Wydanie dokumentów pracowniczych przy ubieganiu się o emeryturę

Chcę iść na wcześniejszą emeryturę, ale dowiedziałam się, że zaginęły moje dokumenty. Kadry twierdzą, że mają angaże, ale ksero ich wydadzą tylko na prośbę sądu. Co mam zrobić, czy jest to zgodne z prawem?

Litera prawa nakazuje pracodawcy zachowywać oraz wydawać dokumenty potrzebne m.in. do ustalenia prawa do świadczeń z ZUS. Takimi dokumentami w myśl § 22 ust. 1 rozporządzenia w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe są: świadectwo pracy, zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach na druku ZUS RP-7, legitymacja ubezpieczeniowa, a także umowa o pracę oraz inne dokumenty, z których wynika okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 125 ust. 1 ustawy o emeryturach i rentach z FUS pracodawca ma obowiązek współdziałać z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia, a także wydawać pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczenia niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Oznacza to, że niedopełnienie obowiązku nałożonego ustawą daje pracownikowi prawo do dochodzenia roszczenia na drodze sądowej w trybie procedury cywilnej.

Aby przejść na wcześniejszą emeryturę, należy uprzednio rozwiązać istniejący stosunek pracy. Wówczas pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy niezwłocznie pod rygorem odpowiedzialności odszkodowawczej z art. 99 § 1 kodeksu pracy tj. z tytułu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Ponadto na wniosek byłego pracownika sąd może orzec nakaz wydania świadectwa pracy, jeśli pracodawca w ogóle świadectwa nie wydaje.

Kopie świadectw pracy od poprzednich pracodawców są z kolei przechowywane w aktach archiwum, a ich odpisy są wydawane w uzasadnionych przypadkach. Były pracownik winien zatem wskazać przyczynę wniosku o wydanie odpisu jako istotną i prawdopodobną, przy czym przepisy nie wskazują katalogu takich przyczyn.

Kancelaria INITIUM Krzysztof Biernacki

Podstawa prawna:

Art. 125 ust. 1 pkt 1 i 2 Ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2013 r. Nr 0, poz. 1440)

§ 22 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz. U. z 2011 r. Nr 237, poz. 1412)

Art. . 99 § 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94)

§ 4 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz. U. z 1996 r. Nr 60, poz. 282)