Pracownicy: Umowa o pracę – ZUS i podatki

ZUS i podatki

W związku z zawarciem umowy o pracę płatnik składek (pracodawca) ma obowiązek dokonać zgłoszenia osoby zatrudnionej. Ma również obowiązek obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy.

Pracownik obowiązkowi ubezpieczeniowemu podlega od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku, a zgłoszenia do ZUS dokonać należyta pracownika w terminie 7 dnia od dnia nawiązania stosunku pracy.

W praktyce chodzi o 7 dni od rozpoczęcia trwania umowy o pracę, a nie o 7 dni od dnia w którym umowa została faktycznie podpisana. Może się zdarzyć, że umowę podpisano wcześniej z mocą obowiązującą w terminie późniejszym (np. umowa zaczyna obowiązywać po 3 dniach od jej podpisania).

Zgłoszenie i opłacanie składek jest obowiązkowe w zakresie ubezpieczeń emerytalnego, rentowego, chorobowego i wypadkowego, a także składek na ubezpieczenie zdrowotne. W przypadku niektórych pracowników dodatkowo należy dokonać zgłoszenia do FEP.

Pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika do ZUS przekazuje deklarację ZUS ZUA (w formie papierowej, wydruku z programu płatnik lub w formie dokumentu elektronicznego przesyłanego za pośrednictwem Internetu).

ZUS ZUA

Zgłoszenie do ubezpieczeń/zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej

Deklaracje wypełniane przez pracodawcę powinny być opatrzone podpisem osoby ubezpieczonej, czyli pracownika. Podpis będzie potwierdzeniem prawidłowości przekazywanych do ZUS informacji o pracowniku.

Zgłoszenia odbywać mogą się w zależności od pracodawcy:

• według wzoru, czyli poprzez przekazania go do oddziału ZUS własnoręcznie lub za pośrednictwem poczty,
• elektronicznie, za pomocą dokumentu certyfikowanego (podpisanego) bezpiecznym podpisem elektronicznym.

W przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat. Przyjmuje się, że nie ma obowiązku przechowywać kopii dokumentu z podpisem pracownika, w przypadku przekazania go do urzędu w oryginale w formie tradycyjnej.

Uwaga ! Forma przekazania zgłoszenia pracownika

Deklarację ZUS ZUA składa się w jednej ze wskazanych poniżej form:

• druk dostępny do pobrania,
• wydruk z programu płatnik,
• deklaracja elektroniczna.

Nie oznacza to jednak, że wszyscy płatnicy mogą korzystać dowolnie z takiego udogodnienia wyboru formy. Płatnicy składek rozliczający składki nie więcej niż za 5 osób mogą przekazywać dokumenty, w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku z oprogramowania. Wyłącznie w uzasadnionych przypadkach Zakład może upoważnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób (niezależnie od formy ich zatrudnienia) do przekazywania dokumentów w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych, z oprogramowania płatnik

Zatem standardowo podmioty zatrudniające więcej niż 5 osób dokonują przekazania informacji elektronicznie.

Dokumenty elektroniczne, opatruje się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, w rozumieniu ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów.

Dokumenty przekazywane w sposób niezgodny z powyższymi wymogami nie są przez Zakład przyjmowane, co jest równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów.

ZUS ZUA a ZUS ZZA

Zdarza się, że zatrudniony pracownik pozostaje już objęty ubezpieczeniem z innego tytułu i nie chce opłacać składki w podwójnej wysokości. Zdarzy się tak w przypadku, gdy zatrudniony podlega już ubezpieczeniu z tytułu innej umowy o pracę. W takim przypadku po stronie nowego pracodawcy pozostanie wyłącznie obowiązek opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne za pracownika, ponieważ wszystkie składki ZUS będą opłacane wyłącznie dobrowolnie, a zatem – bez wniosku ze strony pracownika pracodawca ich nie opłaca. Co więcej, w takim przypadku pracodawca w miejsce zgłoszenia na druku ZUS ZUA, zgłoszenia dokonuje na formularzu ZUS ZZA (formularz na rzecz składek zdrowotnych).

ZUS ZZA

Zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego/zgłoszenie zmiany danych