INTRASTAT – pytania i odpowiedzi

Od 1 maja 2004 roku w Polsce stosowane są dwie deklaracje INTRASTAT: WYWÓZ i INTRASTAT – PRZYWÓZ. Deklaracje te składamy do wytypowanej jednostki właściwej, terytorialnej izby celnej.

Jakie informacje w deklaracji INTRASTAT?

Deklaracja zawiera dane identyfikacyjne, takie jak:

• okres sprawozdawczy (miesiąc, rok);
• kod izby celnej;
• dane dotyczące nadawcy – wywóz;
• dane dotyczące odbiorcy przywóz (w tym NIP, REGON);
• dane zgłaszającego przedstawiciela (w tym NIP, REGON);
• sumy kontrolne;
• kod towarowy;
• opis towarowy;
• kraj przeznaczenia – wywóz;
• kraj wysyłki – przywóz;
• kraj pochodzenia – przywóz;
• warunki dostawy;
• rodzaj transakcji;
• rodzaj transportu;
• masa netto (w kg);
• ilość w uzupełniającej jednostce miary;
• wartość fakturowa w PLN;
• wartość statystyczna w PLN.

Rozkładamy INTRASTAT na czynniki pierwsze

1. Termin składania deklaracji

Deklarację INTRASTAT należy złożyć do 10 dnia następnego miesiąca. Deklarację taką przedsiębiorca może składać osobiście lub przez osobę przez niego upoważnioną.

2. Kto może złożyć deklarację INTRASTAT w imieniu firmy/osoby?

Upoważnionym przedstawicielem, tzw. deklarującą stroną trzecią, może być osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która sporządza deklaracje statystyczne dla systemu INTRASTAT w imieniu osoby zobowiązanej, dokonującej wewnątrzwspólnotowej wymiany handlowej. Na mocy upoważnienia. Przedstawicielem może być: pracownik osoby zobowiązanej lub jej prokurent, adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, agent celny. To od osoby zobowiązanej zależy, kto będzie wypełniał i przesyłał deklaracje INTRASTAT. Warto zauważyć, że czynności dokonywane przez przedstawiciela w granicach upoważnienia, pociągają za sobą skutki bezpośrednio dla podmiotu zobowiązanego, który ustanowił przedstawiciela. Bardzo ważnym elementem, o którym nie można zapomnieć jest to, że upoważnienie powinno zostać sporządzone w formie pisemnej. Nie ma odrębnych wzorów upoważnień dla przedstawicieli składających deklaracje INTRASTAT w imieniu podmiotu zobowiązanego i do tego celu powinny być stosowane warunki udzielania pełnomocnictwa.

3. Czy można złożyć kilka deklaracji w ciągu miesiąca?

Ustawodawca, mając na uwadze, iż może być bardzo różnorodny obrót towarowy z krajami Unii Europejskiej, dał możliwość częściowego składania deklaracji INTRASTAT, które składane będą przez podmiot lub jego przedstawiciela w trakcie trwania okresu sprawozdawczego. Bardzo ważne jest, aby suma deklaracji częściowych była odzwierciedleniem całego obrotu towarowego zrealizowanego w danym okresie sprawozdawczym.

4. Czy można na jednej deklaracji zgłosić wywóz i przywóz?

Deklaracje INTRASTAT składa się oddzielnie dla przywozu i oddzielnie dla wywozu. Mogą one być składane w formie pisemnej lub z wykorzystaniem systemu informatycznego, czyli z wykorzystaniem elektronicznego zgłoszenia INTRASTAT.

