Czy pracownik może podpisywać faktury w małej firmie?

Czy jeśli na fakturze widnieje moje nazwisko jako wystawiający, to może ją podpisać mój pracownik?

Dokonanie czynności powołanej w pytaniu jest niezgodne z przepisami ustawy o VAT. Istnieje jednakże możliwość umocowania pracownika do dokonywania czynności w zakresie dokonywania innych czynności zarządzających przedsiębiorstwem.

Czynności wystawiania faktur, są w rozumieniu ustawy o VAT czynnościami dopuszczalnymi jedynie dla samych podatników zarządu przedsiębiorstwa. W przypadku pracownika umocowanie takie wynika z zakresu czynności oraz art. 97 k.c. Art. 97 odnosi się do każdej osoby czynnej w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania klientów za wiedza właściciela. Domniemanie upoważnienia do dokonywania czynności prawnych dotyczy tylko osoby czynnej w tym właśnie lokalu, a nie poza nim. Zasadą jest, że nie można wymagać od klienta orientacji co do podziału czynności i funkcji między osobami czynnymi w lokalu, o którym mowa albo o stosunku łączącym je z właścicielem przedsiębiorstwa (wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 24 lutego 1998 r. I CKN 517/97).

Usługami w rozumieniu art. 97 k.c. są także czynności prawne mieszczące się w ramach działalności przedsiębiorstwa. Jednakże ani ten przepis, ani orzecznictwo nie dają możliwości powierzenia pracownikowi czynności związanych z wystawianiem i podpisywaniem faktur VAT. W przypadku małej firmy brak podstaw do takiego działania.

Faktury VAT, co do zasady, wystawia podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy, czyli podatnik prowadzący działalność gospodarczą. Obowiązek wystawienia takiej faktury występuje w przypadku dokonania czynności podlegającej opodatkowaniu VAT na terytorium Polski wystawiają czynni podatnicy VAT. Zgodnie z art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 r. Nr 54 poz. 535 z późn. zm.) podatnikami podatku od towarów i usług są wszystkie osoby prawne, jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, które wykonują na terytorium Polski czynności podlegające opodatkowaniu tym podatkiem.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.).

Przemysław Gogojewicz