Wydatki w firmie a nieobecność pracownika

Usprawiedliwiona nieobecność pracownika w firmie jest kosztowna dla pracodawcy – ma on obowiązek zapłacić za ten czas. Niektóre nieobecności można jednak ograniczyć lub wyeliminować, bez naruszania uprawnień i przepisów.

Pracodawca – za co płaci?

Nie można lekceważyć problemu nieobecności, ponieważ zdarzają się pracownicy, którzy nadużywają swych uprawnień, wykorzystując zwolnienia lekarskie niezgodnie z celem. Wynika to z przekonania, że pracodawca toleruje nieobecności i płaci za nie.

Płatne są pierwsze 33 dni choroby pracownika w roku kalendarzowym. Wynagrodzenie za ten czas wynosi 80 proc. podstawy wymiaru. Gdy nieobecność trwa dłużej, pracodawca jest zmuszony zatrudnić inną osobę w zastępstwie – oprócz tego, że jej płaci, zostaje także obciążony kosztami związanymi z poszukiwaniem zastępcy. Ze znalezieniem fachowca mogą być kłopoty, gdy nieobecność przypada na okres urlopowy; dodatkowo nowego pracownika trzeba także przeszkolić.

Skuteczna perswazja antyzwolnieniowa

Pracodawca nie jest do końca bezradny, gdy pracownik okazuje mu zwolnienie lekarskie. Zawsze może sprawdzić, czy jest ono wykorzystywane zgodnie z celem, w jakim zostało wystawione, czy dokument nie został sfałszowany, a w przypadku opieki nad dzieckiem – czy w gospodarstwie domowym nie ma innych dorosłych osób, które mogłyby ją sprawować. Wykorzystywanie zwolnień lekarskich ograniczyć może poprawa warunków pracy (ze wskazaniem na szkodliwe i niebezpieczne) i zapewnienie pracownikom dodatkowej opieki lekarskiej, aby nie musieli korzystać wyłącznie z pomocy lekarza pierwszego kontaktu.

Na ograniczenie absencji ma także wpływ wprowadzenie odpowiedniego systemu motywacyjnego. Pracownikowi może wtedy bardziej opłacać się zapewnić opiekę choremu członkowi rodziny i nie korzystać ze zwolnienia z tego tytułu. Warto zatem zaadaptować w firmie taki system wynagradzania, aby wysokość zarobków pracownika zależała od wyników jego pracy. Jednak część dochodów w miesiącu musi być zawsze stała, natomiast pozostały zarobek uzależniony jest od jego osiągnięć oraz pełnionej funkcji. W ten sposób odchodzi się od systemu wynagrodzeń stałych. Jeżeli wysokość wynagrodzenia łączyć się będzie z wynikami pracy, to pracownik sam będzie dbał o najwyższe osiągi, a także ograniczał zbyt długą, częstą lub po prostu nieuzasadnioną nieobecność.

W organizacji nie może być cichej akceptacji kierownika dla korzystania ze zwolnień, które służą pracownikom do dorabiania do niskich zarobków. Warto stosować politykę odwrotną – przydzielić pracownikom do wykonania konkretne zadania i wytworzyć wśród ludzi takie przekonania, że sami będą piętnowali tych, którzy nadużywają zwolnień, ponieważ w ten sposób powodują większe obciążenie pracą pozostałych.

Kontrolowanie zwolnień lekarskich

Pracodawca ma prawo skontrolować pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim, a także zwrócić się do ZUS o sprawdzenie wykorzystywania zwolnień. Sankcją dla pracowników będzie też wprowadzenie odpowiedzialności porządkowej za niedoręczenie zwolnienia w odpowiednim terminie, a nawet rozwiązanie stosunku pracy z tego powodu lub wtedy, gdy pracownik wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z przeznaczeniem.

W niektórych przypadkach można też rozwiązać umowę z powodu obecności usprawiedliwionych, lecz częstych i długotrwałych (zob. art. 53 kodeksu pracy).

Kontrola? Jak najbardziej!

Prawo do kontroli zwolnień lekarskich ma pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia społecznego więcej niż 20 osób. Może on sprawdzić, czy zaświadczenia nie zostały sfałszowane i czy zostały wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zwolnień lekarskich oraz kontrolować, czy wykorzystywanie zwolnień przez pracowników odbywa się zgodnie z przeznaczeniem. Procedura ta ma na celu sprawdzenie, czy będący na zwolnieniu pracownik nie wykonuje w tym czasie pracy zarobkowej lub… generalnych porządków przedświątecznych itp.

