Kodeks etyczny SMB

Przynależność do Stowarzyszenia Marketingu Bezpośredniego (założonego w 1995 m.in. przez takie firmy jak: Haring Project Support, Krajowa Agencja MARCOM, NET, Poczta Polska, Present Service, Przegląd Reader’s Digest) wymaga przyjęcia na sienie obowiązków wynikających z uchwalonego przez SMB kodeksu etycznego.

Cele SMB

Kodeks ten został stworzony z uwagi na kilka podstawowych rzeczy nurtujących rzeczywistość gospodarczą. A były to:

• wniesienie wkładu w poprawę ochrony konsumentów,
• ochrona interesów członków SMB przed osobami fizycznymi i prawnymi prowadzącymi niezgodną z prawem lub dobrymi obyczajami handlowymi działalność gospodarczą,
• promowanie najwyższej jakości usług w każdej sferze działalności członków SMB.

Jednym z naczelnych elementów łączących te firmy jest tworzenie, przekazywanie sobie oraz uwierzytelnianie tzw. List Robinsona.

Lista Robinsona znana jest w niektórych krajach pod nazwą Mailing Preference Service lub MPS. Jest to lista osób, które wyraziły sprzeciw wobec otrzymywania reklam adresowych (czyli Direct Mail).

Statut

I.  Obowiązki członków stowarzyszenia (§ 1)

1. Wszyscy członkowie SMB zobowiązują się bez żadnych zastrzeżeń przestrzegać wszystkich postanowień Kodeksu Etycznego (zwanego dalej Kodeksem), który nakłada na nich odpowiedzialność za podejmowane decyzje oraz współpracujące z nimi instytucje i osoby prawne.

2.  Przyjęcie i przestrzeganie postanowień niniejszego Kodeksu oraz Regulaminu Listy Robinsona są warunkami członkostwa w SMB.

3.  Przyjęcie i przestrzeganie postanowień niniejszego Kodeksu upoważnia wszystkich członków SMB do używania nazwy, symboli i skrótu SMB w swoich materiałach reklamowych.

4.  Do szczególnych obowiązków członków SMB należy:

5.  Przestrzeganie prywatności i respektowanie osobistych preferencji konsumentów,

6.  Przestrzeganie zakazu produkcji i dystrybucji jakichkolwiek materiałów, które są nieuczciwe i nielegalne,

7.  Przestrzeganie zakazu kopiowania materiałów będących cudzą własnością bez uzyskania zgody właściciela w celu zachowania wiarygodności na arenie publicznej.

8.  Dla potwierdzenia swej obecności na rynku i zaistnienia w świadomości konsumentów, członkowie Stowarzyszenia komunikując się z konsumentami powinni uwzględnić symbol SMB.

II.  Ogólne zasady postępowania członków stowarzyszenia (§ 3)

1.  Członkowie SMB działający jako pośrednicy list zobowiązują się działać w zgodzie z przepisami i duchem niniejszego Kodeksu.

2.  W celu ochrony życia prywatnego konsumentów, pośrednik list gwarantuje, w miarę możliwości, że listy, które wynajmuje zawierają tylko informacje zgodne z niniejszym Kodeksem i wymienione w rozdziale-Definicje pojęć?.

3.  Właściciel list dostosowuje każdą listę udostępnioną osobie trzeciej do ostatniej Listy Robinsona, chyba że jest to technicznie niemożliwe. W tym przypadku, pośrednik list zaleci użytkownikowi-klientowi dokonanie zmian przed dokonaniem wysyłki.

4.  Pośrednik list jest zobowiązany pomagać użytkownikowi-klientowi, tak aby zidentyfikował on każdy adres prywatny właściciela pierwotnego.

5.  Pośrednik list dba o interes właściciela list i użytkownika.

6.  Dane są chronione przed wszelkim użyciem lub czynnością nie uzgodnioną z właścicielem.

III.  Zasady postępowania pośrednika list w stosunku do właściciela list (§ 4)

1.  Pośrednik list informuje właściciela list o tożsamości użytkownika oraz o charakterze działalności, w której lista ma zostać wykorzystana.

2.  Właściciel list ma prawo odmówić wykorzystania listy zaproponowanemu użytkownikowi-klientowi, bez podania przyczyny.

3.  Czynności pomiędzy pośrednikiem list i właścicielem list są w sposób wyraźny określone na piśmie. Właściciel list jest odpowiedzialny za jakość danych dostarczonych użytkownikowi-klientowi, zgodnie z warunkami mającymi zastosowanie do właściciela i pośrednika list.

4.  Pośrednik list dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować, że listy będą wykorzystane zgodnie z pisemnymi ustaleniami zawartymi z właścicielem list.

5.  Pośrednik list zobowiązuje się uzyskać od właściciela list możliwie jak najwięcej informacji o aktualnym stanie listy, która ma być wykorzystana.

