na podstawie której dokonuje się ustalenia podstawy opodatkowania. Księga prowadzona jest w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 1999 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Księgę zakłada Pan sam wg wzoru określonego w załączniku do wyżej wymienionego rozporządzenia, a którą można nabyć w księgarniach podatkowych, sklepach z artykułami biurowymi. Księga przychodów i rozchodów jest formą opodatkowania odpowiednią dla firm nie posiadających wysokiego zysku lub tych, które nie przewidują zysku w pierwszym okresie działalności. Podatek płaci Pan od faktycznie uzyskanego dochodu.

Aby ustalić dochód należy od uzyskanych przychodów odjąć koszty prowadzenia działalności. Wymaga to prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, w której zapisane będą wszystkie zdarzenia gospodarcze (takie jak poniesione koszty i obroty firmy). Jeśli przychody przewyższają koszty wówczas powstaje dochód do opodatkowania, jeżeli jest odwrotnie – powstaje strata (wówczas podatku się nie płaci, a stratę można odliczyć od dochodu uzyskanego w ciągu najbliższych pięciu lat).

Do przychodów z działalności gospodarczej zaliczamy, m.in.:

• kwoty należne z tytułu sprzedaży towarów i usług,
• świadczenia w naturze (np. zapłata w towarze),
• otrzymane subwencje i dotacje,
• odsetki od środków na rachunkach bankowych związanych z prowadzoną działalnością,
• przychody ze sprzedaży, najmu lub dzierżawy maszyn, samochodów oraz innych składników majątku służącego do wykonywania działalności,
• świadczenia nieodpłatne wykonywane na naszą korzyść (np. darmowe usługi).

Do kosztów działalności gospodarczej zalicza się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów z działalności gospodarczej, m.in.:

• czynsz za lokal, w którym prowadzona jest działalność,
• ubezpieczenie środków transportu służących do wykonywania działalności gospodarczej,
  wydatki poniesione na reklamę.

Rozliczając się na zasadach ogólnych (księga przychodów i rozchodów) musi Pan wiedzieć, że:

• wpłacać co miesiąc zaliczkę na podatek do urzędu skarbowego (do 25 dnia każdego miesiąca za miesiąc ubiegły, a za grudzień – w terminie do 20 grudnia);
• składać co miesiąc deklarację na zaliczkę miesięczną (na specjalnym druku PIT-5), chyba że korzystamy z uproszczonej metody wpłacania zaliczek – wówczas składamy jedną deklarację w połowie roku;
• składać zeznanie roczne w terminie do 30 kwietnia na specjalnym formularzu;
• prowadzić niezbędne ewidencje, tj. ewidencję przychodów, wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, i in.

Wszystkie dokumenty, które stanowią podstawę do zapisów w księdze (takie jak faktury, rachunki i in.) jest Pan zobowiązany gromadzić i przechowywać przez okres pięciu lat.

Podstawa prawna: Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2004 r. Nr 173, poz. 1807)

Przemysław Gogojewicz