Jakie elementy powinien obowiązkowo zawierać dokument OT?

Instytucja przyznająca dotację zakwestionowała dokument przyjęcia środka trwałego OT, na którym nie była wskazana stawka amortyzacji. Proszę o podanie jakie elementy powinien obowiązkowo zawierać dokument OT oraz jaka jest podstawa prawna?

Instytucja przyznająca dotację zakwestionowała dokument przyjęcia środka trwałego OT, na którym nie była wskazana stawka amortyzacji. Proszę o podanie jakie elementy powinien obowiązkowo zawierać dokument OT oraz jaka jest podstawa prawna?

Dokument OT jest dokumentem księgowym, stwierdzającym dokonanie operacji zaewidencjonowania środka trwałego. Zgodnie z przepisami o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej następujące elementy:

• określenie rodzaju dowodu, numeru identyfikacyjny,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość,
• datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Należy podkreślić, że szczegółowe zasady dokumentowania przyjęć do ewidencji księgowej środków trwałych każda jednostka zasadniczo ustala dla siebie indywidualnie.

Przyjmuje się, że dokument przyjęcia środka trwałego (OT) powinien zawierać również, poza obowiązkowymi elementami wynikającymi wprost z przepisów o dowodach księgowych, takie elementy jak:

• nazwę  środka  trwałego, wynikającą  z  przepisów  w  sprawie Klasyfikacji Środków  Trwałych,
• zwięzłą charakterystykę środka, np. poszczególne części składowe, datę produkcji, budowy, numer fabryczny, dane  techniczne charakteryzujące dany środek, itd.,
• wartość  środka  trwałego,
• symbol  klasyfikacji  rodzajowej środka  trwałego, roczną stawkę amortyzacji, numer inwentarzowy.   

Powyższe wynika z praktyki księgowej, gdyż zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, środek trwały podlega amortyzacji, której rozpoczęcie następuje w miesiącu następującym po miesiącu, w którym przyjęto środek trwały na stan.. Na dzień przyjęcia środka trwałego do używania należy natomiast ustalić okres lub stawkę i metodę jego amortyzacji. Wynika to bezpośrednio z art. 32. ust. 3. Ustawy o Rachunkowości.

Dlatego też stawka amortyzacji powinna być wskazana w dokumencie księgowym, na podstawie którego środek taki został przyjęty. Dodatkowo,  należy wziąć pod uwagę, iż instytucja przyznająca dotację może indywidualnie ustalić zasady kwalifikowania i dokumentowania wydatków ponoszonych przez beneficjentów dotacji otrzymanych od danej instytucji. Zasady takie są zazwyczaj ogłaszane przez instytucje w formie wytycznych, wskazujących zakres kwalifikowania wydatków.

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.)

Agnieszka Kasperek, prawnik z Departamentu Podatkowego w Kancelarii Prawnej Chałas i Wspólnicy