5 – 10 minut dziennie na dokładne i skuteczne kontrolowanie handlowca

Według menedżerów sprzedaży dobry system kontroli pracy handlowców charakteryzuje się trzema elementami:

• szybkość – na kontrolę nie mogą poświęcać  więcej niż 5-10 min dziennie,
• obserwowanie jakości i wyników pracy handlowca na bieżąco, a nie po zamknięciu okresu sprawozdawczego,
• efektywność – powinien to być system kontroli zapewniający szefom sprzedaży możliwość nadzorowania pracy handlowców, szybkiego wykrywania pojawiających się zagrożeń i przeciwdziałania im, tak, aby mógł przełożyć się na zrealizowany plan.

Zarządzanie przez cele

… jako sposób kontrolowania pracy handlowców  doskonale spełnia te warunki. „Menedżerowie handlowi, którzy tę metodę stosują przyznają, że na kontrolę kilku handlowców poświęcają nie więcej niż 30 – 60 minut dziennie. Mimo to doskonale wiedzą, co każdy z handlowców ma zrobić, co już zrobił, czy realizacja planu nie jest zagrożona itd.” – mówi Mirosław Smoczyński, konsultant i autor programów szkoleniowych z zakresu windykacji i handlu, ekspert publikacji „Zarządzanie działem sprzedaży” wydawnictwa Wiedza i Praktyka.

Taką kontrolę przeprowadzają najczęściej rano, zaraz po przyjściu do pracy, co pozwala im na podjęcie właściwych działań w dalszym ciągu dnia w przypadku wystąpienia problemów. Do kontroli tej wykorzystują przedstawioną poniżej tabelę. Ułatwia ona zlecanie zadań handlowcom oraz szybką i skuteczną kontrolę efektywności ich pracy.

Cel główny

Aby zwiększyć skuteczność tej metody, a tym samym szanse na wywiązanie się handlowców z wyznaczonego im zadania, dodają jeszcze 3 dodatkowe rubryki z analizy SWOT:

Ocena warunków wewnętrznych firmy                                              Zagrożenia zewnętrzne

Metoda zarządzania przez cele przy kontrolowaniu pracy handlowców doskonale sprawdza się

… w krótszych okresach czasu, np. 1 – 3 miesiące. Wykorzystywanie jej do planowania i kontroli realizacji zadań handlowych w dłuższym okresie, oznaczałoby konieczność wpisania do niej wielu szczegółowych informacji. W efekcie tabela ta zamiast mieścić się na 1 – 2 stronach, dzięki czemu jest bardzo poręczna, przejrzysta i łatwa w użyciu, zajmowałaby kilkanaście kartek. Wówczas korzystanie z niej byłoby znacznie utrudnione. Można jednak ominąć ten problem przygotowując tabelę na dłuższy okres, w której zapisane byłyby tylko ogólne informacje, zaś później sami sprzedawcy przygotowywaliby odrębne tabele na każdy miesiąc.

Używanie takiej tabeli jest bardzo proste. Menedżer spotyka się z handlowcem i przedstawia mu plan na kolejny okres rozliczeniowy. Następnie daje mu wydruk takiej tabeli, lub mówi gdzie w sieci komputerowej ją znajdzie, i prosi o jej wypełnienie. Umawia się z nim równocześnie na następną rozmowę, podczas której omówiona zostanie realność i poprawność wypełnienia tabeli przez handlowca. Przeglądając następnie taką tabelę menedżer może zwrócić handlowcowi uwagę na popełnione przez niego błędy.

„To menedżer decyduje o tym jak szczegółowy i dokładny taki plan będzie. Jednak im więcej dat i dokładnych wytycznych tam umieści tym szybciej i łatwiej będzie mógł kontrolować handlowca.” – radzi Mirosław Smoczyński. „System ten daje menedżerowi możliwość kontroli postępów w realizacji planu w każdym momencie, wystarczy sprawdzić w tabeli założone cele i telefonicznie skontrolować efekty pracy handlowca np.: w dziale zamówień, księgowości, czy u samego klienta. Na wykonanie tych czynności wystarczy menedżerowi 5 – 10 minut, a mimo to będzie doskonale wiedział jak idzie handlowcowi, czy realizacja planu nie jest zagrożona.” – dodaje.

Autor tekstu: Mirosław Smoczyński, konsultant i autor programów szkoleniowych z zakresu windykacji i handlu, trener firmy szkoleniowej STS.

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka