Jak wybrać system dla nowopowstałej firmy?

W dzisiejszych czasach, silnej konkurencji oraz coraz większych oczekiwań ze strony konsumentów nowopowstałe firmy muszą od początku swojego istnienia iść ciągle do przodu i podejmować słuszne decyzje. Tylko to zapewni im możliwość rozwoju i właściwego funkcjonowania na rynku.

Czynnikiem, który znacząco zwiększa szanse na powodzenie młodych firm z pewnością jest decyzja o inwestycji w program informatyczny wspierający zarządzanie i księgowość. Taki system to wsparcie podczas podejmowania kluczowych decyzji biznesowych, usprawnienia w codziennej pracy, a także możliwość szybkiego rozwoju przedsiębiorstwa poprzez zdobywanie nowych Klientów.

Ważny Początek

Pierwszym etapem jest oczywiście decyzja o założeniu własnej działalności gospodarczej. Już w tym momencie należy zastanowić się nad programem wspierającemu obsługę firmy. Nie wystarczy tutaj darmowy program, który można pobrać Internetu. Początkowo takie rozwiązanie może wydawać się zadowalające, lecz kiedy przyjdzie potrzeba złożenia deklaracji VAT, gdy zmienią się przepisy – darmowy program staje się niewystarczający. Aby móc w pełni koncentrować się na pozyskiwaniu Klientów i rozwijaniu firmy, powinno się wybrać sprawdzony, markowy produkt.

Ważne kryteria wyboru

Na co tak naprawdę powinniśmy zwrócić uwagę przy wyborze programu do obsługi firmy? Według dwutygodnika ITReseller podstawowymi kryteriami wyboru są:

– Niezawodność – czyli pewność, że program nie będzie sprawiał problemów w codziennym użytkowaniu, a także że producent gwarantuje jego ciągły rozwój,
– Niskie koszty – mowa tu zarówno o kosztach nabycia jak i późniejszej eksploatacji produktu,
– Automatyzacja pracy – maksymalna automatyzacja pracy, oszczędność czasu, zmniejszenie kosztów oraz minimalizowanie możliwości popełnienia błędu poprzez jednokrotne wprowadzanie danych,
– Spójność danych – praca na jednej bazie i możliwość stworzenia kopii bezpieczeństwa,
– Łatwość aktualizacji – zgodność z przepisami, pewność dostępu do aktualizowanych wersji oraz niskie koszty utrzymania,
– Wykorzystanie możliwości Internetu – możliwość pobierania kursów walut, łatwe przesyłanie dokumentów do biura rachunkowego czy możliwość pracy przez sieć Internet.

Bezpieczeństwo

Równie ważnym aspektem dla każdej firmy, decydującej się na wybór odpowiedniego programu jest gwarancja bezpieczeństwa postrzegana w kilku różnych aspektach. Podstawowym elementem jest bezpieczna technologia i gwarancja, że wprowadzone dane nie znikną z systemu. Innym aspektem jest możliwość zarządzania dostępem do danych tak, aby szeregowy pracownik widział informacje niezbędne wyłącznie dla niego. Kolejnym ważnym elementem jest bezpieczeństwo w sytuacji zmiany przepisów i pewność, że producent natychmiast dostosuje swoje rozwiązanie do nowych regulacji. Równie ważna jest pewność, iż producent będzie w przyszłości wspierał i rozwijał swój produkt.

Kolejnym niezwykle istotnym elementem, bez którego ciężko wyobrazić sobie pracę na programie jest wsparcie merytoryczne w codziennym użytkowaniu. Oprócz bliskości serwisantów, którzy w każdej chwili pomogą na miejscu przy instalacji czy konfiguracji, równie ważny jest dostęp do infolinii oraz możliwość korzystania z instrukcji, ćwiczeń czy biuletynów.

Na co się zdecydować?

Niestety nie wszystkie firmy tworzące oprogramowanie spełniają powyższe kryteria. Producentem, który bezwzględnie przestrzega wszystkich tych elementów jest krakowska firma Comarch, producent programu Comarch OPT!MA, z którego korzysta już ponad 30 000 użytkowników. Aby wyjść naprzeciw nowopowstałym przedsiębiorstwom przygotowano specjalną ofertę Pakietów dla firm, dzięki którym za małe pieniądze można kompleksowo wspierać prowadzenie swojego biznesu. Do wyboru są dwa pakiety:

– START Mikrofirma – zawierający program do wystawiania wszystkich dokumentów handlowych, prowadzenia rozliczeń kasowo-bankowych oraz możliwość kontaktu z Comarch ASYSTA, czyli infolinią dostępną w przypadku problemów z programem.

– START Mikro-Detal – to rozwiązanie, dzięki któremu oprócz wystawiania każdego rodzaju dokumentów handlowych, prowadzenia rozliczeń kasowo-bankowych i pomocy merytorycznej ekspertów Comarch możliwa jest praca z modułem Detal, który został stworzony specjalne dla małych punktów sprzedaży detalicznej i punktów gastronomicznych.

Inne modele pracy

Oprócz tradycyjnych form użytkowania oprogramowania do zarządzania, coraz częściej wybierany jest także nowoczesny model internetowy. Klient decydujący się na takie rozwiązanie nie instaluje oprogramowania na swoim komputerze, uzyskując do niego dostęp z dowolnego komputera poprzez przeglądarkę internetową. Jakie korzyści osiąga Klient pracujący on-line?

* dostęp do danych 24h/dobę z dowolnego komputera,
* bezpieczeństwo danych, które przechowywane są w nowoczesnej serwerowni,
* brak konieczności jednorazowej zapłaty – niskie miesięczne opłaty abonamentowe,
* stała i bezpłatna opieka konsultantów,
* niskie wymagania sprzętowe,
* bezpłatne aktualizacje oraz instalacje nowych wersji programu,
* brak kosztów wdrożenia oraz utrzymywania serwerów.

Dodatkową zaletą modelu pracy przez Internet jest możliwość współpracy on-line z biurem rachunkowym. W takim przypadku każda faktura wystawiana w Comarch e-OPT!MA, jest widoczna i księgowana w programie księgowym biura rachunkowego. Takie rozwiązanie eliminuje ryzyko popełnienia błędu podczas przepisywania faktur oraz oszczędza czas i pieniądze przedsiębiorcy.

Dostęp do programu przez Internet preferują najczęściej mobilni przedsiębiorcy, którzy często wystawiają faktury będąc ‘u Klienta’. Poza tym największe korzyści z tego rozwiązania czerpią firmy wielooddziałowe, sprzedawcy obwoźni oraz młodzi przedsiębiorcy. Właśnie dla nich w ofercie firmy Comarch znajduje się usługa Comarch e-OPT!MA – nowoczesny program do obsługi firmy dostępny przez Internet.

Gabriela Nadczuk