Kto odpowiada za brak dokumentów ZUS?

Dostałam od ZUS, aby przedstawić dokumenty za 1999 r. W trakcie rozmowy z przedstawicielem Zakładu dowiedziałam się, że brakuje moich wpłat i ZUS nie wie, czy wpłaty te były dokonane, czy są tylko mylnie zaksięgowane. Problem polega na tym, że nie mogę odnaleźć tych dokumentów. Poinformowano mnie, że powinnam przechowywać je 10 lat, a wobec tego mam dług i otrzymam wezwanie do zapłaty. Co mam zrobić gdy otrzymam to wezwanie? Czy możliwe jest, że ZUS wysyłał do mnie pisma zwykłym listem, a one do mnie nie docierały?

Dokumentacje płatnik składek ZUS jest zobowiązany dla celów dowodowych przechowywać przez 10 lat. Zatem słusznym jest pogląd pracownicy ZUS co do zaniedbania w przechowywaniu dokumentacji składkowej. Osoba ta jednak nie zauważa pewnego faktu, że na Zakładzie również ciąży obowiązek staranności przy przechowywaniu dokumentacji składkowej. Winy zatem należy szukać po dwóch stronach.

ZUS powinien jako organ ściągający składki poinformować płatnika o wysokości składek, ewentualnych zaległościach, sposobie płacenia oraz karach za nieterminowe płacenie składek. Przekonanie ZUS, co do tego, że jest jedynie organem egzekucyjnym jest błędne. Otrzymując wezwanie do zapłaty należnych składek, należy bezwzględnie skierować pismo do centrali ZUS celem wyjaśnienia sprawy.

ZUS zazwyczaj wysyła korespondencje do ubezpieczonych (płatników) listem poleconym. Nie jest to przymus ze strony ustawodawcy, jednakże dla celów dowodowym jest ona powszechnie stosowana przez Zakład.

Podstawa prawna: Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 1998 r. nr 137, poz. 887 ze zm.).

Przemysław Gogojewicz