Jak przygotować informację prasową?

Często spotykamy się z potrzebą wyjaśnienia czegoś, przedstawienia nowego produktu, bądź też wystąpienia z niesłychanie ważną dla nas informacją. Najlepszą metodą dla tego typu celów jest zastosowanie informacji prasowej.

O czym należy pamiętać

Poszukując kontaktu z prasa musimy zastanowić się nad tym, co chcemy powiedzieć, czy będzie to dotyczyło szerszej zbiorowości czy tylko osób zamieszkujących w okolicy. Od tego zależy czy wybierzemy lokalną gazetę czy też ogólnopolską. Wcześniej przyjrzyj się problemowi, o którym chcesz mówić. Może nawet skontaktuj się ze specjalistami (w tym przypadku socjologami), aby stwierdzić jaki prawdopodobny skutek odniesie podanie takiej informacji do publicznej wiadomości.

Poza tym zanim zadzwonisz należy przygotować kilka rzeczy:

• musisz wiedzieć, co chcesz powiedzieć i mówić zwięźle;
• unikaj telefonowania w czasie zamykania wydania;
• upewnij się wcześniej, przez kontakt np. z prawnikami firmy, że to co masz do powiedzenia jest zgodne z powszechnie obowiązującym prawem gospodarczym czy kodeksem cywilnym;
• nie daj się zbombardować dziennikarzom pytaniami, na które nie znasz odpowiedzi;
• przygotuj sobie wcześniej taki słownik przypuszczalnych pytań, które padną;
• przygotuj się na to, że twoje wystąpienie przyniesie skutek w postaci społecznego odzewu i to niekoniecznie w grzecznej formie: przez prasę czy też listownie. Jeżeli na przykład chcesz w ten sposób poinformować najbliższą społeczność o ciężkiej sytuacji firmy i jej najbliższym prawdopodobnym bankructwie, to radzę zrobić to najpierw na forum firmy a później w szerszym gronie, w przeciwnym przypadku możesz nastawić się na nieprzyjemności;
• jeżeli zdecydujesz się na przesłanie wcześniej przygotowanej informacji środkom masowego przekazu (tu: w postaci prasy) to upewnij się, że nie zawiera ona podstawowych błędów ortograficznych, gramatycznych, a przede wszystkim merytorycznych. Jeżeli takie się znajdą twoja firma może zostać postrzeżona jako niekompetentna.

Autoryzacja

Jeżeli już zdecydowałeś się na wystąpienie prasowe, to pamiętaj o negocjowaniu warunków autoryzacji informacji, którą przekazałeś. Pamiętaj, że czasem jedno wypowiedziane przez ciebie, w dodatku niewinne zdanie, może przez jednosłowną pomyłkę przekształcić się w deklarowane stanowisko polityczne czy coś, czego zupełnie nie miałeś na myśli. Często jest tak z podkreśleniem zdania, które w rzeczywistości ma najmniejsze znaczenie.

Aby uniknąć takich nieprzyjemnych sytuacji, zwłaszcza, gdy informacja przekazywana jest za pomocą telefonu, a nie ma to miejsca przy spotkaniu w cztery oczy, mów bardzo powoli, upewniając się, że dziennikarz, z którym rozmawiasz ma czas i warunki dla zapisania tego co mówisz. Na koniec poproś dziennikarza o odczytanie tego, co zdążył napisać. Jeżeli spostrzeżesz jakieś niejasności, które to ty być może źle sformułowałeś, nie bój się mówić tego od razu, bo później prócz niemiłej miny dziennikarza, możesz się spotkać z większymi nieprzyjemnościami ze strony szerszego grona ludzi.

Jeżeli w informacji prasowej chcesz przedstawić swój nowy produkt, to pamiętaj, że nie jest to najlepszą formą promocji. Na ludzi zdecydowanie lepiej oddziałują techniki obrazkowe (reklamy telewizyjne, prasowe, internetowe, banery, sprzedaż osobista itp.) niż suche informacje w prasie, które to podawane są tylko raz.