Rejestracja kas fiskalnych

Podatnik stosujący kasę fiskalną obowiązany jest do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Aby móc używać kas fiskalnych, czyli rejestrujących należy najpierw dokonać rejestracji ich samych.

Uruchomienie kasy

Uruchomienie pamięci fiskalnej kasy przez wpisanie do niej numeru unikatowego kasy potocznie jest nazywane „fiskalizacją”. Przed tą czynnością pamięć fiskalna nie jest aktywna i nie dokonują się w niej żadne zapisy, toteż takie urządzenie z prawnego punktu widzenia nie jest kasą fiskalną.

Do wpisania tego unikatowego numeru uprawnione są odpowiednie służby serwisowe, dysponujące uprawnieniami nadanymi przez producenta lub importera. W trakcie fiskalizacji uprawniony serwis wpisuje do pamięci fiskalnej numer NIP podatnika, oraz dokonuje włączenia pamięci fiskalnej, która do tej pory była w tzw. trybie szkoleniowym. Serwisant (pracownik służb serwisowych) musi legitymować się odpowiednim identyfikatorem, upoważniającym do obsługi odpowiednich kas.

Po dokonaniu tychże czynności podatnik oraz służby serwisowe zobowiązani są do poinformowania właściwego urzędu skarbowego, w którym zarejestrowany jest użytkownik jako płatnik VAT (ma nadany numer NIP), o zainstalowaniu kasy Informację tę należy przekazać do urzędu najpóźniej do siódmego dnia od daty zainstalowania kasy rejestrującej.

Na podstawie przekazanej informacji urząd skarbowy nadaje urządzeniu indywidualny numer ewidencyjny, który powinien być umieszczony w „Książce serwisowej” oraz powinien być widoczny i na trwałe umieszczony na obudowie urządzenia fiskalnego.

W przypadku zmiany siedziby i miejsca dokonywania rozliczeń podatkowych, podatnik zgłasza to we właściwych (poprzednim i nowym) urzędach skarbowych, w gestii których leży dokonanie zmiany numerów ewidencyjnych i poinformowanie o tym fakcie podatnika, celem dokonania aktualizacji wpisów do książek serwisowych kasy.

Może zaistnieć sytuacja, w której dojdzie do trwałego uszkodzenia pamięci fiskalnej, jej wymiany lub zakończenie prowadzenia działalności gospodarczej. Wówczas podatnik ma obowiązek wyrejestrowania urządzenia fiskalnego. Wyrejestrowanie to polega na powiadomieniu właściwego urzędu skarbowego i służb serwisowych o powodach zakończenia używania kasy rejestrującej. Ma to na celu dokonanie protokolarnego odczytu wszystkich zapisów z pamięci fiskalnej bądź w przypadku awarii pamięci fiskalnej przekazania kasy do producenta celem podjęcia próby odczytu danych.

Nie należy kupować urządzeń rejestrujących z nieznanych, przygodnych źródeł, bez odpowiednich zabezpieczeń. Wówczas może dojść do sytuacji, w której okaże się, że oni fiskalizacja ani serwisowanie tejże kasy nie jest możliwe.

Program pracy

Sprzedawca kasy fiskalnej (nie musi być jej serwisantem) przekazuje podatnikowi zaplombowaną kasę i instrukcję jej obsługi, wpisując ten fakt do książki serwisowej, podając datę i godzinę wykonania tej czynności. Kasa musi posiadać program pracy wpisany w sposób trwały.

Ten program jest to zbiór wszystkich funkcji i zadań, jakie musi i może kasa wykonać. Program ten nie zawiera jakichkolwiek danych (np. nazw artykułów czy cen towarów).

Dane te użytkownik kasy może wprowadzić sam lub zlecić osobie instalującej kasę. Ważną kwestią jest również fakt, iż podatnik nie może żądać, by dane takie wprowadzono dla niego za darmo. W każdej z tych sytuacji, czy to dokonywania wpisu samodzielnie czy też przez serwis, czynności tych (zwanych popularnie programowaniem kasy) dokonuje się na podstawie załączonej do każdej kasy „instrukcji obsługi i użytkowania”.

Programowanie, czyli wprowadzanie do pamięci kasy informacji o towarach występujących w obrocie handlowym, powinno być dokonane w ten sposób, by na podstawie wydrukowanego paragonu można było jednoznacznie zidentyfikować towar.

Informacje o towarach występujących w obrocie handlowym powinny zawierać nazwę towaru, cenę oraz stawkę podatku VAT. Szczególną uwagę należy zwrócić na niepowtarzalność nazw towarów sprzedawanych z różną stawką VAT. Bardzo ważną częścią paragonu jest nagłówek, zawierający dane o podatniku i miejscu użytkowania kasy, a także numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP).

W przypadku drukarek fiskalnych współpracujących z komputerowymi systemami sprzedaży nie trzeba ich programować, gdyż zapis informacji o sprzedawanych towarach dokonywany jest sukcesywnie w trakcie sprzedaży i umieszczony zostaje w programie komputerowy,. Na tej samej zasadzie co faktura VAT. Jednakże należy wcześniej zadbać o odpowiednie dopasowanie komputerowego programu do fakturowania z konkretnym modelem drukarki fiskalnej.

Powiadom urząd

Należy przypomnieć, że przed przeprowadzeniem fiskalizacji należy pisemnie poinformować właściwy dla danego podatnika podatku VAT urząd skarbowy o liczbie stanowisk kasowych wraz z podaniem adresów prowadzenia działalności.

Zachowanie tych czynności jest niezbędne dla dokonania odliczenia 50% od ceny zakupu urządzenia fiskalnego upustu w należnym podatku VAT. Upust ten jest przyznany ustawowo dla każdego, kto zakupi kasę rejestrującą. Jednak to 50 % odliczenie stosuje się w przypadku kiedy cena (wartość) kasy rejestrującej nie przekracza 2 500 zł (bez podatku od towaru i usług).

Po zgłoszeniu informacji o liczbie stanowisk kasowych wraz z podaniem adresów prowadzenia działalności do urzędu skarbowego wraz z rachunkiem czy rachunkami świadczącymi o dokonaniu zakupu kas fiskalnych, dany urząd dokonuje zwrotu kwoty określonej w art. 29 ust. 2b ustawy o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym (czyli 50 % ceny zakupu kasy rejestrującej) na rachunek bankowy podatnika w terminie do 25 dnia od daty złożenia wniosku przez podatnika.