5. Co będzie, jeżeli zobowiązani nie złożą deklaracji INTRASTAT?

W przypadku kiedy podmiot zobowiązany do dokonania zgłoszeń INTRASTAT nie dopełni formalności w terminach i na zasadach określonych w krajowych przepisach o statystyce publicznej, rozporządzeniu ministra finansów sprawie zgłoszeń INTRASTAT, organ celny wyśle upomnienie na piśmie, wzywając osobę zobowiązaną do konieczności dokonania zgłoszenia lub skorygowania INTRASTAT. Jeżeli osoba zobowiązana, mimo powiadomienia jej, nie dopełniła swojego obowiązku, nie reaguje – organ celny może nałożyć karę pieniężną. Kara pieniężna w wysokości 3000 zł, za dany okres sprawozdawczy, może zostać nałożona odrębnie za niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych wywozu i przywozu.

6. Co to jest system EKSTRASTAT?

System EKSTRASTAT – jest to nazwa stosowana do określenia systemu statystyki obrotu towarowego z krajami trzecimi, tj. z krajami spoza Unii Europejskiej.
Źródłem danych dla tego systemu są informacje pochodzące z jednolitego dokumentu administracyjnego SAD. System ten nie nakłada żadnych obowiązków na przedsiębiorstwa prowadzące obrót towarowy z krajami Unii Europejskiej. Ważny jest fakt, iż po 1 maja 2004 roku przedsiębiorcy, prowadzący wymianę towarową z krajami spoza Unii Europejskiej, nadal są zobowiązani do wypełniania dokumentu SAD wg nowej instrukcji.

Instrukcja wypełniania deklaracji INTRASTAT

Deklaracja

Deklaracja INATRASTAT – PRZYWÓZ będzie ma na celu:

• dokonanie zgłoszenia INTRASTAT;
• dokonanie korekty zgłoszenia INTRASTAT.

Korekta

Korekta zgłoszenia INTRASTAT  polega w szczególności na:

• zmianie zgłoszenia INTRASTAT w całości,
• dodaniu owych pozycji w zgłoszeniu INTRASTAT,
• anulowaniu pozycji zgłoszenia INTRASTAT.

Nazewnictwo

1. Ilekroć będzie mowa o INTRASTAT-PRZYWÓZ, mamy na myśli IMPORT, a inaczej – nabycie wewnątrzunijne.

2. Ilekroć będzie mowa o INTRASTAT-WYWÓZ, mamy na myśli EKSPORT, a inaczej – dostawę wewnątrzunijną.

Zgłoszenie – jaki formularz?

Aby dokonać zgłoszenia INTRASTAT w przywozie musimy posłużyć się formularzem INTRASTAT-PRZYWÓZ. Niedopuszczalne jest wykorzystanie deklaracji INTRASTAT-PRZYWÓZ do dokonanie zgłoszenia INTRASTAT w wywozie.

Korekta zgłoszenia – jaki formularz?

Korekta zgłoszenia INTRASTAT-PRZYWÓZ może być zrobiona jedynie na deklaracji INTRASTAT-PRZYWÓZ. Niedopuszczalnym jest wykorzystanie deklaracji INTRASTAT-PRZYWÓZ przy dokonaniu zgłoszeń bądź korekty WYWÓZ.

Korekty zgłoszenia nie dokonujemy w przypadku, kiedy:

• podana wartość w polu 19 i 20 zmieniła się do 500 EURO,
• informacja podana w polu 17 i 18 zmieniłaby się do 5 proc.,
• korekcie podlegałyby pola 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 i 21.

Korekty zgłoszenia nie dokonujemy po upływie 2 lat od daty zgłoszenia. Warto tu dodać, iż deklaracje INTRASTAT przechowujemy tylko przez okres 2 lat.

Jak wypełnić deklaracje?

