Serwisowanie kas fiskalnych

Zgodnie z obowiązującym prawem polskim większość osób prowadzących działalność gospodarczą z zakresu usług podlega obowiązkowi stosowania kas rejestrujących.
Kasy te mają na celu ułatwienie rozliczania się z urzędem podatkowym z podatku VAT nakładanego na towary i usługi.

Każda awaria ma swoją przyczynę

Aby funkcjonowanie urządzeń rejestrujących odbywało się bez zbędnych komplikacji oraz, aby było możliwe jak najszybsze ustalenie przyczyn awarii tych urządzeń i ewentualne ich usunięcie, niezbędne jest odpowiednie serwisowanie kas.

Warunki dotyczące wykonywania serwisu technicznego kas rejestrujących określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 1999 roku.

Za zorganizowanie sieci serwisowej i jej prawidłowe działanie odpowiedzialny jest producent urządzenia fiskalnego.

Z tego też względu tylko producent może udzielać autoryzacji podmiotom gospodarczym prowadzącym działalność serwisową, oraz upoważniać konkretnych pracowników punktów serwisowych do wykonywania prac przy urządzeniach fiskalnych.

Zgodnie z prawem polskim punkt serwisowy i serwisanci muszą być zarejestrowani u producenta oraz we właściwym dla podatników (tam, gdzie nadano im numer NIP) urzędzie skarbowym, u których wykonują zlecone prace. Ponadto prace serwisowe świadczyć mogą tylko osoby wpisane do „Książki serwisowej”.

Książka serwisowa

Każda kasa rejestrująca zawsze zaopatrzona jest w książkę serwisową, w której dokonywane są wszelkie zdarzenia związane z jej działaniem.

Taka książka powinna być przechowywana z dbałością w miejscu instalacji kasy fiskalnej.

Zdarzyć się jednak mogą sytuacje, w których dojdzie do zgubienia, zniszczenia bądź zapełnienia wpisami książki serwisowej, wówczas należy powiadomić serwis i urząd skarbowy o zaistniałym fakcie. Takie postępowanie ma na celu wydania duplikatu książki. Taki duplikat wydaje producent kasy rejestrującej, dokonuje tego za pośrednictwem serwisu.

Podatnik ma obowiązek przechowywania książki przez 5 lat po zakończeniu pracy na kasie czy też zapełnienia pamięci fiskalnej.

Za organizację serwisu i jego działanie przepisy czynią odpowiedzialnym producenta (lub importera).

Autoryzacja serwisu polega na podpisaniu umowy o świadczeniu serwisu i gwarancji przeszkolenia pracowników serwisu.

Obowiązki stron

Każdy serwisant jest prawnie zobowiązany do jak najszybszego stawienia się (tzn. po zakończeniu aktualnie wykonywanych czynności) i bez opłaty interweniowania na żądanie urzędu skarbowego.

Pracownicy urzędu skarbowego mają obowiązek kontroli kas u podatników. Nie mogą oni jednak samodzielnie rozkręcać kas w celu uzyskania dostępu do wnętrza urządzenia. Kontrola wnętrza kasy odbyć się może jedynie przy pomocy stosownych służb serwisowych.

Wspomniane wyżej rozporządzenie nakłada następujące obowiązki na serwis urządzeń rejestrujących sprzedaż towarów i usług:

• serwisu urządzenia fiskalnego może dokonywać tylko osoba upoważniona przez producenta i posiadająca stosowną legitymację;
• serwisant jest obowiązany podjąć (nie znaczy to zakończyć) naprawę nie później niż 48 godzin od zgłoszenia uszkodzenia;
• serwisant każdą swoją interwencję jest zobowiązany wpisać do „Książki serwisowej” danego urządzenia, zgodnie z jej rubrykami. Musi też założyć plomby na koniec pracy;
• niezależnie od tego czy dokończył naprawy. Nie wolno pozostawiać kasy fiskalnej rozplombowanej;
• jeśli serwisant stwierdzi uszkodzenie plomby, mechaniczne zniszczenie obudowy lub inne szczególne cechy wskazujące na próby naruszenia integralności urządzenia, lub jego pamięci fiskalnej lub „Książki serwisowej” – to jest zobowiązany odnotować ten fakt w „Książce serwisowej” i złożyć stosowne zawiadomienie do Urzędu Skarbowego, właściwego z punktu widzenia rejestracji;
• serwisant ma obowiązek, po fiskalizacji urządzenia fiskalnego, odnotować ten fakt w książce serwisowej i złożyć stosowne zawiadomienie do Urzędy Skarbowego;
• serwisant jest zobowiązany na wezwanie podatnika co najmniej 1 raz w roku sprawdzić urządzenie fiskalne. Przeglądy takie obejmują jedynie czynności kontrolne poprawności działania kasy oraz całości plomb i obudowy, nie jest zaliczone do nich dokonywanie konserwacji czy inne drobne czynności;
• serwisant jest zobowiązany przy każdej wizycie sprawdzać stan zegara i kalendarza urządzenia fiskalnego i ewentualnie je korygować, w przypadku nadmiernego zużycia baterii podtrzymującej pamięć dobową i zegar ma obowiązek powiadomić użytkownika o konieczności jej wymiany;
• serwisant może wyzerować pamięć dobową tylko w przypadku, gdy wynika to z jej uszkodzenia.