Menadżer: Zarząd – Formalizowanie prac

Formalizowanie prac

„Organizacja” zarządu oznaczać będzie sposób zwoływania posiedzeń zarządu, czas i miejsce odbywania tych posiedzeń, ale z racji bieżącego prowadzenia spraw spółki nadto może oznaczać wewnętrzny podział kompetencji zarządu pomiędzy jego członków, tj. określenie agend przedsiębiorstwa spółki, za które będą odpowiedzialni poszczególni członkowie zarządu, wskazani przez przypisanie im określonej funkcji, na przykład członek zarządu ds. finansowych, ds. technicznych, ds. rozwoju, ds. marketingu itp., nie licząc osoby prezesa.
Z kolei „sposób wykonywania czynności” sprowadzi się do określenia sposobu podejmowania uchwał przez zarząd, a więc podobnie jak w przypadku rady nadzorczej przyjętej zasady głosowania (tj. większości zwykłej, bezwzględnej albo kwalifikowanej), wskazania kworum, następnie jawności albo tajności głosowania, zasad protokołowania posiedzeń zarządu oraz prowadzenia księgi uchwał.

Jeżeli zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest wieloosobowy, a umowa spółki nie stanowi inaczej, to każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki.

Każdy członek zarządu może prowadzić bez uprzedniej uchwały zarządu sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed załatwieniem danej sprawy choćby jeden z pozostałych członków zarządu sprzeciwi się jej przeprowadzeniu lub jeżeli sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, wymagana jest uprzednia uchwała zarządu. Uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów.

Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu. Odwołać prokurę może każdy członek zarządu.

Umowa spółki może przewidywać, że w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu, jak również przyznawać mu określone uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu. Jeżeli do tego prezes zarządu nie jest uprzywilejowany co do sposobu reprezentowania spółki, to posiada dokładnie takie same uprawnienia, jak każdy inny członek zarządu.

Sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Oświadczenia składane spółce oraz doręczenia pism spółce mogą być dokonywane wobec jednego członka zarządu lub prokurenta.

Naruszenie obowiązku łącznej reprezentacji skutkuje nieważnością czynności prawnej. Istnieje jednak domniemanie, iż jedyny członek zarządu jest prezesem zarządu (powinien tak być traktowany w świetle prawa). W przypadku gdy umowa spółki umożliwia dokonanie czynnoości prawnej przez prezesa zarządu jednoosobowo, to dokonanie danej czynności przez jednego z członków zarządu, jedynego pozostałego w zarządzie po zmianach, jest skuteczne i ważne.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością sposób reprezentacji określa umowa spółki, nie może go określić zarząd czy rada nadzorcza w regulaminie zarządu. W spółce z o.o. regulamin zarządu – jeżeli jest uchwalony – pełni funkcję porządkującą pracę zarządu i nie wywołuje skutków względem osób trzecich, zarówno w sferze podejmowanych decyzji, jak i w sferze odpowiedzialności czlonków zarządu za poszczególne sfery aktywności spółki. Regulamin ma w takim wypadku jedynie funkcję pomocniczą – usprawniającą wewnętrznie pracę zarządu.

W spółce akcyjnej jeżeli zarząd jest wieloosobowy, wszyscy jego członkowie są obowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw spółki, chyba że statut stanowi inaczej.

Uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że statut stanowi inaczej. Statut może przewidywać, że w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu, jak również przyznawać mu określone uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu.

Uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu.

Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu. Odwołać prokurę może każdy członek zarządu.

Jeżeli statut nie przyznaje radzie nadzorczej lub walnemu zgromadzeniu prawa do uchwalenia lub zatwierdzenia regulaminu zarządu, zarząd może uchwalić swój regulamin, Tego rodzaju regulamin ma pewna doniosłość prawną, gdyż wiąże członków zarządu w ich pracy niejako „z zewnątrz”

Bez względu na postanowienia regulaminu, zarząd pozostaje organem kolegialnym i podjęte przez zarząd decyzje, uchwały, wiążą wszystkich czlonków zarządu, również tych głosujących przeciwko (mogą złożyć stosowne adnotacje do protokołu w formie votum separatum). Uchwały takie pochodzą bowiem nie od poszczególnych osób, lecz od zarządu jako całości, jako organu..

