Outsourcing Windykacji

Prawie każda firma spotyka się z problemem opóźnień w regulowaniu zobowiązań kontrahentów czy wręcz braku zapłaty za dostarczony towar bądź usługę. Zdecydowana większość przedsiębiorców i służb finansowych w firmach różnej wielkości stara się rozwiązywać problem monitoringu i windykacji należności we własnym zakresie. W większości przypadków polega to na interwencyjnych czyli nie usystematyzowanych działaniach służb księgowych i finansowych.

„Nowoczesna” windykacja

Wyższy stopień specjalizacji przejawia się w tworzeniu własnych komórek windykacyjnych. W każdym przypadku pojawia się ponadto stała bądź okazyjna współpraca z radcą prawnym. Taki model windykacji można dzisiaj określić mianem nienowoczesnego. 

Nowoczesność w wielu dziedzinach gospodarki kojarzyć się powinna ze specjalizacją, profesjonalizmem i wysoką efektywnością. Tych warunków nie spełnia zwykle model działania oparty na haśle „radzimy sobie sami”. Rozwijanie struktury przedsiębiorstwa i tworzenie działów obsługujących różne sfery działalności daje często znaczny przyrost kosztów i niewspółmierny wzrost lub wręcz spadek efektywności działania. Wymaga także zwiększenia liczby etatów bądź przesunięcia pracowników z działów operacyjnych często np. zdarza się wykorzystywanie do windykacji pracowników działu handlowego.

Rodzi to oczywisty i bezpośredni wzrost kosztów w pierwszym przypadku i spadek efektywności w drugim. Do tego wszystkiego należy jeszcze dołożyć koszty zarządzania i spadek efektywności zarządzania wynikający z zarządzania większą strukturą. Pozorne może się wydawać, że utrzymanie pełnej kontroli nad należnościami jest łatwiejsze w przypadku modelu „radzimy sobie sami”. Czy na pewno ? Zwykle nie tworzy się specjalnego oprogramowania do windykacji zdolnego do generowania raportów o jej stanie. Systemy finansowo-księgowe dają bardzo ograniczoną w tym zakresie informację, najczęściej tylko o braku zapłaty dacie wymagalności i liczbie dni przeterminowania itp.

Profesjonalne systemy służące do obsługi windykacji potrafią generować raporty zawierające pełną informację o stanie zaawansowania działań, badać efektywność i prognozować efekty prac oraz dyscyplinować działania użytkowników. Stworzenie profesjonalnego oprogramowania na użytek własnej windykacji jest nieopłacalne. Czy decydując się na outsourcing czyli wykorzystanie zewnętrznych środków do windykacji przedsiębiorstwo odniesie realne korzyści ? Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Korzyści mogą być ogromne bądź znikome, a nawet skutek może być negatywny. Wszystko zależy od tego z jaką firmą windykacyjną będziemy mieć do czynienia.

Po polsku

W Polsce działa co najmniej kilkaset podmiotów zajmujących się windykacją. Wiele z nich to firmy jednoosobowe i nie dysponujące niezbędnymi środkami technicznymi, które siłą rzeczy nie są w stanie zapewnić odpowiedniego poziomu usług. Firmy, które dysponują odpowiednim kapitałem finansowym i ludzkim pozwalają na uzyskanie maksimum korzyści z podjętej z nimi współpracy.

W obserwowanych przypadkach firm, które zdecydowały się na współpracę z profesjonalną firmą windykacyjną daje się zauważyć wzrost ściągalności należności o 200% w stosunku do tego jaki dana firma uzyskiwała we własnym zakresie. Poprawa spływu należności jest korzyścią, którą trudno przecenić, zwłaszcza obecnie gdy egzekwowanie należności od odbiorców stanowi problem niemal całej gospodarki i niejednokrotnie też decyduje o bycie firmy. Nie można oczywiście patrzeć na wynik bez przyjrzenia się nakładom jakie jego uzyskaniu towarzyszą. Tutaj także można stwierdzić o wyższości rozwiązania opartego o outsourcing nad działaniami we własnym zakresie. Wyższość wynika przede wszystkim z bezpośredniego powiązania kosztów w wynikami działań windykacyjnych.

Utrzymanie własnej komórki windykacyjnej zawsze jest związane z pewnymi kosztami stałymi i bez względu na efekty pracy koszty te muszą być poniesione. W przypadku outsourcingu windykacji firma windykacyjna najczęściej nie pobiera stałego wynagrodzenia i zaspokaja się z prowizji naliczanej od środków faktycznie odzyskanych od dłużników. Prowizje w wysokości od kilku do kilkunastu procent dają w efekcie kwoty, które najczęściej nie wystarczyłyby na stworzenie nawet małego działu windykacji. Na przykład firma kierująca rocznie do kompleksowej windykacji ok. 200 spraw na ogólną kwotę ok. 5mln zł, wyda na windykację ok. 100tys zł czyli 2% kwoty zleconej do windykacji. Trzeba tutaj podkreślić, że windykacja w zależności od charakteru sprawy dotyczy wszystkich etapów z postępowaniem sądowym włącznie, a więc w wymienionej kwocie zawarty jest koszt obsługi prawnej. 

O outsourcingu mówi się coraz częściej i można nawet pokusić się o stwierdzenie, że pojawiła się swego rodzaju moda na outsourcing, która jak wiele innych przyszła z zachodu. Tendencja do wykorzystania zewnętrznych środków nie jest z całą pewnością modą przejściową i tak jak inne kiedyś nowe produkty np. leasing na dobre zadomowi się w polskiej gospodarce. Argumenty za tym przemawiające, przytoczone w niniejszym artykule w oparciu o outsourcing windykacji wydają się chyba oczywiste.