Kontrola prawidłowości wykorzystania lekarskich zwolnień od pracy powinna być dokonywana w miarę potrzeby (bez ustalania terminów!), a nasilana szczególnie w okresach wzmożonej absencji chorobowej lub związanej ze sprawowaniem opieki.

W praktyce w imieniu pracodawcy kontrolę sposobu wykorzystywania zwolnień prowadzi imiennie upoważniony pracownik. Jeżeli w trakcie kontroli wyniknie, że pracownik korzystający ze zwolnienia lekarskiego wykonuje pracę zarobkową bądź wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z celem, wówczas osoba kontrolująca sporządza protokół, w którym podaje, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia. Protokół przedkłada kontrolowanemu pracownikowi, aby wniósł do niego uwagi.

Wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie wykorzystywane było zgodnie z celem, rozstrzyga odpowiednia jednostka organizacyjna ZUS, uzyskując w miarę potrzeby opinię lekarza leczącego. W razie sporu ZUS wydaje decyzję, od której można się odwołać.

Pracodawca może też podejrzewać, że pracownik nie jest chory, a lekarz wydał zwolnienie bezpodstawnie. Wtedy ma prawo wystąpić do ZUS o przeprowadzenie kontroli przez lekarza – orzecznika. Jeżeli zaś po przeprowadzeniu kontroli zaświadczenia pod względem formalnym zachodzi podejrzenie, że zaświadczenie zostało sfałszowane, należy wystąpić do lekarza leczącego o wyjaśnienie sprawy.

Kiedy zwolnić?

W przypadku, gdy pracownik wykorzystuje zaświadczenie lekarskie niezgodnie z przeznaczeniem, pracodawca może go zwolnić za wypowiedzeniem. Gdy zaś korzystający ze zwolnienia lekarskiego pracownik wykonuje w tym czasie inną pracę zarobkową – pozostaje zwolnienie dyscyplinarne.

Zdarza się też, że pracodawca nie może wyciągnąć konsekwencji w stosunku do pracownika, który wykonywał jeszcze inne czynności w okresie korzystania ze zwolnienia lekarskiego. Chodzi tu o przypadki, gdy pracownik zachowuje się zgodnie z zaleceniami lekarskimi, a dodatkowo z tych zaleceń wynika, że czynności te nie mają wpływu na stan zdrowia pracownika. Przykładowo: przebywający na zwolnieniu lekarskim pracownik bierze udział w szkoleniu, a zgodnie z zaleceniami lekarskimi udział w szkoleniu przez pewien czas nie ma wpływu ani na poprawę, ani na pogorszenie się stanu zdrowia pracownika. Sąd Najwyższy rozpoznając taki przypadek uznał, że czyn pracownika nie nosi cech bezprawności i dlatego nie można rozwiązać z nim umowy o pracę bez wypowiedzenia (orzeczenie z 4 marca 1999 r. w sprawie sygn. akt I PKN 613/98).

W orzecznictwie Sądu Najwyższego ustalił się także pogląd, że możliwe jest uzasadnienie przez pracodawcę wypowiedzenia częstymi nieobecnościami pracownika spowodowanymi chorobą, jeżeli te nieobecności dezorganizują pracę w firmie. Przyczyną wypowiedzenia mogą być okoliczności niezależne od pracownika, jeżeli przemawia za tym uzasadniony interes firmy (nawet jeśli są to długotrwałe usprawiedliwione nieobecności pracownika z przyczyn zdrowotnych lub rodzinnych – takie stanowisko zostało wyrażone w uchwale Sądu Najwyższego oraz Izby Pracy i Ubezpieczeń Społecznych – uchwała z 27 czerwca 1985 r. podjęta w sprawie sygn. akt III PZP 10/85). Z kolei w wyroku z 3 listopada 1997 r. (w sprawie sygn. akt I PKN 327/97) Sąd Najwyższy stwierdził, że „w nowych warunkach ustrojowych i społeczno-ekonomicznych w pełni aktualne jest uznanie, że długotrwała choroba pracownika może stanowić przyczynę wypowiedzenia mu umowy o pracę”. Pracodawca może więc podać taką przyczynę jako uzasadnienie wypowiedzenia i nie musi dodawać, że ta nieobecność dezorganizuje pracę w firmie.

Również nieprzewidziane, długotrwałe i powtarzające się nieobecności pracownika w firmie, które powodują wyznaczanie zastępstw, zatrudnianie na zleceniu, płacenie dodatkowo za godziny nadliczbowe mogą stanowić podstawę wypowiedzenia umowy o pracę mimo, że nieobecności pracownik usprawiedliwił. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z 4 grudnia 1997 r. w sprawie sygn. akt I PKN 422/97.

Paweł Sankowski