Specjalizacja czlonków zarządu

Bardzo często oprócz wyboru czlonkowie zarządu pełnią swoje funkcje w oparciu o stosunku zobowiązaniowe – umowę o pracę, umowę zlecenia itd. W takich przypadkach zakres ich szczególnych uprawnień i zobowiązań wynika z takiej umowy. Nie zmienia to jednak faktu, że zgodnie z Kodeksem spółek handlowych i w świetle regulaminu czlonek zarządu – każdy bez względu na specjalizację – ma określone prawo do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania. Zatem może wykonać swoje uprawnienia nawet wtedy, gdy wykracza to poza umowę zawartą z pracodawcą, choć wykonując je powinien mieć na uwadze dobro spółki i nienarszanie zobowiązań wynikających z umowy, jeżeli takowe istnieją.

Warto dodać, że przeniesienie odpowiedzialności za prowadzenie ksiąg rachunkowych na inną osobę może skutecznie zostać dokonane jedynie wtedy, gdy przeniesienie to następuje na osobę znajdująca się w bezpośrednim zarządzie jednostki, zajmująca się sprawami rachunkowości zgodnie z podziałem funkcji w zarządzie lub stosownie do umowy zawartej z pracodawcą (jednostką).

Przykładowy regulamin zarządu spółki akcyjnej

 Regulamin Działalności Zarządu spółki pod firmą „Bankier.pl S.A.” Spółka Akcyjna 

I. OGÓLNE ZASADY DZIAŁANIA ZARZĄDU

Zarząd BANKIER.pl jest statutowym organem BANKIER.pl Spółka Akcyjna i działa na podstawie przepisów prawa, postanowień Statutu Spółki oraz niniejszego Regulaminu.

1 Zarząd, kierując się interesem Spółki, określa strategię oraz główne cele działania Spółki i przedkłada je Radzie Nadzorczej do zaopiniowania przy czym wszyscy członkowie Zarządu łącznie są odpowiedzialni za ich wdroŻenie i realizację.

2 Zarząd dba o przejrzystość i efektywność systemu zarządzania Spółką oraz prowadzenie jej spraw zgodnie z przepisami prawa i dobrą praktyką.

3 Przy podejmowaniu decyzji w sprawach Spółki, członkowie Zarządu powinni działać w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, po rozpatrzeniu wszystkich informacji, analiz i opinii, które w ocenie Zarządu powinny być w danym przypadku wzięte pod uwagę ze względu na interes Spółki. Zarząd przekazuje Radzie Nadzorczej Spółki regularne i wyczerpujące informacje o wszystkich istotnych sprawach dotyczących działalności Spółki oraz o ryzyku związanym z prowadzoną działalnością i sposobach zarządzania tym ryzykiem.

4 Przy ustalaniu interesu Spółki Zarząd powinien brać pod uwagę uzasadnione w długookresowej perspektywie interesy akcjonariuszy, wierzycieli, pracowników Spółki oraz innych podmiotów i osób współpracujących ze Spółką w zakresie jej działalności gospodarczej, a takŻe interesy społeczności lokalnych.

5 Przy dokonywaniu transakcji z akcjonariuszami oraz innymi osobami, których interesy wpływają na interes Spółki, Zarząd powinien działać, ze szczególną starannością, aby transakcje były dokonywane na warunkach rynkowych.

6 Zarząd zobowiązany jest do przekazywania Radzie Nadzorczej informacji o wszelkich istotnych sprawach dotyczących działalności Spółki oraz o ryzyku związanym z prowadzoną działalnością i sposobach zarządzania tym ryzykiem.

7 Członkowie Zarządu zobowiązani są do złoŻenia pisemnego oświadczenia o przestrzeganiu zasad „Dobrych Praktyk” przyjętych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A. w zakresie w jakim Spółka zobowiązała się je stosować.Oświadczenie Zarządu archiwizowane jest w biurze zarządzania Spółki.

8 Członkowie Zarządu zobowiązani są do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu.

9 Członkowie Zarządu powinni zachowywać pełną lojalność wobec Spółki i uchylać się od działań, które mogłyby prowadzić wyłącznie do realizacji własnych korzyści materialnych.

10 Członkowie Zarządu powinni informować Radę Nadzorczą o kaŻdym konflikcie interesów w związku z pełnioną funkcją lub o moŻliwości jego powstania.

11 W przypadku uzyskania informacji o moŻliwości dokonania inwestycji lub innej korzystnej transakcji dotyczącej przedmiotu działalności Spółki, członek Zarządu powinien przedstawić Zarządowi bezzwłocznie taką informację w celu rozwaŻenia moŻliwości jej wykorzystania przez Spółkę. Wykorzystanie takiej informacji przez Członka Zarządu lub przekazanie jej osobie trzeciej moŻe nastąpić tylko za zgodą Zarządu i jedynie wówczas, gdy nie narusza interesu Spółki.

