Jakich błędów należy unikać przy inwenteryzacji?

Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku wymaga dokonywania inwentaryzacji, za którą odpowiedzialny jest kierownik jednostki danego przedsiębiorstwa. Jednak nie precyzuje do końca kwestii technicznych i organizacyjnych dotyczących inwentaryzacji, pozostawiając to kierownictwu, które już rozpoczynając działalność powinno wprowadzić do polityki rachunkowości pewnych zasad, które pomagałyby w późniejszej poprawnej inwentaryzacji.

Czego unikać?

Inwentaryzacja w małych firmach powinna mieć uproszczony charakter z uwagi na mniejszy zakres działalności tych przedsiębiorstw. Niestety, ale przy bardziej skomplikowanych czy prowadzonych na większą skalę działaniach błędy związane z inwentaryzacją są coraz częstsze.

Najczęściej popełniane przy inwentaryzacji błędy, których zdecydowanie powinniśmy unikać to przede wszystkim: 

• brak stosownych wewnętrznych regulacji normujących zasady przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji;
• błędna wycena inwentaryzowanych składników;
• błędne ujmowanie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych;
• brak właściwej kontroli przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji;
• dokonywanie spisów bez udziału osób odpowiedzialnych materialnie albo bez udziału zespołów spisowych;
• dokonywanie spisów z ewidencji zamiast z natury;
• dokonywanie tak zwanych pożyczek między polami spisowymi na czas inwentaryzacji;
• dopuszczenie do niepotrzebnego i nieuzasadnionego obrotu składnikami majątkowymi w czasie ich inwentaryzacji;
• niedokonywanie oceny przydatności inwentaryzowanych składników;
• niezachowanie ustawowych terminów inwentaryzacji;

• błędne ustalenie i wycena różnic inwentaryzacyjnych;
• niestaranna i powierzchowna weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych;
• dokonywanie niewłaściwych kompensat niedoborów i nadwyżek stwierdzonych na artykułach sobie podobnych;
• niewłaściwe sporządzanie arkuszy spisowych i wadliwe wprowadzanie do nich korekt i poprawek;
• niewłaściwy podział inwentaryzowanych składników na rejony czy tak zwane pola spisowe;
• powoływanie do prac inwentaryzacyjnych osób niekompetentnych;
• dotyczy to zwłaszcza osób pracujących w komisji inwentaryzacyjnej, zespołach spisowych, a także kontrolerów spisowych itp.;
• rezygnacja z pobrania od osób odpowiedzialnych materialnie stosownych oświadczeń wstępnych i końcowych, chodzi o określenie odpowiedzialności materialnej;
• rezygnacja z przeszkolenia osób powołanych do dokonania czynności inwentaryzacyjnych – lepiej dać niewielkie nakłady na szybkie szkolenie niż później borykać się z problemem nie dających się zniwelować błędów inwentaryzacyjnych;
• rezygnacja ze spisania na odrębnych arkuszach spisowych artykułów obcych, zniszczonych, uszkodzonych itp.;
• rozciąganie w czasie prac inwentaryzacyjnych i nieuzasadnione przerywanie tych prac na wiele dni lub tygodni;
• wystawianie fikcyjnych dokumentów lub fałszowanie danych w arkuszach spisowych w celu ukrycia różnic inwentaryzacyjnych;

• zaniechanie obowiązku inwentaryzacji wielu składników aktywów i pasywów;
• zbyt łagodne traktowanie groźnych dla jednostki i niczym nie usprawiedliwionych naruszeń prawa i mienia;
• zbyt łagodne traktowanie różnych fałszerstw i malwersacji.

Nie ukrywaj

Jak nie trudno zauważyć błędów, które można popełnić w czasie trwania inwentaryzacji jest niemało i nie zawsze wynikają one z tak zwanego „bałaganu” w przedsiębiorstwie, ale zazwyczaj z powierzania zadań dotyczących inwentaryzacji osobom niekompetentnym lub kompletnie nie przygotowanym do powierzanych im czynności.

Ponadto dla dobra firmy różnego rodzaju niedociągnięcia w działalności przedsiębiorstwa nie powinny być maskowane, a wręcz przeciwnie – powinny jak najszybciej ujrzeć światło dzienne i powinny być wraz z adekwatnym do tego raportem przedstawione kierownictwu.

Dzięki niesprecyzowanym szczegółowo zasadom inwentaryzacji znajdującym się w ustawie o rachunkowości, istnieje możliwość, aby każda jednostka jak najbardziej rozsądnie i w powiązaniu z potrzebami własnymi taką inwentaryzację przeprowadzała.
Daje to możliwość dostosowania procedur rozstrzygania i prowadzenia inwentaryzacji zgodnie ze specyfiką przedsiębiorstwa.

Ważne jest, by starano się, aby wymienionych wyżej nieprawidłowości inwentaryzacyjnych było jak najmniej, wówczas sprawnie i szybko przebiegnie cały proces, co pozwoli na rozpoczęcie dalszych działań, a nie spowoduje zastoju w firmie.