W jaki sposób przeprowadza się inwenteryzację?

W jaki sposób dokonuje się inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych (oprogramowania)? Czy chodzi tutaj o to, czy na wszystkie programy posiadamy licencje?

Inwentaryzacja, to działania obejmujące swoim zakresem ogół czynności, których celem jest ustalenie faktycznego stanu zarówno składników aktywów i pasywów przedsiębiorstwa, jak również składników własnych nie ujmowanych w bilansie (ewidencja pozabilansowa) bądź też nie stanowiących własności danej jednostki gospodarczej (np. dzierżawionych, przejętych w leasing). Zasadniczym celem inwentaryzacji jest dokonanie weryfikacji zapisów księgowych, co w rezultacie umożliwi wprowadzenie w niej niezbędnych korekt zapewniających jej zgodność ze stanem rzeczywistym.

Ustawa o rachunkowości formułuje jedynie ogólne zasady inwentaryzacji nie podaje jak powinna ona przebiegać w przypadku wartości niematerialnych jakim jest oprogramowanie, oraz nie podaje sposobów jej przeprowadzania, terminy, zasady ujęcia wyników itp. W akcie tym nie ma natomiast procedur związanych z organizacją inwentaryzacji. Inwentaryzacja może być przeprowadzana metodą:

• pełnej inwentaryzacji okresowej,
• pełnej inwentaryzacji ciągłej.

Pełna inwentaryzacja okresowa polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników aktywów lub pasywów objętych ewidencją. Pełna inwentaryzacja ciągła polega natomiast na sukcesywnym ustaleniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątku objętych inwentaryzacją w takim przypadku jest to inwentaryzacja oprogramowania, tak aby w wyznaczonym czasie stan ten został ustalony dla wszystkich aktywów i pasywów.

Zasady sporządzania spisu z natury przeprowadza się z godnie z przepisami w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów spis z natury powinien być przeprowadzony:

• przed zaprowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów, na koniec każdego roku podatkowego,
• w razie zmiany, przystąpienia i ustąpienia wspólnika spółki cywilnej osób fizycznych,
• w razie zmiany proporcji udziałów wspólników spółki cywilnej,
• w razie likwidacji działalności gospodarczej, gdy jego przeprowadzenie zarządził urząd skarbowy.

Spisem z natury należy objąć towary, którymi w rozumieniu przepisów o podatkowej księdze przychodów i rozchodów są towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe, braki i odpadki oraz materiały przyjęte od zamawiających do przerobu lub obróbki.

Towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nie przerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych.

Materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki itp.) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety itp.), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi. Natomiast materiałami pomocniczymi są materiały nie będące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalności gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Wyrobami gotowymi są wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo- badawcze; prace projektowe, geodezyjne – kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane itp. Natomiast produkcją nie zakończoną jest produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest nie gotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi itp. przed ich ukończeniem.

Brakami są nie odpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość. Natomiast odpadkami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Spis z natury towarów powinien obejmować również:

• towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika,
• towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika,
• wyposażenie – w razie likwidacji działalności,
• nie sprzedane wartości dewizowe w przypadku działalności w zakresie kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
• rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki – w przypadku działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw,
• nie zużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy – w przypadku prowadzenia,
  działów specjalnych produkcji rolnej.

Sporządzony spis z natury składników majątkowych wyżej opisanych, powinien być wpisany do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Spis towarów podlega wpisaniu do księgi także wówczas, gdy osoby prowadzące działalność gospodarczą sporządzają go za okresy miesięczne. Spis z natury powinien być wpisany do księgi według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników. Zestawienie to powinno być przechowywane łącznie z księgą.

Podatnik jest zobowiązany wycenić towary objęte spisem z natury najpóźniej w terminie czternastu dni od jego zakończenia jego zakończenia. Objęte spisem z natury materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia.

Ceną zakupu jest cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami a przy imporcie powiększona o należne cło, podatek akcyzowy, podatek importowy, opłaty wyrównawcze oraz opłaty celne dodatkowe. Cena nabycia to cena zakupu powiększona o koszty uboczne związane z zakupem towarów i składników majątku trwałego do chwili złożenia w magazynie według ich cen zakupu, a w szczególności koszty transportu oraz załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze. W celu ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury materiałów i towarów handlowych według cen nabycia należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów zaewidencjonowanych (suma kosztów ubocznych zakupu pomnożona przez 100 i podzielona przez wartość zakupu). O tak ustalony wskaźnik należy podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, a następnie ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury. Można również dokonać wyceny wartości materiałów i towarów handlowych według cen zakupu tzn. bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu.

Spis natury półwyrobów (półfabrykatów), wyrobów gotowych i braków własnej produkcji wycenie się według kosztów wytworzenia. Koszt wytworzenia to wszelkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z przerobem materiałów, z wykonywaniem usług lub pozyskaniem (wydobyciem) kopalin, z wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług.

Spis z natury odpadków użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Spis z natury odpadków użytkowych, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

W razie przyjęcia wyceny towarów w kwocie niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, np. z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

Spis z natury nie sprzedanych wartości dewizowych wycenia się według cen zakupu z dnia sporządzenia spisu, a w dniu kończącym rok podatkowy – według cen zakupu, jednak w wysokości nie wyższej niż kurs średni ustalony przez Prezesa Narodowego Banku Polskiego w dniu kończącym rok podatkowy, a wartość rzeczy zastawionych – według ich wartości rynkowej.

Przy działalności usługowej i budowlanej produkcję nie zakończoną wycenia się według kosztów wytworzenia, z tym że nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do produkcji nie zakończonej. Produkcję zwierzęcą objętą spisem z natury wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Podatnik jest obowiązany wycenić towary oraz wyposażenie objęte spisem z natury, sporządzonym na dzień likwidacji działalności, według cen zakupu.

Proponuje, aby zastosował się Pan do tych wszystkich zaleceń jakie ujęte są w ustawie o rachunkowości, a tym samym przeprowadził inwentaryzację w taki sam sposób w jaki przeprowadzana jest w przypadku wartości materialnych.

Podstawa prawna: Ustawa o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 z póź. zm.)

Przemysław Gogojewicz