Eksploatacja kas fiskalnych

Podatnik stosujący kasę fiskalną obowiązany jest do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Przepis ten dotyczy jednak każdej ze sprzedaży dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. W przypadku rozliczeń z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą stosuje się faktury rozliczeniowe podatku VAT. 

Obroty ewidencjonowane

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik obowiązany jest do ewidencjonowania obrotów i podatku przy zastosowaniu kasy rezerwowej, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, podatnik nie może prowadzić sprzedaży towarów.

W sytuacji dostępu do zastępczych czyli rezerwowych kas, brak rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej nie może już być argumentowany brakiem prądu, awarią kasy czy innymi przyczynami.

Jedynym rozwiązaniem jest prowadzenie sprzedaży na kasie rezerwowej, która podlega pod względem wymogów technicznych i w zakresie sposobu odliczeń kosztów zakupu takim samym wymogom jak kasa podstawowa.

W przypadku firm prowadzących sprzedaż w kilku punktach handlowych nie jest konieczne nabywanie równorzędnej ilości kas rezerwowych. Wystarczy, aby dany podatnik posiadał choćby jedną kasę rezerwową, która zostanie zarejestrowana na adres siedziby danego przedsiębiorstwa i pełnić będzie funkcję zastępczą dla każdej posiadanej kasy.

Z eksploatacją kas rejestrujących wiąże się również obowiązek wręczania kupującemu oryginału paragonu. Zobowiązuje to sprzedawcę do takiego użytkowania kas, aby kupujący otrzymał paragon w chwili zakupu.

Ponadto kasa powinna zostać umieszczona w placówce handlowej w ten sposób, by wyświetlacz dla klienta był widoczny dla klientów dokonujących zakupów. Wyświetlacz ten musi być w każdej kasie.

Operacje wykonywane w ciągu doby, w szczególności wystawienia paragonów fiskalnych, są rejestrowane w pamięci dobowej. Po zakończeniu dnia pracy, na podstawie zawartości pamięci dobowej wykonywane są raporty fiskalne dobowe.

Po wykonaniu raportu fiskalnego dobowego, pamięć dobowa jest zerowana i służy do gromadzenia danych z kolejnej doby.

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od początku 2002 roku sprzedawca zobowiązany jest do wykonywania w ostatnim dniu miesiąca tak zwanego raportu miesięcznego bezpośrednio po dokonaniu dziennego raportu fiskalnego.

Nieodwracalny ruch

W trakcie rejestracji operacji sprzedaży należy pamiętać, iż wydanie polecenia „Drukuj paragon fiskalny” – w przypadku drukarek fiskalnych, bądź zatwierdzenia płatności (np. klawiszem „GOTÓWKA”) – w odniesieniu do kas fiskalnych, powoduje zapamiętanie kwot obrotu i należnego podatku w sposób nieodwracalny. Jest to równoznaczne z dowodem ścisłego zarachowania. Oznacza to, że wprowadzone przez nas kwoty i zatwierdzone do drukowania na paragonie nie podlegają wycofaniu. Kwoty te będą wchodziły do drukowanych później zestawień. Zakończony na kasie fiskalnej paragon nie podlega korygowaniu, paragony takie koryguje się metodami księgowymi poza kasą.

W związku z powyższym w dobrze pojętym własnym interesie należy dbać o zamknięcie transakcji sprzedaży po upewnieniu się, że klient otrzymał właściwe towary i posiada odpowiednią kwotę do zapłaty.

Zwrotów towarów od klienta i zwrotów klientom wypłaconych kwot nie można rejestrować na urządzeniu fiskalnym, w tym celu należy prowadzić oddzielną dokumentację zwrotów, w formie uzgodnionej z właściwym dla danego płatnika podatku VAT urzędem skarbowym.

W sytuacji, kiedy zostanie dostrzeżona jakakolwiek nieprawidłowość w funkcjonowaniu kas podatnik zobowiązany jest do bezzwłocznego jej zgłoszenia właściwym służbom serwisowym.

W momencie dokonania zgłoszenia nieprawidłowości, użytkownik wpisuje do książki kasy informacje o czasie (czyli zapisuje datę i godzinę) żądania interwencji.

Podatnik stosujący kasy obowiązany jest do przechowywania dokumentów kasowych przez czas określony w przepisach o zobowiązaniach podatkowych, zgodnie z warunkami określonymi w przepisach o rachunkowości. Oznacza to, że:
„kopie paragonów fiskalnych zaliczone są do dowodów księgowych dotyczących wpływów ze sprzedaży detalicznej i dlatego powinny być przechowywane do dnia zatwierdzenia sprawozdania fiansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną” (pismo Departamentu Rachunkowości MF DR-I/JDa/163/95 z dnia 29.04.95r.)

Jak wynika z tych przepisów kopie paragonów przechowuje się około roku, zaś dobowe raporty fiskalne, jako zbiorcze dokumenty sprzedaży powinny być przechowywane przez 5 lat.

Czego robić nie wolno?

Aby być w zgodzie z przepisami skarbowymi oraz długo i bezawaryjnie korzystać z urządzenia fiskalnego należy przestrzegać poniżej wyliczonych zasad:

• użytkownikowi nie wolno (poza trybem szkolenia) korzystać z urządzenia fiskalnego bez zarejestrowania go we właściwym urzędzie skarbowym,
• po zarejestrowaniu urządzenia fiskalnego wszystkie obroty w danym punkcie sprzedaży muszą być rejestrowane paragonami drukowanymi na tym urządzeniu, poza sprzedażą rejestrowaną za pomocą faktur VAT,
• nie wolno sprzedawać urządzenia bez jego wyrejestrowania, przy czym sprzedaż może nastąpić tylko do jego producenta, a wcześniej należy wydrukować raport okresowy za cały czas eksploatacji urządzenia, w obecności pracownika serwisu i urzędnika skarbowego,
• jeśli zostanie dokonana zmiana numeru NIP, to zarówno dalsze korzystanie z kasy, jak i sprzedaż (która może nastąpić tylko do jego producenta), warunkowane są przez wcześniejsze wydrukowanie raportu okresowego za cały czas eksploatacji urządzenia, w obecności pracownika serwisu i urzędnika skarbowego,
• nie wolno naruszać plomb, a do napraw należy wzywać tylko uprawniony serwis, dokonując uprzednio odpowiedniego wpisu w „Książce serwisowej”,
• na koniec każdej doby, w której była prowadzona sprzedaż, musi być wykonany raport dobowy fiskalny,
• fiskalne raporty dobowe muszą być przechowywane przez 5 lat,
• w urządzeniu fiskalnym powinien być zawsze założony papier oraz, w razie jej stosowania, niezniszczona taśma barwiąca,
• stosować należy materiały eksploatacyjne zalecane przez producenta,
• co 6 miesięcy powinno się dokonywać przeglądu okresowego prawidłowości funkcjonowania kasy, poprzez zlecenie dokonania tej czynności upoważnionemu serwisowi,
• zasilanie może odbywać się tylko z gniazda zasilającego ze sprawnym bolcem uziemiającym. Sieć zasilająca powinna być stabilna, w przypadku problemów należy zainstalować zasilacz awaryjny,
• ewentualne uszkodzenia zgłaszać należy do uprawnionego serwisu, dokonując stosownego wpisu do „Książki serwisowej”,
• w przypadku braku urządzenia rezerwowego nie jest dopuszczalna jakakolwiek sprzedaż towarów na tym stanowisku.