Co można potrącić z wynagrodzenia

Czasami pracodawca staje się pośrednikiem w egzekwowaniu zobowiązań pracownika niezwiązanych z wykonywaną przez niego pracą i z tego tytułu ma prawo potrącić z jego wynagrodzenia kwoty, jakie zatrudniony jest komuś winien. Prawo do potrąceń nie oznacza jednak, że można ich dokonywać według własnego uznania. Pracodawca musi pamiętać o tym, że przy obniżaniu wynagrodzeń obowiązuje pewnego rodzaju hierarchia zobowiązań.

Obniżanie wypłaty

Dokonywanie przez pracodawcę potrąceń z wynagrodzenia za pracę oznacza, że pracodawca zatrzymuje część należnego pracownikowi wynagrodzenia na pokrycie własnej wierzytelności przysługującej mu ze strony pracownika albo przeznacza tę część na pokrycie innych należności od pracownika dochodzonych w sądowym albo administracyjnym postępowaniu egzekucyjnym.

Potrącenia nie mają cech dowolności. Wynagrodzenie pracownika można bowiem pomniejszyć tylko o określone w kodeksie pracy należności, ponadto potrącenie jest możliwe w ściśle określonych w tym kodeksie granicach oraz według określonych reguł, wynikających z kodeksu. Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – potrąceniu podlegają:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
• kary pieniężne przewidziane za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.

Przepisy nakazują, aby potrąceń dokonywano w takiej kolejności, w jakiej zostały wymienione. Należność mająca kolejne miejsce w hierarchii podlega zaspokojeniu wówczas, gdy zostanie zaspokojona należność mająca pierwszeństwo. Pracodawcy mogą potrącać z wynagrodzenia także inne od podanych należności, ale tylko wtedy, jeśli pracownik wyrazi na to zgodę na piśmie.

Świadczenia alimentacyjne

Najpierw z pensji potrącane są świadczenia alimentacyjne. Uzyskanie sum na ich zaspokojenie może nastąpić w trybie postępowania egzekucyjnego albo bezegzekucyjnego. Od wyboru wierzyciela (osoby uprawnionej do alimentów) co do trybu postępowania zależy zakres obowiązków pracodawcy dłużnika.

Jeżeli wierzyciel wybierze tryb postępowania egzekucyjnego, egzekucję będzie prowadził komornik – to on zajmie się m.in. odszukaniem dłużnika, jego pracodawcy, zawiadomieniem go o konieczności dokonywania potrąceń. Aby wszcząć postępowanie egzekucyjne, wierzyciel musi po uzyskaniu orzeczenia zasądzającego alimenty zaopatrzonego w klauzulę wykonalności (sąd nadaje ją z urzędu), wystąpić z pisemnym wnioskiem do komornika przy sądzie rejonowym ogólnej właściwości dłużnika.

Najczęściej będzie to sąd, w którego okręgu dłużnik mieszka. Wierzycielowi przysługuje prawo wyboru komornika w granicach właściwości sądu apelacyjnego.

Obowiązki pracodawcy kontra alimenty

Z egzekucją prowadzoną przez komornika wiążą się liczne obowiązki obciążające pracodawcę osoby zobowiązanej do świadczeń alimentacyjnych. Pracodawca musi przede wszystkim:

• dokonywać potrąceń, czyli po otrzymaniu od komornika pisma o zajęciu wynagrodzenia za pracę nie może wypłacać dłużnikowi poza częścią wolną od zajęcia żadnego wynagrodzenia, lecz musi przekazywać zajęte wynagrodzenie bezpośrednio wierzycielowi albo komornikowi – pracodawca przekazuje wynagrodzenie bezpośrednio komornikowi, gdy do wynagrodzenia jest lub zostanie w dalszym toku postępowania egzekucyjnego skierowana jeszcze inna egzekucja, a wynagrodzenie w części wymagalnej nie wystarcza na pokrycie wszystkich egzekwowanych świadczeń wymagalnych, a także gdy okoliczności tego wymagają, np. gdy zakład pracy dokonuje potrąceń w błędnej wysokości; gdy pracodawca przekazuje wynagrodzenie wierzycielowi musi zawiadomić komornika o pierwszej wypłacie;
• w ciągu tygodnia od zajęcia wynagrodzenia na wezwanie komornika:

  a) przedstawić za okres trzech miesięcy poprzedzających zajęcie, za każdy miesiąc oddzielnie, zestawienie periodycznego wynagrodzenia dłużnika za pracę oraz oddzielenie jego dochodu z wszelkich innych tytułów – przekazanie przez zakład pracy takich informacji pozwala komornikowi zorientować się co do poprawności obliczenia przez zakład pracy części wynagrodzenia, która podlega zajęciu, oraz co do możliwości prowadzenia egzekucji z innych wierzytelności przysługujących od dłużnika w stosunku do zakładu pracy;

  b) podać, w jakiej kwocie i w jakich terminach zajęte wynagrodzenie będzie przekazywane wierzycielowi;

  c) w razie istnienia przeszkód do wypłacenia wynagrodzenia za pracę złożyć oświadczenie o rodzaju tych przeszkód, a w szczególności podać, czy inne osoby roszczą sobie prawa, czy i w jakim sądzie toczy się sprawa o zajęte wynagrodzenie i czy oraz o jakie roszczenia została skierowana do zajętego wynagrodzenia egzekucja przez innych wierzycieli;

  d) niezwłocznie zawiadomić komornika oraz wierzyciela o każdej zmianie w przekazanych informacjach;

• wyjaśniać wątpliwości zgłaszane przez komornika;
• w razie rozwiązania stosunku pracy z dłużnikiem uczynić wzmiankę o zajęciu należności w wydanym dłużnikowi świadectwie pracy, a jeżeli nowy zakład pracy dłużnika jest pracodawcy znany, przesłać temu zakładowi zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadomić o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne – wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, oraz numer sprawy egzekucyjnej, jak również wskazywać wysokość potrąconych już kwot. Przesłanie zawiadomienia komornika ma skutki zajęcia należności dłużnika w nowym zakładzie pracy od chwili dojścia zawiadomienia do tego zakładu pracy; nowy zakład pracy, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy ze wzmianką o zajęciu należności, musi zawiadomić o zatrudnieniu pracownika zakład pracy, który wydał świadectwo, oraz wskazanego we wzmiance komornika; jeżeli nowy zakład pracy, któremu pracownik nie okazał świadectwa pracy, dowie się, gdzie pracownik był przedtem zatrudniony, obowiązany jest zawiadomić poprzedni zakład pracy o jego zatrudnieniu, chyba że pracownik przedstawi zaświadczenie tego zakładu stwierdzające, że jego należności nie były zajęte.

Sankcje

Niewykonanie przez pracodawcę obowiązków przy egzekucji z wynagrodzenia za pracę wiąże się z następującymi sankcjami:

• grzywną w wysokości 500 zł, która może być powtórzona, za niezłożenie w określonym terminie oświadczenia o rodzaju przeszkód do wypłacenia wynagrodzenia, zaniedbanie przesłania zawiadomienia lub dokumentów zajęcia wynagrodzenia nowemu pracodawcy dłużnika,
• odpowiedzialnością odszkodowawczą za:

  a) niezastosowanie się do wezwania o: niewypłacanie dłużnikowi poza częścią wolną od zajęcia żadnego wynagrodzenia i przekazywanie zajętego wynagrodzenia, przedstawienie zestawienia wynagrodzenia dłużnika, podanie kwoty i terminów przekazywania wierzycielowi wynagrodzenia, złożenie oświadczenia o rodzaju przeszkód do wypłacenia wynagrodzenia,

  b) naruszenie w inny sposób obowiązków wynikających z zajęcia,

  c) złożenie oświadczenia o rodzaju przeszkód do wypłacenia wynagrodzenia niezgodnie z prawdą,

  d) dokonanie wypłaty zajętej części wynagrodzenia dłużnikowi.

Bez udziału komornika

Potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych pracodawca może również dokonać bez postępowania egzekucyjnego. Na przykład matka, która reprezentuje dziecko w sprawie o alimenty, była żona uprawniona do świadczeń alimentacyjnych może po uzyskaniu tytułu wykonawczego wystąpić z wnioskiem o dokonywanie potrąceń bezpośrednio nie do komornika, ale do zakładu pracy. Taki tryb dochodzenia świadczeń alimentacyjnych ma na celu uproszczenie realizacji tytułów wykonawczych.

Podstawę dokonania potrąceń w takiej sytuacji stanowi wniosek wierzyciela z załączonym tytułem wykonawczym. Złożenie wniosku wraz z tytułem wykonawczym wywiera takie same skutki prawne, jak pismo złożone przez komornika o zajęciu określonej części wynagrodzenia pracownika.

Obowiązek czy prawo?

Dokonywanie potrąceń przez pracodawcę bez postępowania egzekucyjnego wiąże się z obowiązkami pracodawcy, które w postępowaniu egzekucyjnym obciążają komornika i odpowiedzialnością odszkodowawczą wobec wierzyciela za ich niewykonanie albo nienależyte wykonanie. Ustawodawca pozostawił w gestii pracodawcy wyrażenie zgody na dokonywanie potrąceń w takim trybie. Pracodawca nie ma zatem obowiązku dokonywania potrąceń bez postępowania egzekucyjnego. Trzeba dodać, że dokonywanie potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych bez postępowania egzekucyjnego nie jest możliwe, gdy:

• świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych,
• wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.

Inne zobowiązania dłużnika

Niestety, często się zdarza, że kredytobiorca nie spłaca kredytu, kontrahent nie płaci za towar, zobowiązany do wypłaty renty nie wypłaca jej na rzecz uprawnionego, ukarany nie płaci grzywny lub kary pieniężnej wymierzonej przez organ administracji publicznej, podatnik nie opłaca podatku dochodowego, podatku VAT, a ubezpieczony – składek na ubezpieczenia społeczne. Sposobem na odzyskanie długów w takich sytuacjach może być również potrącenie sum egzekwowanych w drodze egzekucji – sądowej albo administracyjnej – z wynagrodzenia za pracę. Sądowym organem egzekucyjnym jest komornik, administracyjnym organem egzekucyjnym przy egzekucji należności pieniężnych jest m.in. naczelnik urzędu skarbowego, dyrektor oddziału ZUS, dyrektor izby celnej. Tryb prowadzenia egzekucji sądowej (omówionej w części dotyczącej zaspokajania świadczeń alimentacyjnych) jest bardzo zbliżony do trybu prowadzenia egzekucji administracyjnej. W obu trybach pracodawca dokonuje potrąceń na podstawie tytułu wykonawczego. Jego obowiązki zostały wymienione przy omówieniu potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych.

Wierzytelności pracodawcy

Jeśli pracodawca jest wierzycielem pracownika w związku z udzieloną mu zaliczką pieniężną, może on potrącić z wypłacanego pracownikowi wynagrodzenia swoją wierzytelność.

Pracownik pobiera od pracodawcy zaliczkę pieniężną, jeżeli musi ponieść określone wydatki związane z wykonywaniem pracy, obciążające pracodawcę, np. zwykle pracownik pobiera zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej. Po powrocie pracownik powinien rozliczyć się z pracodawcą. Jeśli nie uczyni tego we właściwym czasie, pracodawca może potrącić zaliczkę z wynagrodzenia za pracę wypłacanego pracownikowi.

Zmniejszanie pensji

Pracodawca może stosować kary pieniężne także wobec pracowników nieprzestrzegających przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (np. nie dbających o należyty stan maszyn, sprzętu, porządek i ład w miejscu pracy, nie używających przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z ich przeznaczeniem, nie podających się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim). Ponadto, gdy nie przestrzegają przepisów przeciwpożarowych, opuszczają pracę bez usprawiedliwienia, stawiają się w stanie nietrzeźwości lub spożywają alkohol w czasie pracy. Kary pieniężne są potrącane w czwartej kolejności, ale jednocześnie są one uprzywilejowane ze względu na odrębność potrącenia – podlegają potrąceniu niezależnie od potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, innych należności egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych, zaliczek pieniężnych. Kary pieniężnej nie można zastosować po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak też za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, innych należności egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych, zaliczek pieniężnych. Karę pieniężną można zatem potrącić, mimo że pozostałe należności podlegające potrąceniu nie zostały zaspokojone w całości, gdy część wynagrodzenia, która mogła zostać zajęta zgodnie z prawem, nie wystarczyła do ich zaspokojenia.

Chroniona część pensji

Pracodawca może potrącić z wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, należności pieniężne do określonej w kodeksie pracy wysokości. Przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż alimentacyjne, zaliczek pieniężnych udzielanych pracownikowi i kar pieniężnych, ustawodawca przewidział kwotę wolną od potrąceń. Określenie tej kwoty ma na celu stworzenie podstaw dla egzystencji pracownika. Kwestię kwot wolnych od potrąceń reguluje dodany do kodeksu pracy art. 871. Stanowi on, że wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

  a) 75 proc. wynagrodzenia określonego wyżej – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,

  b) 90 proc. wynagrodzenia określonego w pierwszym punkcie – przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108.

Jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, powyższe kwoty ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Trzeba zaznaczyć, że obecnie przy ustalaniu kwoty wolnej od potrąceń ustawodawca odwołuje się do minimalnego wynagrodzenia za pracę, które od 1 stycznia 2004 r. wynosi 824 zł, wcześniej chodziło o najniższe wynagrodzenie, które wynosiło 760 zł. Ustawodawca także wyraźnie podkreślił (co ważne, bo wielu pracodawców miało wątpliwości), że w celu ustalenia kwoty wolnej od potrąceń należy odliczyć nie tylko zaliczki na podatek dochodowy (tak stanowił par. 1 wspomnianego rozporządzenia), ale także składki na ubezpieczenia społeczne.

Niższe wynagrodzenie za nieobecność w pracy

Wynagrodzenie za pracę jest niekiedy płacone „z góry”. Może się zatem zdarzyć, że pracownik otrzyma wynagrodzenie za pełen miesiąc (albo inny okres rozliczeniowy), mimo iż np. przez kilka dni był nieobecny w pracy i za okres ten nie przysługuje mu prawo do wynagrodzenia. W takiej sytuacji ustawodawca przewidział możliwość odliczenia przez pracodawcę, w pełnej wysokości kwot wypłaconych pracownikowi w poprzednim terminie płatności. Pracodawca może odliczyć te kwoty jednakże tylko przy najbliższym terminie płatności wynagrodzenia.

Trzeba zaznaczyć, że prawo potrącenia z wynagrodzenia kwot wypłaconych za okres nieobecności w pracy przysługuje nie tylko w przypadku wypłaty wynagrodzenia „z góry”, ale obejmuje wszystkie przypadki wypłaty wynagrodzenia za okres nieobecności w pracy, za który nie przysługuje prawo do wynagrodzenia. Pracodawca może więc także dokonać potrącenia z wynagrodzenia wypłacanego „z dołu”, jeżeli na przykład nie uwzględnił przy obliczaniu wynagrodzenia dni nieobecności pracownika, za które nie przysługuje mu wynagrodzenie – pod warunkiem jednak że dokona odliczenia w następnym terminie płatności.

Taka regulacja jest konsekwencją przyjęcia, że:

• pracownik otrzymujący wypłatę wynagrodzenia „z góry” powinien liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu w każdym przypadku nieświadczenia pracy, chyba że z mocy przepisu szczególnego zachował do niego prawo mimo nieświadczenia pracy,
• pracownik, któremu zakład pracy wypłaca wynagrodzenie po wykonaniu pracy z dołu, musi liczyć się z tym, że nie otrzyma wynagrodzenia za czas nie przepracowany.

Ograniczone potrącenia za zgodą pracownika

Poza omówionymi potrąceniami ustawowymi, których pracodawca dokonuje bez zgody pracownika, kodeks pracy przewiduje możliwość stosowania tzw. potrąceń dobrowolnych. Warunkiem ich legalności jest zgoda pracownika wyrażona na piśmie. Należy pamiętać, że w przypadku zbiegu prawa do potrąceń dobrowolnych z potrąceniami ustawowymi pierwszeństwo przysługuje potrąceniom ustawowym.

W regulacjach dotyczących potrąceń dokonywanych za zgodą pracownika od 1 stycznia 2004 r. obowiązuje bardzo ważna zmiana. Wcześniej pracodawcy, gdy uzyskali zgodę pracownika na piśmie, mogli dokonać z jego wynagrodzenia potrąceń w wysokości, której kodeks nie określał. Mogło się zatem zdarzyć, że pracownik otrzymywał z wynagrodzenia za pracę bardzo małe kwoty, niewystarczające na zaspokojenie potrzeb życiowych. Obecnie wprowadzono granicę, do której można dokonywać potrąceń – wolna od potrąceń jest kwota w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Paweł Sankowski