Ile wynosi kilometrówka?

Co to jest kilometrówka, jak się ją liczy i ile obecnie wynosi?

Kilometrówką nazywamy potocznie ewidencję przebiegu pojazdu, którą mają obowiązek prowadzić podatnicy wykorzystujący prywatne samochody osobowe w działalności gospodarczej. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu, ewidencja o której mowa określa liczbę rzeczywiście przejechanych kilometrów i stawkę za jeden kilometr przebiegu, co daje kwotę limitu odliczenia wydatków związanych z eksploatacją tego pojazdu.

Obowiązek prowadzenia kilometrówki dotyczy również samochodów osobowych pracowników (jeżeli rozliczenie nie jest ryczałtowe), a także samochodów osobowych używanych w działalności na podstawie umowy najmu i użyczenia.

Jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu?

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określają wzoru takiej ewidencji, a jedynie elementy, które muszą się w niej znaleźć. Kilometrówka powinna zawierać między innymi:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu,
• pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów  i stawki za 1 kilometr przebiegu,
• oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Stawki za jeden kilometr przebiegu

Ustalana jest na podstawie Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i wynosi:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej do 900 cm3 – 0,5214 zł
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Obliczanie kilometrówki

W ramach kilometrówki powinno się prowadzić dwa zestawienia – jedno dotyczące przejechanych kilometrów, a drugie dotyczące wydatków związanych z eksploatacją pojazdu. Do tych drugich wydatków zalicza się na przykład zakup opon, bieżące naprawy, przeglądy czy wymiany oleju. Każdy z nich należy odpowiednio udokumentować rachunkami, fakturami VAT lub innymi dowodami poniesienia wydatku, które spełniają wymagania określone w Rozporządzeniu Ministerstwa Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Wydatki związane z eksploatacją samochodu mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, tylko do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr. Ewidencję przebiegu pojazdu i ewidencję wydatków prowadzi się w rozliczeniu miesięcznym, z uwzględnieniem wyników narastająco od początku roku.

Przykład 1

Miesięczne wydatki związane z eksploatacją pojazdu wyniosły 500 zł, natomiast kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu to 400 zł. Do kosztów uzyskania przychodu podatnik może wliczyć kwotę 400 zł. Powstała nadwyżka wydatków przechodzi do rozliczenia na miesiąc następny.

Przykład 2

Miesięczne wydatki związane z eksploatacją pojazdu wyniosły 400 zł. Kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu to 500 zł. Do kosztów uzyskania przychodu podatnik może wliczyć kwotę 400 zł. Powstała nadwyżka z przebiegu przechodzi do rozliczenia na miesiąc następny.

Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów podatku VAT

Nowelizacja przepisów ustawy o VAT od 1 kwietnia 2014 roku nakłada, na podatników wykorzystujących samochody tylko do celów firmowych, obowiązek prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja wynikająca z ustawy o VAT jest odrębnym zestawieniem i nie dotyczy prywatnych samochodów osobowych wykorzystywanych zarówno do celów działalności jak i prywatnie.

Źródło: