Zasady korygowania dokumentów ubezpieczeniowych

Zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek zobowiązany jest do składania prawidłowo wypełnionych dokumentów ubezpieczeniowych oraz do zgłaszania wszelkich zmian danych, jakie nastąpiły w stosunku do danych wykazanych w dokumentach ubezpieczeniowych przekazanych do ZUS. Poradnik opisuje zasady korygowania dokumentów ubezpieczeniowych, zarówno zgłoszeniowych, jak i rozliczeniowych.

Wstęp

Wzory dokumentów ubezpieczeniowych, które płatnik składek ma obowiązek przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, określone zostały w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. 1998 nr 149, poz. 982 z późn. zm.).

Dokumenty ubezpieczeniowe – z uwagi na ich przeznaczenie – można podzielić na:

• dokumenty zgłoszeniowe,
• dokumenty rozliczeniowe.

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.), płatnik składek zobowiązany jest do składania prawidłowo wypełnionych dokumentów ubezpieczeniowych oraz do zgłaszania wszelkich zmian danych, jakie nastąpiły w stosunku do danych wykazanych w dokumentach ubezpieczeniowych przekazanych do ZUS.

Zmianę danych płatnik składek zgłasza wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Zmiana ta spowoduje zmianę danych na bieżąco (patrz: przykład 1).

Korektę danych płatnik składek przekazuje wtedy, gdy poprawia błąd w danych, który popełniony został we wcześniej złożonych dokumentach ubezpieczeniowych. Korekta danych zmieni dane wstecz, tj. od daty wynikającej z poprzednio złożonego dokumentu ubezpieczeniowego (patrz: przykład 2).

Przykład 1

Zmianę adresu ubezpieczonego (np. zmianę adresu zamieszkania) należy zgłosić poprzez złożenie dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie zmiany danych, tj. poprzez wpisanie cyfry „1” w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 03 (formularz ZUS ZUA) lub w polu 02 (formularz ZUS ZZA).

Przykład 2

W przypadku gdy w adresie ubezpieczonego podanym w zgłoszeniu do ubezpieczeń jest pomyłka, płatnik składek zobowiązany jest dokonać korekty danych adresowych ubezpieczonego. Korekty adresu ubezpieczonego należy dokonać poprzez złożenie dokumentu zgłoszeniowego ZUS ZUA lub ZUS ZZA w trybie korekty, tj. poprzez wpisanie cyfry „2” w bloku I „Dane organizacyjne” w polu 03 (formularz ZUS ZUA) lub w polu 02 (formularz ZUS ZZA).

Płatnicy składek przekazują do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe:

• poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego, utworzonego w aktualnej wersji programu informatycznego udostępnionego przez ZUS – obowiązkowa dla płatników składek rozliczających składki za więcej niż 5 osób (wyjątek stanowią dokumenty ZUS ZFA i ZUS ZPA w trybie zgłoszenia oraz ZUS ZIPA, które należy przekazywać wyłącznie w formie papierowej),
• w formie papierowej, tj. na formularzach dostępnych w każdej jednostce terenowej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub jako wydruki z aktualnej wersji programu „Płatnik” – dla płatników składek rozliczających składki za nie więcej niż 5 osób.

W uzasadnionych przypadkach, na wniosek płatnika składek, dyrektor oddziału ZUS może zwolnić  płatnika  rozliczającego składki za więcej niż 5 osób z obowiązku   elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych.