Zasady korygowania dokumentów ubezpieczeniowych

Podstawowe zasady składania dokumentów zgłoszeniowych

Zgłoszenie płatnika składek (ZUS ZPA lub ZUS ZFA)

Płatnicy składek są zobowiązani do złożenia formularza – zgłoszenie płatnika składek w terminie 7 dni od:

• daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi pierwszej osoby,
• daty powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych dla ubezpieczonych zobowiązanych do płacenia składek wyłącznie na własne ubezpieczenia albo składek na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących.

Analogiczne zasady stosuje się do zgłoszeń płatników, którzy są zobowiązani do rozliczania i opłacania składek za osoby podlegające wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Wyjątkowe uregulowanie dotyczy twórców i artystów, którzy zgłoszenia płatnika składek ZUS ZFA dokonują w ciągu 7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej.

Uwaga!

Dokumenty ZUS ZPA i ZUS ZFA (w trybie zgłoszenia) oraz dokument ZUS ZIPA, tj. zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych płatnika składek należy składać we właściwej według siedziby płatnika składek placówce ZUS w formie papierowej z dołączonymi kopiami decyzji o nadaniu numeru NIP i zaświadczenia o nadaniu numeru REGON.

Zgłoszenie ubezpieczonego (ZUS ZUA lub ZUS ZZA)

Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi i/lub ubezpieczeniem zdrowotnym podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń. Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń.

Pracowników skierowanych do pracy lub służby w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, stałych przedstawicielstwach przy Organizacji Narodów Zjednoczonych i innych misjach specjalnych za granicą należy zgłosić do ubezpieczeń nie później niż w terminie rozliczania i opłacania składek za miesiąc, w którym powstał obowiązek ubezpieczeń.

Osoby, które obejmowane są ubezpieczeniami społecznymi na zasadach dobrowolności, z wyłączeniem osób, które zamierzają kontynuować ubezpieczenia emerytalne i rentowe, zgłaszają wniosek o objęcie ubezpieczeniami w terminie przez siebie wybranym.

Osoby, które zamierzają kontynuować ubezpieczenia emerytalne i rentowe, wniosek o objęcie tymi ubezpieczeniami zgłaszają w terminie 30 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń społecznych.

Twórcy i artyści dokonują zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej.

Wyjątkowe uregulowanie dotyczy osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłki macierzyńskie, które płatnik składek zgłasza do ubezpieczeń poprzez wykazanie w imiennym raporcie miesięcznym.

Zgłoszenie zmiany/korekty danych

Płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić Zakład Ubezpieczeń Społecznych o wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w stosunku do danych osób ubezpieczonych zawartych w zgłoszeniu, w terminie 7 dni od zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie bądź otrzymania zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach przez ZUS.

Płatnik składek zobowiązany jest zawiadomić Zakład Ubezpieczeń Społecznych o wszelkich zmianach w stosunku do danych zawartych w swoim zgłoszeniu, w terminie 14 dni od zaistnienia zmian lub stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie bądź otrzymania zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach przez ZUS.

Płatnik składek nie zmienia oraz nie koryguje danych, których zgodnie z obowiązującymi przepisami  nie ma obowiązku podawać w dokumentach ubezpieczeniowych.

Zgłoszenie wyrejestrowania ubezpieczonego (ZUS ZWUA), zgłoszenie wyrejestrowania płatnika składek (ZUS ZWPA)

Każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek jest zobowiązany złożyć w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu.

Wyjątkowo pracowników skierowanych za granicę do pracy lub służby w przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych, stałych przedstawicielstwach przy ONZ i innych misjach specjalnych wyrejestrowuje się w terminie 30 dni od ustania stosunku pracy.

Płatnik składek, który zakończył prowadzoną przez siebie działalność oraz dokonał wszelkich rozliczeń związanych z prowadzeniem działalności (m.in. polegających na wyrejestrowaniu wszystkich ubezpieczonych oraz rozliczeniu składek od wypłaconych im należności stanowiących podstawę wymiaru składek), ma obowiązek złożyć zgłoszenie wyrejestrowania w terminie 14 dni od daty zaistnienia tego faktu.

Uwaga!

Jeżeli obowiązek przekazania określonych dokumentów ubezpieczeniowych wynika z decyzji ZUS, dokumenty te należy przekazać nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji.