Rachunkowość w spółkach z.o.o

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to jedna z najchętniej zakładanych rodzajów działalności partnerskiej. Mimo że kapitał początkowy potrzebny do założenia takiej spółki wynosi 50.000 zł, nadal to jest mniej niż potrzeba do założenia spółki akcyjnej (500.000 zł).

Ponadto jest to obok spółki akcyjnej jedna z bezpieczniejszych form działalności, bowiem wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za zobowiązania spółki odpowiadają wyłącznie do wysokości wniesionego wkładu oraz majątkiem spółki a nie własnym jak w przypadku spółki cywilnej czy jawnej.

System rachunkowości

Prawidłowa organizacja systemu rachunkowości w każdej firmie stanowi niebagatelny element jej rozwoju.

Przy organizacji systemu rachunkowości w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością należy pamiętać, że rachunkowość, zgodnie z przepisami ustawy  rachunkowości, obejmuje:

• przyjęte zasady (politykę) rachunkowości,
• prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych, ujmując zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie w drodze inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, . wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dokumentacji przewidzianej ustawą,
• poddawanie badaniu i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

To od właściciela spółki zależy jakie zasady prowadzenia rachunkowości przyjmie, niemniej jednak musi on pamiętać o tym, że dane przedsiębiorstwo najczęściej jest osobą prawną rozliczającą się z podatku VAT.

Niezależnie od przyjętych zasad rachunkowości spółka powinna posiadać dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, a w szczególności zawierającą następujące dokumenty:

• zakładowy plan kont,
• wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych,
• a w razie prowadzenia ich przy użyciu komputera – wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera,
• dokumentację systemu przetwarzania danych przy użyciu komputera i jej zmiany,
• przyjęte metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.
  Metoda prowadzenia rachunkowości

Ewidencja

Prezes spółki z o.o. odpowiedzialny jest za dokonanie wyboru metody prowadzenia ksiąg pomocniczych. Dokonując wyboru, powinien on wziąć pod uwagę rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników majątku obrotowego posiadanych przez spółkę. Możliwe są następujące metody ewidencji tych składników:

• ewidencja ilościowo-wartościowa, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,
• ewidencja ilościowa – prowadzona dla poszczególnych grup składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych,
• ewidencja wartościowa – prowadzona dla jednostek sprzedaży detalicznej lub miejsc składowania, w której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany zapasu,
• odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów w momencie ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem na koniec każdego kwartału stanu tych składników majątkowych drogą spisu z natury i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych określa ustawa o rachunkowości, jednak daje ona spółce sporą swobodę w wyborze stosowanych rozwiązań.

Poniżej przedstawione zostały wybrane podstawowe zasady wraz z ich krótkim opisem.

Zasady rachunkowości

Zgodnie z przepisami obowiązującej ustawy o rachunkowości wszystkie jednostki, w tym również spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, są zobligowane do stosowania zasad rachunkowości w sposób prawidłowy, zapewniając rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej, wyniku finansowego oraz rentowności jednostki.

Do podstawowych zasad prawidłowej rachunkowości należą:

• zasada memoriału, polega na zaliczeniu w koszty lub przychody danego okresu obrachunkowego dokonanych transakcji w momencie ich wystąpienia, a nie w momencie zapłaty.
• zasada ostrożnej wyceny, polega na dokonywaniu wyceny aktywów i pasywów oraz przychodów i kosztów jednostki z dużą rozwagą, ostrożnością, w sposób jak najbardziej realny.
• zasada ciągłości, wymaga bardzo skrupulatnego i systematycznego działania, bowiem nakazuje dokonywanie w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych na kontach, jednakowej wyceny aktywów, pasywów, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych; wykazane w bilansie zamknięcia stany aktywów i pasywów należy ująć w tej samej wysokości w bilansie otwarcia następnego roku obrotowego.

• zasada kontynuacji działania, zakłada natomiast dalsze prowadzenie działalności przez spółkę w dającej się przewidzieć przyszłości w niezmienionym zakresie. Gdyby kontynuacja działalności była zagrożona np. upadłością, wówczas wyceny wszystkich składników aktywów dokonuje się według cen sprzedaży netto możliwych do uzyskania, nie wyższych od cen nabycia lub kosztów wytworzenia, pomniejszonych o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne.
• zasada podwójnego zapisu, zgodnie z tą zasadą, zapisu księgowego danej kwoty dokonuje się na jednym koncie po stronie Wn lub Ma, zapisując jednocześnie tę samą kwotę na koncie przeciwstawnym odpowiednio po drugiej stronie tego konta.
• zasada zapisu powtórzonego, polega na powtórzeniu kwoty zapisanej po tej samej stronie konta syntetycznego i analitycznego.
• zasada zapisu chronologicznego, zobowiązuje do księgowania operacji według dat ich powstania.
• zasada zapisu systematycznego, polega na dokonywaniu zapisów w księdze głównej i w księgach pomocniczych zgodnie z systematyką planu kont,
  a oznacza to, iż należy księgować na właściwych kontach syntetycznych i analitycznych według treści operacji gospodarczych lub finansowych.
• zasada współmierności przychodów i kosztów, odnosi się do rachunkowania w następujący sposób. Obliguje ona posługującą się nią firmę do zaliczenia przychodów i związanych z nimi kosztów danego okresu do tego okresu nawet wówczas, gdy przychód nie został jeszcze opłacony, a koszt nie został jeszcze poniesiony. Natomiast przychody i koszty nie dotyczące okresu sprawozdawczego podlegają rozliczeniu w czasie, a nie zapłacone, lecz przypadające na okres koszty lub straty odnosi się na konta tworzonych rezerw.
• zasada istotności, polega na wyodrębnieniu w księgach rachunkowych tych kont, których obroty i salda mogą mieć istotne znaczenie w ocenie sytuacji majątkowej i finansowej wyniku finansowego i rentowności spółki. Należy pamiętać o realizowaniu tej zasady już na etapie opracowywania zakładowego planu kont.
• zasada równowagi bilansowej, zobowiązuje posługującą się nią firmę do zachowania równowagi kwotowej między zapisami sumarycznymi obrotów i sald na każdym koncie osobno i na wszystkich kontach razem; równowaga bilansowa widoczna jest na zestawieniu obrotów i sald oraz w bilansie.
• zasada dokładnego pomiaru; w przypadku tej zasady mamy do czynienia z ustalaniem stanu faktycznego zdarzeń, dokonanych transakcji, składników majątku i źródeł ich pochodzenia oraz wyniku finansowego. Zasada ta jest ważna przede wszystkim w inwentaryzacji.

Zakładowy plan kont – co to takiego?

Częścią dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości jest zakładowy plan kont.

Odpowiedzialność za tę część dokumentacji ponosi kierownik jednostki, a w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zarząd lub prezes zarządu, w zależności od ustaleń zawartych w umowie spółki albo w uchwale zgromadzenia wspólników. W przypadku, kiedy funkcję kierownika jednostki sprawuje zarząd, to wówczas zakładowy plan kont wprowadzany jest uchwałą zarządu. Jeżeli natomiast zgodnie z umową spółki funkcję tę pełni prezes to zakładowy plan kont jest wprowadzany przez zarządzenie prezesa zarządu.

W jednym i drugim przypadku wcześniej projekt dokumentacji opracowany zostaje przez głównego księgowego spółki.

Dla leniwych można polecić różne dostępne na rynku tak zwane wzorcowe plany kont.

Część z nich jest specjalnie opracowanych dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Można taki wzorcowy plan kont zaadaptować, czyli odpowiednio zmodyfikować dla własnych potrzeb.

Jednak najbardziej odpowiadającym potrzebom danej firmy jest indywidualny plan.

Doświadczenie pokazuje, że najlepszym planem kont jest własny plan, opracowany dla konkretnej jednostki, uwzględniający jej specyfikę i potrzeby.

Oczywiście musi być on opracowany zgodnie z przepisami, czyli wymogami wprowadzonymi ustawą o rachunkowości, jak i przepisami podatkowymi.

Zakładowy plan kont jest bardzo ważny, bowiem stanowi podstawę do księgowania wszelkich operacji gospodarczych i finansowych w każdej jednostce. Ma on zapewnić terminowe sporządzenie sprawozdań, deklaracji i informacji wymaganych od spółki.

Pełna dokumentacja powinna również obejmować wykazy powiązań kont syntetycznych, a niekiedy również analitycznych z pozycjami następujących sprawozdań:

• bilansem,
• rachunkiem zysków i strat,
• sprawozdaniem z przepływów pieniężnych.

Księgi rachunkowe

W rozliczeniach rachunkowych trudno byłoby obyć się bez ksiąg rachunkowych.

W myśl art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe obejmują:

• dziennik,
• konta księgi głównej – ewidencji syntetycznej,
• konta ksiąg pomocniczych – ewidencję analityczną,
• wykaz składników aktywów i pasywów – inwentarz,
• zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych.

Jak zaznaczono w ustawie księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

Ponadto księgi należy prowadzić w siedzibie zarządu spółki. Mogą być one jednak prowadzone poza siedzibą zarządu w razie powierzenia ich prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nie posiadającej osobowości prawnej uprawnionej do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z ustawą księgi rachunkowe otwierane są pod datą rejestracji spółki we właściwym sądzie rejestrowym. Pod tą datą księguje się również objęcie przez udziałowców udziałów w formie pieniężnej lub w formie aportu.

Również bardzo istotną sprawą jest fakt zaliczania wydatków spółki do kosztów uzyskania przychodu dla celów podatku dochodowego od osób prawnych. Zgodnie z przepisami dotyczącymi tego podatku podmiot gospodarczy istnieje od momentu zgłoszenia do właściwego urzędu skarbowego wniosku o nadanie NIP. Do czasu nadania NIP należy posługiwać się numerem REGON.