Zasady wystawiania faktur VAT

Faktura wewnętrzna

Zgodnie z art. 106 ust. 7 ustawy o VAT, faktury wewnętrzne służą do dokumentowania następujących zdarzeń:

• przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności:
• przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia;
• wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności w całości lub w części;
• nieodpłatne  świadczenie usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków;
• organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług, jeżeli nie są one związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części;
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów;
• dostawa towarów, dla których podatnikiem jest ich nabywca;
• import usług;
• zwrot kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Dane, jakie powinna zawierać faktura wewnętrzna określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie faktur.

Zgodnie z § 28 ww. rozporządzenia do faktur wewnętrznych stosuje się odpowiednio regulacje dotyczące zasad wystawiania „zwykłych” faktur VAT (czyli określone w § 12, § 16-20, § 22-23 i § 26 rozporządzenia), z tym że w przypadku:

• czynności określonych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy (czyli m.in. przekazania towarów na potrzeby reprezentacji i reklamy), gdy brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, faktura nie zawiera danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności;
• dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz importu usług, faktury mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta.

Faktury wewnętrzne, można wystawić w jednym egzemplarzu i należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku.

Zgodnie z art. 106 ust. 7, podatnik ma prawo do wystawienia jednej faktury wewnętrznej za dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał) dokumentującej dokonane w tym okresie czynności.

Rozporządzenie nie określa urzędowego wzoru faktury wewnętrznej. Istnieje zatem duża dowolność w jej konstruowaniu, z tym że zachować należy minimum danych wymaganych na podstawie cytowanych powyżej przepisów ustawy oraz rozporządzenia wykonawczego.