Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów przez podatników niebędących rolnikami rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku

Księga przychodów i rozchodów pozwala na rozliczanie się z urzędem skarbowym. Wprowadzone dnia 26 sierpnia 2003 roku, a obowiązujące od 1 września tegoż roku rozporządzenie ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodow i rozchodów określa, jak sam tytuł rozporządzenia mówi, sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem. Określa również terminy zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi.

Księga dla wszystkich

W myśl tego rozporządzenia osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej „ustawą o podatku dochodowym”, są obowiązane prowadzić księgę, według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do aktualnego rozporządzenia.

Ponadto do prowadzenia takiej księgi zobowiązani są również rolnicy prowadzący gospodarstwo rolne bez zatrudnienia w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujący działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli łączny przychód z tej działalności gospodarczej nie przekracza 10 000 zł w roku podatkowym. Dla nich ustalono wzór do prowadzenia księgi i zamieszczono w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

Podatnicy są zobowiązani do założenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a w razie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży, również tej ewidencji, na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

Ponadto podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe, są zobowiązani zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi. Mają na to zawiadomienie 20 dni od dnia jej założenia.

W przypadku, kiedy działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, to wspomniane zawiadomienie o prowadzeniu księgi czy ewidencji składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich.

Niezbędna ewidencja

Podatnicy zobowiązani do prowadzenia księgi (niebędący rolnikami) prowadzą: 

• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
• ewidencję wyposażenia;
• karty przychodów pracowników (jeśli wypłacają im należności powstałe ze stosunku pracy).

Wspomnianą ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1500 zł.

Zgodnie z art. 22n ust. 2 ustawy o podatku dochodowym ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, powinna zawierać co najmniej:

• liczbę porządkową;
• datę nabycia;
• datę przyjęcia do używania;
• określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
• określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
• symbol Klasyfikacji Środków Trwałych;
• wartość początkową;
• stawkę amortyzacyjną;
• kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy i narastająco za okres dokonywania tych odpisów, w tym także, gdy składnik majątku był kiedykolwiek wprowadzony do ewidencji (wykazu), a następnie z niej wykreślony i ponownie wprowadzony;
• zaktualizowaną wartość początkową;
• zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych;
• wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową;
• datę likwidacji oraz jej przyczynę albo datę zbycia.

Tego typu ewidencji nie podlegają:

• budynki mieszkalne;
• lokale mieszkalne;
• własnościowe spółdzielcze prawo do lokalu mieszkalnego;
• spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego;
• prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej.

Miesiąc na zapis

W ewidencji należy dokonać wszelkich wymaganych zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania.

W przypadku zmiany formy opodatkowania, podatnicy, zakładając ewidencję powinni uwzględnić w niej odpisy amortyzacyjne przypadające za okres opodatkowania w formie zryczałtowanego podatku dochodowego.

W sytuacji ewentualnego braku ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane odpisy amortyzacyjne nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto podatnicy objęci obowiązkiem prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, którzy:

• w ciągu roku podatkowego utracili lub zrzekli się prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym;
• bądź też zakładają po raz pierwszy ewidencję wyposażenia, to są zobowiązani do dokonania wyceny wyposażenia według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji.

Ponadto wspomniani wyżej podatnicy, którzy wypłacają pracownikom należności ze stosunku pracy są obowiązani prowadzić indywidualne (czyli imienne dla każdego z pracowników) karty przychodów pracowników.

Mówimy tu o należnościach ze stosunku pracy traktowanych w myśl przepisów art. 12 ustawy o podatku dochodowym. Tam czytamy, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Karty przychodów

Karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące informacje:

• imię i nazwisko pracownika;
• Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP);
• numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL);
• miesiąc, w którym nastąpiła wypłata;
• sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze);
• koszty uzyskania przychodu;
• składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe);
• podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu;
• razem dochód narastająco od początku roku;
• kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, k) składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne;
• należną zaliczkę na podatek dochodowy, m) datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy naczelnik urzędu skarbowego.

Naczelnik może zwolnić

W uzasadnionych szczególnymi okolicznościami przypadkach takimi jak:

• rodzaj i rozmiar wykonywanej działalności,
• wiek,
• stan zdrowia,

naczelnik urzędu skarbowego na wniosek podatnika może zwolnić go od obowiązku prowadzenia księgi, jak również od poszczególnych czynności z zakresu prowadzenia księgi.

Jednak wnioskować o to musi podatnik. Ważne jest, aby wniosek był złożony co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi.

Podatnik może również zlecić prowadzenie księgi biuru rachunkowemu.

W takiej sytuacji podatnik jest zobowiązany do:

• w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem;
• prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży – nie dotyczy to podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym.

Ponadto podatnik jest zobowiązany do zbroszurowania ewidencji sprzedaży prowadzonej w miejscu wykonywania działalności i kolejno ponumerować jej karty. Taka ewidencja powinna zawierać co najmniej: – numer kolejny wpisu, – datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, – rachunkami – kwotę tego przychodu.

Poza tym księga oraz dowody, na których podstawie są dokonywane w niej zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba. Chyba że prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu, to wówczas księga powinna znajdować się w biurze rachunkowym tym, który podatnik wskazał powiadamiając urząd o powierzeniu swych ksiąg temu biuru.

Natomiast w przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie.

Jednak podatnik może prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, ale pod warunkiem, że w poszczególnych zakładach jest prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży.