Jak ująć w kosztach zakup silnika samochodowego?
W samochodzie służbowym wymieniono silnik. Jak taki koszt ująć w księgach rachunkowych?
W przypadku, gdy silnik został wymieniony na nowy z uwagi na jego uszkodzenie, awarię lub całkowite zużycie, koszt ten ma charakter czysto remontowy, a jego celem jest przywrócenie stanu technicznego i przydatności samochodu dla firmy.
Istotą remontu jest przywrócenie w trakcie eksploatacji pierwotnego stanu technicznego wraz z wymianą zużytych składników technicznych (np. części zamiennych). Nie powoduje to zmiany charakteru i funkcji remontowanego obiektu, lecz umożliwia wykorzystywanie go zgodnie z gospodarczym przeznaczeniem.
Są to wszystkie zmiany trwale przywracające pierwotną zdolność użytkową utraconą na skutek upływu czasu i eksploatacji. W tym przypadku, nawet jeśli wydatki związane z zakupem silnika oraz jego zamontowaniem przekroczą 3 500 PLN (czyli bez względu na ich wysokość), zostaną zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu (koszty działalności operacyjnej), a nie powiększą wartości początkowej tego środka trwałego.
Wydatek poniesiony zarówno na zakup silnika jak i jego zamontowanie stanowi koszt pośredni. Oznacza to, że należy go zaliczyć do kosztówuzyskania przychodu w momencie ich poniesienia (data ujęcia tego kosztu w księgach) i ująć w księgach rachunkowych, zapisem:
- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5 (w analityce: Usługi obce lub Zużycie materiałów i energii),
- Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu” lub 21 „Rozrachunki z dostawcami”.
Jeśli wydatki dotyczące wymiany silnika w ocenie jednostki są istotne, wskazane jest rozliczać je w czasie za pośrednictwem konta 64-0 „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
W przypadku, gdy silnik został wymieniony na nowy, jakościowo lepszy o znacznie wyższych parametrach w celu polepszenia jakości samochodu, np. jego prędkości, a wymiana ta spowodowała podwyższenie wartości samochodu, mamy do czynienia z jego ulepszeniem.
Ulepszenie środków trwałych znajdujących się w używaniu polega na rozbudowie, przebudowie, modernizacji lub rekonstrukcji, i powoduje, że wartość użytkowa danego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa wartość użytkową sprzed remontu. Mierzy się ją okresem używania, wyższą zdolnością działania, niższymi kosztami jego eksploatacji lub innymi miarami. Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości ulepszenie powiększa wartość początkową środka trwałego.
Różnica pomiędzy remontem, a ulepszeniem samochodu służbowego polega na tym, że remont przywraca jedynie jego pierwotną wartość użytkową (dopuszcza się nawet użycie nowocześniejszych materiałów i technologii), a ulepszenie zwiększa tę wartość.
David J. James