Zasady wypełniania deklaracji INTRASTAT:/>

• deklaracje INTRASTAT należy wypełniać czytelnie, maszynowo bądź komputerowo, dopuszczalne jest również ręczne wypełnienie deklaracji pismem czarnym lub niebieskim, dużymi drukowanymi literami;
• w polach, w których umieszczone zostały linie pomocnicze, wpisy powinny drukowane z uwzględnieniem tych linii;
• zapisy w poszczególnych polach deklaracji INTRASTAT nie mogą być wycierane lub zamalowywane, zmiany należy wprowadzać po skreśleniu nieprawidłowych danych, z tym że nowe przepisy muszą być czytelne. Każdą zmianę powinna potwierdzić podpisem osoba wypełniająca deklarację;
• w wypadku użycia komputerowych wydruków formularzy, powinny być one sporządzone na białym papierze kserograficznym, o gramaturze przynajmniej 70 gr/m2. Formularze powinny mieć format 210 x 297 mm, przy czym dopuszczalne są odchylenia – 5 do + 8 mm. Nadruk powinien być dokonany w czarnym kolorze;
• w polach 4 (odbiorca), 5 (przedstawiciel) dopuszcza się stosowanie stempli i pieczęci, przy czym powinny one czytelnie wskazywać NIP i REGON danej osoby.

Gdy zabraknie miejsca

Co zrobić, gdy zabraknie miejsca na jednej deklaracji?

/>

• jeżeli przedmiotem przywozów było więcej jak 4 zdeklarowane kolejno pozycje, należy użyć do tego celu kolejnych deklaracji INTRASTAT, przy czym w polu nr 9 (nr pozycji) pozycje należy numerować kolejno bez żadnych przerw. Łączna liczba pozycji musi być wpisana w polu nr 8 (łączna liczba pozycji),
• jeżeli deklaracja wykorzystywana jest do zgłoszenia pozycji od 5 do 9999 wówczas należy wypełnić:

  a) pole nr 1 (okres sprawozdawczy). W polu nr zgłoszenia wpisujemy nr kolejnej deklaracji, a w polu nr wersji zgłoszenia, jeżeli jest to pierwsza wersja należy pisać „1”;

  b) pole nr 4 (odbiorca) kolejnych formularzy;

  c) pola od 9 do 20.

Natomiast pola:

• nr 2 (rodzaj deklaracji),
• nr 3 (kod izby celnej),
• nr 5 (przedstawiciel),
• nr 21 (wypełniający),

należy w tym przypadku na dodatkowych formularzach pozostawić niewypełnione.

Gdy dane są błędne

Co zrobić jeżeliwszystkie danena deklaracji są błędne?

• jeżeli dochodzi do korekty deklaracji INTRASTAT-PRZYWÓZ dotyczącej całkowitej zmiany tej deklaracji, należy ją wypełnić identycznie jak zgłoszenie INTRASTAT-PRZYWÓZ, poprawiając przy tym błędne pozycje,
• jeżeli dochodzi do korekty deklaracji INTRASTAT-PRZYWÓZ w poszczególnych pozycjach należy wypełnić pola:

  – 1 (okres sprawozdawczy),

  – 2 (rodzaj deklaracji),

  – 3 (kod izby celnej),

  – 4 (odbiorca),

  – 5 (przedstawiciel – w przypadku dokonania korekty przez przedstawiciela) oraz

  – pola 9-21 (dotyczy obrotu towarowego).

Pamiętajmy, że pola:

      – 6 (łączna wartość fakturowa w PLN),
      – 7 (łączna wartość statystyczna w PLN),
      – 8 (łączna liczba pozycji),

pozostawiamy bez zmian, wg informacji Ministerstwa Finansów z dnia 2 kwietnia 2004 r., są to pola kontrolne, nie zaś merytoryczne i przy korekcie nie należy ich zmieniać.

Jeżeli dochodzi do korekty deklaracji INTRASTAT-PRZYWÓZ w zakresie dodania nowych pozycji w zgłoszeniu, należy wypełnić pola 1 (okres sprawozdawczy), 2 (rodzaj deklaracji), 3 (kod izby celnej), 4 (odbiorca), 5 (przedstawiciel – w przypadku dokonania korekty przez przedstawiciela) oraz pola 9-21 (dotyczy obrotu towarowego).

Zmiany w deklaracji

Co zrobić, jeżeli chcesz anulować jakąś pozycję?

