Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych

Poradnik przeznaczony jest dla płatników składek, którzy mają obowiązek sporządzania i przekazywania do Zakładu dokumentów ubezpieczeniowych. Jego celem jest pomoc w prawidłowym przygotowaniu tych dokumentów. Zawiera on wzory formularzy zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz szczegółowe informacje dotyczące sposobu ich wypełniania.

Wstęp

Wzory formularzy oraz kody wykorzystywane przy ich wypełnianiu  zostały opublikowane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 149, poz. 982 z późn. zm.).

Płatnicy składek zobowiązani są przekazywać do ZUS zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe, inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład. Jedynie płatnicy składek rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób mogą przekazywać dokumenty w formie dokumentu pisemnego albo w formie wydruku z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład.

W uzasadnionych przypadkach, na wniosek płatnika składek złożony we właściwym według siedziby płatnika  oddziale Zakładu, dyrektor oddziału może upoważnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób do przekazywania dokumentów w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku lub poprzez nośniki elektroniczne w formie dokumentu elektronicznego z aktualnego programu informatycznego udostępnionego przez Zakład.