6.  Odpowiedzialność pośrednika list w sprawie płatności zobowiązań wynikających z transakcji musi być określona w pisemnej umowie zawartej pomiędzy pośrednikiem a właścicielem list, przy wzięciu pod uwagę ewentualnych przypadków siły wyższej.

7.  Dostarczenie listy osobie trzeciej na próbę zapewnia jej możliwość wyboru tej listy do działalności określonej w punkcie 1. Wybór ten zobowiązuje użytkownika do wykorzystania listy zgodnie z charakterem zaproponowanej działalności.

8.  Pośrednik list dołoży wszelkich starań, by zwroty ?adresat nieznany? dotarły do właściciela listy, zaraz po zwrocie list przez użytkownika-klienta.

9.  Pośrednik złoży oficjalną skargę na użytkownika-klienta, na pierwsze żądanie właściciela list, jeśli okaże się, że dostarczone informacje zostały wykorzystane niezgodnie z umową.

10.  Bezprawne wykorzystanie list zostaje stwierdzone w przypadku, gdy wskazuje na to weryfikacja adresów ‚pułapek’ oficjalnie wprowadzonych na listę.

W Kodeksie Etycznym można ponadto odnaleźć zasady postępowania pośrednika list w stosunku do najemcy list, obowiązki właściciela list w stosunku do konsumentów, zasady wykorzystywania list oraz zasady wysyłania wysyłek i prowadzenia sprzedaży katalogowej, telemarketingu oraz masowej dystrybucji.

Poniżej prezentowane są jedynie trzy wymienione z powyższych elementów Kodeksu Etycznego, które dotyczą w szczególności postępowania członków SMB z listami.
Zasady postępowania pośrednika list w stosunku do najemcy list (§ 5)

1.  Pośrednik list zagwarantuje swojemu klientowi, że jest upoważniony przez właściciela list do działania w charakterze pośrednika list.

2.  Pośrednik list jest zobowiązany poinformować użytkownika o nazwisku właściciela listy oraz o tożsamości listy.

3.  Pośrednik list jest zobowiązany przekazać użytkownikowi-klientowi wszelkie posiadane informacje na temat aktualnego stanu listy, którą ma udostępnić użytkownikowi.

4.  Czynności pomiędzy pośrednikiem list i użytkownikiem list są określone w pisemnym porozumieniu zabraniającym użytkownikowi, w szczególności, przekazywania informacji dotyczących uzgodnionych czynności osobom trzecim, w całości lub w części.

5.  Pośrednik list ma prawo sprawdzić zgodność materiału adresowego z modelem lub opisem, na podstawie którego umowa została zawarta. W ten sposób zostanie on przedłożony do akceptacji pośrednika list przed wysłaniem. W przypadku niezgodności, pośrednik list będzie musiał natychmiast poinformować o tym właściciela list.

6.  Właściciel list sprawdzi zgodność materiału faktycznie użytego przy pomocy różnych adresów kontrolnych (adresy-pułapki). Jeśli jakakolwiek różnica zostanie stwierdzona, właściciel i pośrednik zastosują procedurę reklamacyjną określoną w paragrafie 8 niniejszego Kodeksu.

7.  W przypadku skargi na nieprzestrzeganie warunków przez użytkownika-klienta lub na błędne wykonanie zamówienia, właściciel i pośrednik list nie będą odpowiedzialni za straty pośrednie lub inne przekraczające wartość najmu konkretnego zamówienia.

Obowiązki właściciela list w stosunku do konsumentów (§ 6)

1.  Właściciel list ma obowiązek przestrzegać przepisów ustawy o ochronie danych osobowych z 29 sierpnia 1997 roku, a w szczególności następujących zasad:

2.  Zgłoszone wnioski o skorygowanie danych osobowych muszą być jak najszybciej wykonane przez właściciela list.

3.  Wnioski skierowane przez osoby, które nie chcą otrzymywać adresowych ofert reklamowych muszą być jak najszybciej wykonane przez właściciela list.

4.  Informacja o źródle listy musi zostać jak najszybciej dostarczona przez pośrednika list, właściciela list i użytkownika – klienta osobie, której nazwisko zostało z tej listy wybrane, a która życzy sobie poznać źródło tej listy.

Wykorzystywanie listy (§ 7)

Wszystkie spółki udostępniające swe listy osobom trzecim i wszyscy pośrednicy działający w ich imieniu są zobowiązani zbadać cele i tożsamość potencjalnego użytkownika przed upoważnieniem go do wykorzystania list. Potencjalni użytkownicy list muszą dokładnie określić swoje uzasadnione cele przed uzyskaniem zgody na wykorzystanie tych list.

Pozostałe kwestie, które są poruszone w Kodeksie Etycznym zostaną omówione w kolejnych artykułach poświęconych SMB.