Kłopoty z samofakturowaniem? Przeczytaj!

2010-08-05 Gazeta MSP

Fakturę VAT zasadniczo wystawia sprzedawca (usługodawca). Istnieją jednak regulacje, które pozwalają, by fakturę VAT wystawił sam nabywca towaru bądź usługi. Taką możliwość przewidują przede wszystkim przepisy unijne, czyli 112. Dyrektywa VAT.

Zgodnie z art. 220. tego aktu, faktura może zostać wystawiona przez samego podatnika lub w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią. Regulację tę uzupełnia art. 224. Dyrektywy, który określa ramowe warunki formalne wystawiania faktur przez nabywcę lub usługobiorcę: istnienie w tym zakresie porozumienia pomiędzy stronami i określonej procedury zatwierdzania poszczególnych faktur. W zakresie tych dwóch zasadniczych warunków każde państwo członkowskie Unii, na terenie którego dokonywana jest dostawa towarów lub świadczenie usług, określa zasady i warunki takiego porozumienia w sprawie samofakturowania oraz procedury zatwierdzania faktur pomiędzy stronami. Dodatkowo, w odniesieniu do podatników dokonujących dostaw towarów lub świadczących usługi na ich terytorium, państwa członkowskie mogą określić dodatkowe warunki wystawiania faktur przez nabywcę lub usługobiorcę (np. mogą wymagać, aby takie faktury były wystawiane w imieniu i na rzecz podatnika). Jednak warunki te muszą być w każdym przypadku takie same, niezależnie od miejsca siedziby nabywcy lub usługobiorcy.

Wdrożenie powyższych regulacji unijnych do polskiego prawa podatkowego stanowią przepisy § 6. rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, wydane na podstawie art. 106. ust. 8. pkt 1. ustawy o VAT. Zgodnie z tymi przepisami nabywca towarów i usług może sam wystawiać faktury VAT dokumentujące transakcję, jednak obarczone jest to szeregiem warunków. Taki nabywca, podobnie jak sprzedawca, sam musi być zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym, a upoważnienie do wystawiania przez niego faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy, w tym faktur korygujących i duplikatów, musi wynikać z umowy zawartej pomiędzy stronami.

Potrzebujesz informacji o podatkach? Skorzystaj z naszego Niezbędnika przedsiębiorcy i podatnika

Sama umowa powinna zawierać liczne obowiązkowe postanowienia. W odniesieniu do sprzedawcy: postanowienia, że upoważnia on nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów, w jego imieniu i na jego rachunek, a w razie wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub zbycia przedsiębiorstwa poinformuje on o tym natychmiast nabywcę. Z kolei nabywca powinien zobowiązać się do wystawiania faktur, w tym faktur korygujących i duplikatów, zgodnie z obowiązującymi przepisami, jak również, że będzie przedstawiał sprzedawcy oryginał i kopię faktury do akceptacji w formie podpisu, przy czym termin przedstawienia do akceptacji faktury powinien być tak określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez sprzedawcę (kopię faktury zachowuje on u siebie) i wreszcie nabywca powinien zobowiązać się, że poinformuje drugą stronę natychmiast o ewentualnym wykreśleniu go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa. Sama umowa także powinna określać termin, na jaki została zawarta (nie dłuższy niż dwa lata) oraz wskazywać towary i usługi, których sprzedaż ma być dokumentowana fakturami wystawianymi przez nabywcę. Z kolei faktura powinna zawierać informację, kto był jej wystawcą i że wystawił ją w imieniu i na rachunek sprzedawcy.

W terminie 14 dni od zawarcia umowy o samofaktorowanie nabywca zobowiązany jest dostarczyć właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemną informację o jej zawarciu. W takiej informacji powinny znajdować się co najmniej dane sprzedawcy, data zawarcia umowy i okres jej obowiązywania.

Tak określone warunki wystawiania faktur przez nabywcę stawiają pod znakiem zapytania sens stosowania tego rozwiązania. Pomijając wstępne warunki, czyli np. konieczność zawiadamiania organów podatkowych, największe wątpliwości budzi kwestia podpisu, jako sposobu akceptacji przez sprzedawcę faktur wystawionych przez nabywcę. Oznacza to bowiem podwojenie działań potrzebnych do wystawienia faktury – po pierwsze powinien ją wystawić nabywca i wysłać do sprzedawcy. Ten z kolei zobowiązany jest podpisać oryginał i odesłać do nabywcy. Dwa podmioty angażują się w wystawienie jednego dokumentu, dwa razy jest on wysyłany.

Wymóg podpisu sprzedawcy na fakturze w praktyce cofa nas do stanu sprzed 1. maja 2004 r., kiedy faktury wymagały dla swojej ważności podpisów stron transakcji. To z kolei wydaje się niezgodne z prawem wspólnotowym, albowiem zgodnie z art. 229. 112. Dyrektywy VAT, państwa członkowskie nie mogą wymagać od podatników podpisywania faktur. Tu wprawdzie „wystawcą” faktury jest nabywca, a podpis wymagany jest od sprzedawcy, jednak bez tego podpisu wystawiona przez niego faktura nie ma racji bytu i nie wywoła pożądanych skutków.

Wymóg ten nabiera szczególnego znaczenia w przypadku faktur elektronicznych. W tym przypadku akceptacja faktury przez nabywcę ma być dokonana w formie przewidzianej zgodnie z odrębnymi przepisami dla wystawienia faktur elektronicznych – bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, bądź poprzez wymianę danych elektronicznych Electronic Data Interchange zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Jakkolwiek przesłanie tych samych danych pomiędzy podatnikami w ramach wymiany danych EDI nie powinno stwarzać problemów, to podwójne opatrzenie tego samego dokumentu podpisem elektronicznym może okazać się kłopotliwe, w przypadku gdy podpis wiąże się z jego kodowaniem.

Sytuacja nie zmienia się także po uwzględnieniu wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20. maja br. (I FSK 1444/09), zgodnie z którym faktura wysłana przez sprzedawcę jako plik elektroniczny do nabywcy i wydrukowana przez niego jest pełnoprawną fakturą VAT. O ile sam wyrok dopuszcza elektroniczny sposób przesyłania faktury pomiędzy stronami, bez konieczności spełniania warunków przewidzianych dla e-faktur, tak wymóg podpisu sprzedawcy na fakturze wystawionej przez nabywcę przekreśla taką formę wymiany dokumentów w ramach samofakturowania.

Możliwość wystawiania faktur przez nabywcę miała być z założenia ułatwieniem dla podatników, jednak polskie przepisy nie pozostawiają złudzeń, że o żadnym ułatwieniu nie może być mowy. Wątpliwe jest, czy unijny prawodawca pozostawiając do wewnętrznej regulacji państw członkowskich kwestię porozumienia w sprawie samofakturowania i wskazania trybu zatwierdzania faktur przez sprzedawcę, miał na myśli tak dalece posunięty formalizm, jaki przewidział dla podatników polski prawodawca.

Rodzi się zatem pytanie: co  w sytuacjach, gdy faktycznie to nabywca towaru lub usługi jest lepiej zorientowany od sprzedawcy, co do szczegółów transakcji i jest w stanie sprawniej wystawić fakturę? Takie przypadki wbrew pozorom nie są aż tak rzadkie i mają miejsce np. przy masowej sprzedaży na rzecz wielu podmiotów, realizowanej na podstawie umów ramowych. Rozwiązaniem może być po prostu przygotowanie projektu faktury przez nabywcę w formie elektronicznej, np. jako zwykłego pliku tekstowego i przesłanie do sprzedawcy, który niemal natychmiast tak przygotowany dokument sam będzie mógł formalnie wystawić i wysłać nabywcy. Żaden z obowiązujących przepisów nie stoi na przeszkodzie takiej praktyce – ostatecznie formalnym wystawcą będzie sprzedawca, a bez znaczenia jest, kto przygotował mu elektroniczną wersję projektu faktury. Taka praktyka pozwoli jednak uchronić się od uciążliwych formalności związanych z samofakturowaniem, zgodnie z omawianymi wyżej przepisami. Stronom pozostaje do uzgodnienia jedynie techniczna kwestia numeracji tak przygotowywanych i wystawianych faktur, jednak nie wydaje się to aż tak wielkim kłopotem organizacyjnym.

Łukasz Wojtkowiak, Doradca podatkowy, Wspólnik w Kancelarii Prawniczej Włodzimierz Głowacki i Wspólnicy sp.k. z siedzibą w Poznaniu