Najczęstsze błędy popełniane przy wypełnianiu dokumentów ubezpieczeniowych

Błędy w danych identyfikacyjnych płatnika i ubezpieczonego

We wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi należy dla płatnika składek podawać – numery NIP i REGON, a jeśli płatnikowi będącemu osobą fizyczną nie nadano tych numerów lub jednego z nich numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu. Natomiast dla ubezpieczonego numery PESEL i NIP, a jeśli nie nadano mu tych numerów lub jednego z nich serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

Ekspert ZUS

Jeżeli płatnik nie podał w zgłoszeniu płatnika lub ubezpieczonego co najmniej dwóch identyfikatorów, miał obowiązek przekazania ich do ZUS w trybie przewidzianym dla zgłaszania zmian/korekt danych (odpowiednio na formularzu ZUS ZIPA lub ZUS ZIUA). Najwięcej błędów polega jednak na niekonsekwentnym podawaniu jednolitej nazwy skróconej, zgodnej z nazwą określoną w zgłoszeniu płatnika, oraz w podawaniu innych niż w zgłoszeniu identyfikatorów numerycznych. Niekiedy płatnicy zmieniali strukturę 9- lub 14-cyfrowego REGON, nie wpisując zer na początku lub na końcu numeru. Dla systemu komputerowego były to ewidentne nieprawidłowości powodujące niezidentyfikowanie dokumentu w kontekście płatnika.

Brak konsekwencji w podawaniu jednolitych identyfikatorów dotyczy również ubezpieczonych. Na różnych dokumentach składanych za tę samą osobę np. nazwiska dwuczłonowe wpisywane są ze spacją lub z myślnikiem albo bez nich. Często w zgłoszeniu podane jest nazwisko dwuczłonowe, natomiast w imiennych raportach miesięcznych tylko jeden jego człon. Zdarza się, że w imiennych raportach miesięcznych w polu „Nazwisko” płatnicy wpisują imię, a w polu „Imię” swoje nazwisko. Często płatnicy nie zgłaszają we właściwym trybie (na formularzu ZUS ZIUA) zmiany nazwiska; dotyczy to zwłaszcza kobiet, które przyjęły nazwisko męża. Płatnik nie zmienia danych wykazanych w zgłoszeniu, natomiast używa nowego nazwiska, wypełniając imienne raporty miesięczne. W takiej sytuacji raport nie zostanie zidentyfikowany w kontekście ubezpieczonego, a w konsekwencji nie zostaną przekazane składki do OFE