Etykieta spotkania biznesowego krok po kroku

Prawdopodobnie każdemu znane są podstawowe zasady dobrego wychowania. Konwenans biznesowy  wprowadza jednak pewne modyfikacje i rozszerzenia. Poznanie zasad stosowanych w sytuacjach zawodowych jest szczególnie istotne w momencie, gdy od naszego zachowania podczas kolacji zależy pomyślność negocjacji nowego kontraktu dla reprezentowanej przez nas firmy. Wychodząc naprzeciw takim potrzebom, przedstawiamy krótki poradnik prezentujący jak powinno przebiegać idealne spotkanie biznesowe poza firmą, w niewielkim gronie.

Savoir vivre (lub savoir-vivre) w tłumaczeniu z języka francuskiego oznacza wiedzę jak żyć. Reguły poprawnego postępowania udoskonalane były przez setki lat. Czerpały one wzorce z wartości chrześcijańskich i dworskiego, uroczystego ceremoniału. Aktualnie reguły savoir vivre’u przeżywają swój renesans, po okresie ich porzucenia w latach 60 XX w. Jest to dodatkowy argument przemawiający za dokładniejszym poznaniem bon tonu.

Zanim jakiekolwiek spotkanie dojdzie do skutku, należy wybrać odpowiednią porę i miejsce spotkania. Jeśli goście są z danego miasta to dobrze będzie zapewnić lub przynajmniej wskazać im miejsce do parkowania tak, aby uniknąć tracenia czasu na ten element – mówi Joanna Ostrowska, Marketing Manager Hotelu Kossak w Krakowie, w którym odbywają się liczne spotkania biznesowe.  Jeśli goście jadą z lotniska bądź dworca, to w dobrym tonie będzie zapewnienie im wygodnego transportu. 

Dodajmy, że niewskazane jest, aby miejsce spotkania zmuszało gości do dalekich podróży, a jego godzina, gdy istnieje taka możliwość, powinna umożliwić sprawny transport bez miejskich korków.Miejsce spotkania jest ściśle związane z jego charakterem. Kolacja uznawana jest za formę najbardziej uroczystą, mniej zobowiązujący jest lunch. Starajmy się unikać kawiarni, lub wybierajmy te bardziej zaciszne, pozwalające prowadzić spokojne rozmowy. Podczas przygotowań pamiętajmy o ubiorze formalnym, koniecznie z pełnymi butami, czyli zakrywającymi palce i pięty.

Gdy dochodzi do spotkania i witamy się z przybyłym, jako gospodarze okazujemy mu szacunek mówiąc „dzień dobry”, ale zachowujemy powściągliwość w kwestii podawania ręki i używania zwrotów skracających dystans pomiędzy rozmówcami typu „Panie Krzysztofie”. Miejsce dla najważniejszego gościa powinniśmy przygotować po naszej prawej stronie lub najlepiej naprzeciwko. Wybór dań jest mocno zależny od preferencji gości, czasu jakim dysponujemy i środków, które możemy na spotkanie przeznaczyć.

Najbardziej eleganckim rozwiązaniem jest danie możliwości wyboru potraw a la carte. Jeśli jednak nie możemy sobie pozwolić aby czekać na przygotowanie potraw bądź mamy określony budżet, nie będzie faux pas przedstawienie gościom karty skróconej do jedynie kilu propozycji, lub podanie gotowego menu. Jest to częsty zabieg w przypadku organizowania spotkań biznesowych w naszym hotelu, który bardzo usprawnia ich przebieg – dodaje Joanna Ostrowska. Jako gospodarz powinniśmy też służyć poradą w kwestii wyboru dań czy napojów. Postarajmy się więc nabyć odpowiednią wiedzę u obsługi odpowiednio wcześniej.

Gdy przebrnęliśmy już przez pierwszą fazę spotkania, nie przechodźmy z marszu do kwestii biznesowych. Pozwólmy sobie na chwilę small-talku. Otworzy to przed nami szansę na poznanie nowego partnera i zaskarbienie jego sympatii, a łatwiej rozmawia się o biznesie w miłej atmosferze. Aby jednak taką atmosferę stworzyć , należy uważnie słuchać i prowadzić aktywnie rozmowę. Pomocne mogą się okazać tutaj wskazówki Stanisława Krajskiego, autora wielu publikacji o tematyce savoir vivre’u. Zróbmy wszystko, aby rozmówca czuł się rozumiany i istotny dla nas. Nie rozpoczynajmy rozmów na tematy błahe (pogoda), kontrowersyjne (polityka) i osobiste (choroby). Zamiast tego poruszmy wątek wydarzeń ważnych dla ogółu społeczeństwa, albo pomówmy o czymś, co nas prawdziwie zainteresowało np.  wystrój restauracji. Starajmy się słuchać rozmówcy, prosić o rozwinięcie tematu, wiązać nasze odpowiedzi z wypowiedzią poprzednika. To bardzo poprawi nasz wizerunek.

Moment zakończenia spotkania, to czas na przekazanie sobie wizytówek. Zadbajmy, aby nasze wizytówki były pod ręką i w nienagannym stanie. Nie wymieniajmy się też nimi przy stole, ale uczyńmy to po wstaniu od kolacji. Z szacunku do naszego gościa pozwólmy jemu jako pierwszemu przekazać swoją wizytówkę, a gdy ją otrzymamy poświęćmy jej chwilę uwagi zamiast niedbale chować ją do kieszeni.

Pożegnania rządzą się analogicznymi prawami do powitań. Osoba niższa rangą żegna się jako pierwsza, ale nie powinna jednocześnie wykonywać pożegnalnych gestów. Pamiętajmy, że w etykiecie biznesowej o randze nie stanowi wiek, ani płeć, ale pozycja w firmie, bądź tak jak w naszym przypadku – bycie w położeniu gospodarza lub gościa.

Zasady dobrego wychowania są zawsze mile widziane. Kiedy jednak swoim zachowaniem świadczymy nie tylko o sobie, ale i o naszej firmie, są one wręcz wymagane. Porady które przedstawiliśmy, to zaledwie kropla w morzu zasad savoir vivre’u, dlatego zachęcamy do dalszego, samodzielnego zgłębiania tego pasjonującego tematu .

Renata Multan