• jeżeli dochodzi do korekty deklaracji INTRASTAT-PRZYWÓZ polegającej na anulowaniu pozycji zgłoszenia INTRASTAT, należy wypełnić pola:

  – 1 (okres sprawozdawczy),

  – 2 (rodzaj deklaracji),

  – 3 (kod izby celnej),

  – 4 (odbiorca),

  – 5 (przedstawiciel – w przypadku dokonania korekty przez przedstawiciela),

      natomiast pola:

      – 9 (nr pozycji),

      – 21 (wypełniający),

      – pola 10-20 (dotyczą obrotu towarowego), należy je pozostawić niewypełnione.

Co zrobić, jeżeli chcesz skorygować deklarację?

• jeżeli korygujemy deklarację INTRASTAT-PRZYWÓZ, która posiada więcej niż 4 pozycje dotyczące przywozu towarów, należy wypełnić dodatkowe – kolejne deklaracje INTRASTAT-PRZYWÓZ. W tym wypadku pole:

  – 1 (okres sprawozdawczy),

  – 2 (rodzaj deklaracji),

  – 4 (odbiorca),

  – 9 (nr pozycji),

  – zaś pola 10-20 należy wypełnić, jeżeli korekta dotyczy anulowania pozycji zgłoszenia INTRASTAT-PRZYWÓZ.

Należy pamiętać, że korekcie podlegają jedynie te pozycje, które były nieprawidłowo wypełnione w momencie zgłoszenia INTRASTAT (np. zgłoszenie miało wadliwy kod towaru. Inna niż właściwa masa netto, zgłoszono inny towar).

Nie koryguje się zmian, które miały miejsce w późniejszym terminie od daty zgłoszenia (np. zmiany umów, rabaty ilościowe, rabaty wartościowe, korekty faktury).

Zerowa deklaracja

Czy wypełniam deklarację, jeżeli nie mam obrotu w okresie sprawozdawczym?

• jeżeli w okresie sprawozdawczym firma zobowiązana do dokonania zgłoszenia INTRASTAT nie dokonała żadnego przywozu, to zobowiązana jest do złożenia tzw. Zerowej deklaracji INTRASTAT-PRZYWÓZ, w tym przypadku należy wypełnić pola:
  – 1 (okres sprawozdawczy),

  – 2 (rodzaj deklaracji),

  – 3 (kod izby celnej),

  – 4 (odbiorca),

  – 5 (przedstawiciel, w przypadku dokonania korekty prymy przedstawiciela);

• w polu nr 6 (łączna wartość fakturowa w PLN) należy wstawić „0”,
• w polu 8 (łączna liczba pozycji) należy wpisać „0”,
• w polu 7 (łączna wartość statystyczna w PLN – dotyczy tylko firm, które przekroczyły próg specyficzny) również wpisać „0”.

Pozostałe pola do 20 pozostają niewypełnione. Pole 21 (wypełniający) należy wypełnić.

Czy do deklaracji INTRASTAT dołączam inne dokumenty?

Do zgłoszenia INTRASTAT-PRZYWÓZ nie dołączamy żadnych innych dokumentów, na podstawie których deklarowane są dane (kopii faktur, listów przewozowych, dokumentów wysyłkowych, rachunków ubezpieczeniowych), Dokumenty takie przechowywane są w siedzibie firmy bądź siedzibie przedstawiciela.

Czy wypełniam kilkakrotnie deklaracje, jeżeli przywożę ten sam towar?

Jeżeli w danym okresie sprawozdawczym wystąpi kilka przywozów towarów sklasyfikowanych jednym kodem CN, realizowanych tylko w obrębie Unii Europejskiej, pozycje dotyczące tych towarów powinny być komasowane (sumowane) w jednej pozycji, o ile pozostałe dane mają to samo oznaczenie kodu. Chodzi tu o pola:

       – 11 (kod kraju wysyłki),

       – 12 (kod warunków dostawy),

       – 13 (kod rodzaju transakcji),

       – 15 (kod rodzaju transakcji),

       – 16 (kod kraju pochodzenia).

