Czy współwłaścicielka może rozliczać kilometrówkę?

Jestem współwłaścicielką auta i na co dzień użytkuje go do celów służbowych. Pracodawca koszty przejazdów chce mi zwracać przez delegacje. Czy mogę wypisywać delegację na siebie, mimo że nie jestem właścicielką, a jedynie współwłaścicielką pojazdu?

Jeżeli jest Pani współwłaścicielką pojazdu i użytkuje własny pojazd do celów służbowych, nie ma żadnych przeciwwskazań, aby mogła Pani wypisać na siebie delegację, jeśli tylko wynika to z Pani uprawnień w pracy, a następnie rozliczyć koszty paliwa z takiej podróży. Proszę jednakże pamiętać, że zwrot kosztów używania pojazdu przez pracownika do celów służbowych w jazdach lokalnych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Miesięczny limit kilometrów ustala pracodawca w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.

Limit ten nie może miesięcznie przekroczyć:

• 300 km – w gminie/mieście do 100 tys. mieszkańców;
• 500 km – w gminie/mieście ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
• 700 km – w gminie/mieście ponad 500 tys. mieszkańców.

/ul>Limit może zostać podwyższony:

• w służbie leśnej – maksymalnie do 1.500 km;
• w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej – maksymalnie do 3.000 km.

Przepisy rozporządzenia ograniczają swobodę pracodawcy w ustalaniu limitów, ale wyłącznie co do ich maksymalnej wysokości. Oznacza to, że pracodawca może ustalić Pani niższy limit. Należy pamiętać, że ewidencja przebiegu pojazdu, powinna zawierać co najmniej następujące dane:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazd,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 km przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz
• podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Wynika to wszystko z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).

Podstawa prawna: Art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.)

Przemysław Gogojewicz