Kompletowanie dokumentów przed zatrudnieniem

Akta osobowe a rozwiązanie stosunku pracy

Pracodawcy często mają problemy z postępowaniem z aktami pracownika w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Dotychczasowy pracodawca nie ma obowiązku przekazania nowemu pracodawcy posiadanych akt osobowych dotyczących pracownika zmieniającego miejsce zatrudnienia. Następuje to jedynie w razie zaistnienia okoliczności określonych w art. 23 1 k.p. (tj. w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę) albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę. W takim przypadku, zgodnie z § 9 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r., dotychczasowy pracodawca zobowiązany jest przekazać akta osobowe oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu danego pracownika.

Trzyczęściowy podział akt personalnych

Zgodnie z § 6 pkt 1 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r., pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić akta osobowe oddzielnie dla każdego z pracowników. Akta osobowe pracownika składają się z trzech części. W części A należy gromadzić dokumenty, które zostały złożone przez daną osobę w czasie ubiegania się o zatrudnienie. W części B umieszcza się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym:

• umowę o pracę, a także zakres obowiązków, jeżeli w ten sposób określono zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami obowiązującymi u pracodawcy oraz zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp,
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w art. 1295 pkt 3, art. 178 § 2 i art. 188 k.p.,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub ich zmiany w innym trybie,
• dokumenty świadczące o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia, jak również o wymierzeniu kary porządkowej,
• pisma dotyczące udzielenia urlopu wychowawczego albo urlopu bezpłatnego,
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186 § 3 k.p. (osoba uprawniona do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy wniosek o obniżenie jej wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa etatu w okresie, w którym mogłaby korzystać z takiego urlopu),
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli została zawarta w okresie pozostawania w stosunku pracy,
• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony,
• korespondencję z reprezentującą pracownika organizacją związkową w sprawach ze stosunku pracy,
• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.

Co się tyczy części C, to należy tu zgromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• pisma dotyczące żądania wydania świadectwa pracy na podstawie art. 97 § 11 k.p. oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, zgodnie z art. 171 § 3 k.p.,
• kopię wydanego świadectwa pracy,
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy (jeżeli została zawarta),
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• orzeczenia lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami lekarskimi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumenty muszą być ułożone zgodnie z porządkiem chronologicznym i numerycznym, a każda część akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej druków. Niedopuszczalne jest nanoszenie na zgromadzone formularze uwag, adnotacji, sprostowań itp.