12 Członek Zarządu powinien traktować posiadane akcje Spółki oraz spółek wobec niej dominujących i zaleŻnych jako inwestycję długoterminową.

13 Członek Zarządu zobowiązany jest do ochrony informacji, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Spółki.

14 Członek Zarządu zobowiązany jest do przestrzegania wymogów prawa dotyczących obrotu instrumentami finansowymi, w szczególności w zakresie sposobu postępowania z informacjami poufnymi oraz ograniczeń w zawieraniu przez członka Zarządu transakcji dotyczących instrumentów finansowych wyemitowanych przez Spółkę lub instrumentów pochodnych.

II. SKŁAD ZARZĄDU, PROCEDURA POWOŁYWANIA CZŁONKÓW

1 Zarząd składa się z jednego do pięciu członków. Liczbę członków na kaŻdą kadencję określa Rada Nadzorcza.

2 Członków Zarządu powołuje i odwołuje Rada Nadzorcza. Rada Nadzorcza wybiera spośród członków Zarządu Prezesa i moŻe powołać Wiceprezesa Zarządu. Rada Nadzorcza moŻe odwołać członka Zarządu lub cały Zarząd Spółki przed upływem kadencji, jak równieŻ zawiesić w czynnościach poszczególnych członków Zarządu lub cały Zarząd.

3 Członkowie Zarządu poprzedniej kadencji mogą być powoływani do składu Zarządu późniejszych kadencji.

4 Do Zarządu mogą być powoływane osoby spośród akcjonariuszy lub spoza ich grona.

III. KADENCJA ZARZĄDU

Kadencja Zarządu trwa dwa lata. Zarząd powołuje się na okres wspólnej kadencji. Mandat członka Zarządu powołanego przed upływem danej kadencji Zarządu wygasa równocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków Zarządu.

IV. WYNAGRODZENIE ZARZĄDU

Rada Nadzorcza ustala wynagrodzenie Członków Zarządu z uwzględnieniem jego charakteru motywacyjnego w celu zapewnienia efektywnego i płynnego zarządzania Spółką. Wynagrodzenie łącznie z ewentualnymi programami motywacyjnymi (w tym posiadanymi akcjami i opcjami) powinno pozostawać w rozsądnym stosunku do wyników ekonomicznych, wiązać się z zakresem odpowiedzialności wynikającej z pełnionej funkcji przy uwzględnieniu poziomu wynagrodzenia członków zarządu w podobnych spółkach na porównywalnym rynku. Łączna wysokość wynagrodzeń wszystkich członków Zarządu podlega ujawnieniu w raporcie rocznym Spółki w podziale na poszczególne składniki wynagrodzenia wraz z informacją o procedurach i zasadach jego ustalenia. JeŻeli wysokość wynagrodzenia poszczególnych członków Zarządu znacznie się od siebie róŻni przedstawione zostanie stosowne wyjaśnienie.

V. SPOSÓB ZWOŁYWANIA I PROWADZENIA OBRAD, ZASADY PODEJMOWANIA UCHWAŁ

1. Zarząd zbiera się na posiedzenie w sytuacji, gdy Prezes Zarządu stwierdzi taką konieczność nie rzadziej niŻ raz w miesiącu.

2. Ponadto posiedzenie Zarządu naleŻy zwołać na pisemne Żądanie przynajmniej jednego członka Zarządu, złoŻone na ręce Prezesa Zarządu i umotywowane waŻnymi okolicznościami.

3. Posiedzenie Zarządu zwołuje Prezes Zarządu wyznaczając jego dokładny termin (dzień i godzinę) i przesyłając pisemne zawiadomienie drogą listu poleconego, faksem lub w
formie elektronicznej pozostałym członkom Zarządu lub w inny sposób zawiadamiając wszystkich członków Zarządu o planowanym posiedzeniu.

4. W przypadku Zarządu wieloosobowego uchwała Zarządu jest waŻnie podjęta, jeŻeli wszyscy członkowie Zarządu zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu Zarządu.

5. Uchwały Zarządu mogą być podjęte bez formalnego zwołania posiedzenia Zarządu, jeŻeli wszyscy członkowie Zarządu wzięli udział w posiedzeniu i Żaden z nich nie zgłosił sprzeciwu, co do odbycia posiedzenia i jego porządku obrad.

6. Uchwały Zarządu mogą być takŻe podjęte bez odbycia posiedzenia, w drodze pisemnego głosowania, o ile wszyscy członkowie Zarządu wyraŻą zgodę na piśmie na podejmowanie uchwał w takim trybie.

7. Posiedzenia Zarządu mogą się odbywać takŻe przy wykorzystaniu środków łączności i mogą mieć w szczególności formę telekonferencji lub wideokonferencji.

8. Posiedzeniom Zarządu przewodniczy Prezes Zarządu. W razie jego nieobecności, obradom przewodniczy Wiceprezes Zarządu.

9. Uchwały Zarządu zapadają bezwzględną większością głosów oddanych. Przy równej ilości głosów oddanych decyduje głos osoby pełniącej funkcję Prezesa Zarządu.

10. W razie sprzeczności interesów Spółki z osobistymi interesami członka Zarządu, jego małŻonka, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia, członek Zarządu powinien wstrzymać się od udziału w rozstrzyganiu takich spraw i Żądać zaznaczenia tego w protokole.

11. Obrady Zarządu powinny być protokołowane. Protokoły podpisują: Prezes i obecni członkowie Zarządu. W protokołach naleŻy wymienić członków biorących udział w posiedzeniu, porządek obrad, przebieg posiedzenia, treść podjętych uchwał oraz podać liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały i wynik głosowania, jak równieŻ umieścić zdania odrębne. Protokoły powinny być zebrane w księgę protokołów. Do protokołów powinny być dołączone nadesłane później sprzeciwy członków nieobecnych na posiedzeniu Zarządu.

12. Prezes Zarządu moŻe wyznaczyć spośród członków Zarządu lub spoza ich grona stałego protokolanta lub protokolanta określonych posiedzeń. Protokolant jest odpowiedzialny za przygotowanie dokumentów z przebiegu posiedzenia oraz odpowiednie uzupełnienie księgi protokołów z posiedzeń Zarządu.

13. Księgę protokołów z posiedzeń Zarządu przechowuje Prezes Zarządu.

VI. ZADANIA I ZAKRES UPRAWNIEŃ

1 Zarząd zarządza Spółką i reprezentuje Spółkę wsądzie i poza sądem.

2 Do składania oświadczeń woli i podpisywania dokumentów w imieniu Spółki uprawnieni są dwaj członkowie Zarządu łącznie, względnie jeden członek Zarządu łącznie z prokurentem. W przypadku powołania Zarządu jednoosobowego skuteczna reprezentacja Spółki wykonywana jest jednoosobowo.

3 Do zakresu uprawnień Zarządu naleŻy prowadzenie wszelkich spraw Spółki, nie zastrzeŻonych do kompetencji Rady Nadzorczej ani Walnego Zgromadzenia na podstawie postanowień Statutu Spółki bądź obowiązujących przepisów prawa.

4 W szczególności do zadań Zarządu naleŻy:

a) zwoływanie Zwyczajnych Walnych Zgromadzeń w ciągu sześciu miesięcy po upływie kaŻdego roku obrotowego,

b) zwoływanie Nadzwyczajnych Walnych Zgromadzeń z własnej inicjatywy w sposób zgodny z przepisami Kodeksu spółek handlowych,

c) zwoływanie Nadzwyczajnych Walnych Zgromadzeń na pisemny wniosek Rady Nadzorczej albo na wniosek akcjonariuszy reprezentujących co najmniej 10 % (dziesięć procent) kapitału akcyjnego, w terminie dwh tygodni od daty zgłoszenia wniosku,

d) niezwłoczne zwołanie Walnego Zgromadzenia w przypadku, gdy bilans sporządzony lub przez Zarząd, lub na zlecenie Zarządu wykaŻe stratę przewyŻszającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz jedną trzecią część kapitału akcyjnego, celem powzięcia uchwały co do dalszego istnienia Spółki,

e) ustanawianie, udzielanie i odwoływanie prokury, z tym, Że prokurę moŻe odwołać kaŻdy członek Zarządu samodzielnie,

f) składanie Walnemu Zgromadzeniu i Radzie Nadzorczej corocznego sprawozdania z działalności Spółki za rok ubiegły,

g) przedstawianie Walnemu Zgromadzeniu i Radzie Nadzorczej wniosków co do podziału zysku i pokrycia strat w kapitale akcyjnym Spółki,

h) sporządzanie i dostarczanie Radzie Nadzorczej Spółki:

i. zweryfikowanych rocznych sprawozdań finansowych Spółki, wraz z opinią i raportem biegłego rewidenta z badania sprawozdania finansowego oraz raportem z badania umów zawartych przez Spółkę z podmiotami powiązanymi – w ciągu 120 (stu dwudziestu) dni od zakończenia roku obrotowego, nie później jednak niŻ 10 (dziesięć) dni przed opublikowaniem sprawozdań;

ii. nie zweryfikowanych kwartalnych sprawozdań finansowych w terminie 10 (dziesięciu) dni przed opublikowaniem sprawozdań oraz

iii. nie zweryfikowanych miesięcznych sprawozdań finansowych (w układzie zgodnym z budŻetem) – w ciągu 30 (trzydziestu) dni od zakończenia okresu objętego takim sprawozdaniem wraz z rachunkiem wyników, bilansem i rachunkiem przepływów pienięŻnych (wpływy i wydatki), a takŻe komentarzem odnośnie stanu realizacji biznes planu Spółki; Zarząd sporządza bądź zleca przygotowanie powyŻszych sprawozdań i innych dokumentów finansowych Spółki w języku polskim ijęzyku angielskim Dokumenty wymienione w podpunkcie iii) powyŻej będą przygotowywane w wersji angielskiej w przypadku gdy w Radzie Nadzorczej zasiada osoba, która nie porozumiewa się wjęzyku polskim

i) sporządzenie rocznych i okresowych planów finansowych Spółki (budŻet) i strategicznych planów gospodarczych Spółki; budŻet powinien obejmować co najmniej plan przychodów i kosztów na dany rok obrachunkowy (w ujęciu za cały rok i za poszczególne miesiące kalendarzowe) wraz z załoŻeniami, prognozę bilansu na koniec roku obrachunkowego, plan przepływów pienięŻnych (wpływy i wydatki) na rok obrachunkowy (w ujęciu za cały rok i za poszczególne miesiące kalendarzowe) oraz plan wydatków Spółki innych niŻ zwykłe koszty prowadzenia działalności.

5. Zarząd obowiązany jest uzyskać zgodę Walnego Zgromadzenia w przypadku zamiaru podjęcia czynności w zakresie: a) połączenia Spółki, b) przekształcenia Spółki, c) likwidacji Spółki, d) emisji obligacji, e) roszczeń o naprawienie szkody, wyrządzonej przy zawiązaniu Spółki lub
sprawowaniu zarządu albo nadzoru, f) zbycie i wydzierŻawienie przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienie na nim ograniczonego prawa rzeczowego;

g) nabycie, zbycie nieruchomości lub udziału w nieruchomości Spółki,

h) innych działań, co do których podjęcia obowiązujące przepisy wymagają zgody
Walnego Zgromadzenia.

1 Zarząd obowiązany jest uzyskać zgodę Rady Nadzorczej na podjęcie czynności wskazanych w par. 17 ust. 2 oraz par. 8 Statutu.

2 Zarząd jest zobowiązany do realizacji zatwierdzonych przez Radę Nadzorczą rocznych i okresowych planów finansowych Spółki (budŻet) i strategicznych planów gospodarczych Spółki. Wydatki przekraczające planowany budŻet o 10% wymagają zgody Rady Nadzorczej.

3 Rada Nadzorcza moŻe szczegółowo określić zakres obowiązków poszczególnych członków Zarządu.

VII. SPOSÓB DZIAŁANIA

1 Członkowie Zarządu wykonują swoje prawa i obowiązki osobiście, przy czym obowiązani są do zachowania tajemnicy handlowej Spółki.

2 KaŻdy z członków Zarządu moŻe podejmować działania samodzielnie z wyjątkiem sytuacji, w których niniejszy Regulamin, Statut bądź przepisy prawa wyraźnie uŻywają pojęcia „Zarząd”, a nie „członek Zarządu” – wówczas decyzja zapada formie uchwały Zarządu.

3 W umowach pomiędzy Spółką a członkami Zarządu tudzieŻ w sporach z nimi reprezentuje Spółkę Rada Nadzorcza lub pełnomocnicy, powołani uchwałą Walnego Zgromadzenia.

VIII. ZAKAZ KONKURENCJI

Członek Zarządu bez zgody Rady Nadzorczej nie moŻe ani prowadzić działalności konkurencyjnej wobec spółki ani uczestniczyć w spółce konkurencyjnej jako udziałowiec spółki cywilnej, osobowej, czy teŻ jako członek organu spółki kapitałowej, ani teŻ nie moŻe uczestniczyć jako członek organu w innej konkurencyjnej instytucji posiadającej osobowość prawną, czy teŻ posiadać prawo do ustanawiania członka zarządu w innej kapitałowej spółce konkurencyjnej wobec spółki.

IX. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszego Regulaminu wymagają dla swej ważności uchwały Rady Nadzorczej. Regulamin niniejszy wchodzi w Życie z dniem ………………