Jak wypełnić deklaracje, jeżeli niska jest wartość towaru?

Jeżeli mamy do czynienia z niską wartością towarów – mniejszą, bądź równą 100 euro – które wystąpiły w trakcie trwania jednego okresu sprawozdawczego, lub do jednego kraju Wspólnoty były przywożone jednym środkiem transportu, należy ująć je łącznie w jednej pozycji zgłoszenia, wypełniając przy tym pola:

       – 11 (kod kraju wysyłki),

       – 19 (wartość fakturowa w PLN),

       – 14 (kod towaru – podając przy tym następujący kod towau: 99 50 00 00).

Co zrobić, jeżeli jeden towar mam na kilku rodzajach transportu?

Jeżeli mówimy o przywozie towarów rozmontowanych lub nie zmontowanych dla celów transportu, a objętych jedną fakturą, jednak załadowanych na kilka środków transportu, w deklaracji INTRASTAT-PRZYWÓZ należy zadeklarować to pod jedną pozycją towarową (łączna wartość towarów), natomiast jeżeli przesyłki te zostały dokonane w ciągu kilku okresów sprawozdawczych, deklarację wypełniamy w momencie otrzymania kompletu przesyłki, czyli najprawdopodobniej za ostatnim transportem. Jeżeli w ww. przypadku mamy do czynienia z kilkoma rodzajami transportu, np. morskim, kolejowym, samochodowym, to w pozycji 15 (kod rodzaju transportu) podajemy najcięższy środek transportu lub najwyższą wartość.

W wypadku przywozu różnych części do pojazdów mechanicznych statków powietrznych można ująć różnoraki części pod jedną pozycją towarową i podać kod towaru, który odnosi się do towarów obejmujących ponad 50 proc. wartości przywożonych części.

Jak zgłosić towary podlegające uszlachetnieniu?

Towary otrzymywane w celu uszlachetniania bądź naprawy muszą być zgłaszane do systemu INTRASTAT z bezwzględnym podaniem wartości otrzymywanych rzeczy, surowców, materiałów, natomiast wywóz ww. towarów po naprawie bądź uszlachetnieniu bezwzględnie musi być zgłoszony do systemu INTRASTAT z podaniem wartości rzeczy, materiałów, surowców, powiększonej o koszt usługi.
Naprawa środków transportu nie podlega rejestracji w systemie INTRASTAT.

Wykaz towarów, których przywóz lub wywóz nie jest objęty obowiązkiem sprawozdawczości w ramach systemu INTRASTAT:

• Środki płatnicze będące prawnymi środkami płatniczymi oraz papiery wartościowe;
• złoto monetarne;
• pomoc dla obszarów klęsk żywiołowych;
• z uwagi na dyplomatyczną lub podobną naturę swojego przeznaczenia:

  – towary objęte immunitetem dyplomatycznym, konsularnym lub podobnym;

  – prezenty dla głowy państwa lub dla członków rządu bądź parlamentu;

  – przedmioty znajdujące się w obrocie w ramach wzajemnej pomocy między komórkami administracji;

• pod warunkiem wymiany o charakterze tymczasowym:

  – towary przeznaczone na targi i wystawy;

  – scenografie teatralne;

  – karuzele i inne elementy wesołych miasteczek;

  – sprzęt specjalistyczny w rozumieniu Konwencji Międzynarodowej z 8 czerwca 1968 r.;

  – filmy kinowe;

  – aparaty i sprzęt do celów eksperymentalnych;

  – zwierzęta na pokazy, do hodowli, wyścigów itd.;

  – próbki towarów;

  – środki transportu, kontenery i urządzenia związane z transportem;

  – towary do naprawy środków transportu, kontenerów i sprzętu związanego z transportem oraz części wymienione podczas napraw;

  – opakowania;

  – towary wynajęte;

  – instalacje i urządzenia do robót w inżynierii lądowej i wodnej;

  – towary przeznaczone do celów badawczych, analiz lub testów;

• pod warunkiem, że nie stanowią przedmiotu transakcji handlowej:

  – odznaczenia, wyróżnienia i nagrody honorowe, odznaki pamiątkowe i medale;

  – sprzęt turystyczny, zapasy i inne przedmioty, w tym sprzęt sportowy przeznaczony do użytku osobistego lub konsumpcji, który towarzyszy, poprzedza lub jest przesłany za podróżującym;

  – stroje ślubne, przedmioty przewożone w ramach przeprowadzki lub elementy spadku;

  – trumny, urny pogrzebowe, dekoracje do pogrzebu i przedmioty służące do konserwacji grobów i pomników nagrobnych;

  – drukowane materiały reklamowe, instrukcje obsługi, cenniki i inne materiały reklamowe;

  – towary, które stały się bezużyteczne lub które nie mogą być wykorzystane do celów przemysłowych;

  – balast;

  – znaczki pocztowe;

  – produkty farmaceutyczne używane na międzynarodowych imprezach sportowych;

• produkty wykorzystywane jako część nadzwyczajnych ogólnych środków ochrony osób lub środowiska naturalnego;
• towary będące przedmiotem niekomercyjnej wymiany pomiędzy osobami zamieszkałymi w strefie przylegającej do państw członkowskich (ruch przygraniczny);
• produkty otrzymane przez producentów rolnych na nieruchomościach położonych poza, ale przylegających do terytorium statystycznego, w ramach którego prowadzą podstawową działalność;
• towary opuszczające dane terytorium obce – bezpośrednio lub z zatrzymaniem wynikającym ze specyfiki transportu;
• towary wysyłane do krajowych sił zbrojnych.

Podsumowanie

Obowiązek dostarczania danych do systemu INTRASTAT obejmuje osoby fizyczne lub prawne, które realizują wymianę handlową z 24 krajami Unii Europejskiej i które są podatnikami VAT. Osoby te zobowiązane są do deklarowania wartości wewnątrzwspólnotowych dostaw bądź wewnątrzwspólnotowych nabyć.

Osoby fizyczne, które nie są podatnikami VAT nie są zobowiązane do wypełniania deklaracji statystycznych dla systemu INTRASTAT. Rolnicy, płacący podatek VAT wg wspólnego systemu ryczałtowego, są zwolnieni z obowiązku dostarczania danych do systemu INTRASTAT.

Transakcje handlowe o bardzo małej wartości, w przypadku których stosuje się uproszczoną procedurę rozliczania podatku (procedura zryczałtowanego poboru i zwrotu podatku VAT) oraz transakcje o bardzo małym rocznym wolumenie obrotów handlowych (nie przekraczających w ciągu roku kwoty 10 000 euro), które są zwolnione z obowiązków rozliczania podatku VAT są również zwolnione z obowiązku składania deklaracji statystycznych do systemu INTRASTAT.

Dodatkowe zwolnienia podmiotów z obowiązku w systemie INTRASTAT wynikają z określonych wartości progów statystycznych, które całkowicie lub częściowo zwalniają małe i średnie przedsiębiorstwa z tego obowiązku.

Na rok 2004 obowiązywały następujące progi statystyczne:

• próg asymilacji dla przywozu: 300 000 zł,
• próg asymilacji dla wywozu: 500 000 zł;
• próg specyficzny dla przywozu 16 000 000 zł,
• próg specyficzny dla wywozu 28 000 000 zł.

Podmioty są zobowiązane od maja 2004 roku do wypełniania deklaracji INTRASTAT w przypadku, gdy wartość ich obrotów towarowych z krajami Unii Europejskiej w ciągu czterech miesięcy 2004 roku jest wyższa od progu asymilacji.

Paweł Sankowski