Kompletowanie dokumentów przed zatrudnieniem

Nie można żądać oryginałów dokumentów

Pracodawcy nierzadko żądają od podwładnych dostarczenia oryginałów poszczególnych dokumentów w celu ich umieszczenia w aktach, ale żądanie takie nie ma jednak podstawy prawnej, bowiem zgodnie z § 1 pkt 3 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r., pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Może on żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów, ale tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Dokumentacja dodatkowa

Pracodawca, oprócz akt osobowych, musi prowadzić dodatkową dokumentację pracowniczą:

• dotyczącą podejrzeń o chorobę zawodową, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy lub z pracy,
• karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w przypadku pracowników młodocianych uwzględnia się w ewidencji również czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
• imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
• karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Zgodnie z art. 193 k.p., zatrudniający ma także obowiązek prowadzenia ewidencji zatrudnienia pracowników młodocianych, ale jako że przepisy wprost nie określają, jakie powinny być formularze dla takich dokumentów, pracodawca może opracować własne druki, które powinny odpowiadać specyfice prowadzonej przez niego działalności.

Paweł Sankowski