Tworzenie pracowniczych programów emerytalnych

Pracowniczy program emerytalny rozpoczyna swe istnienie od podpisania zakładowej umowy emerytalnej zawieranej pomiędzy pracodawcą a reprezentacją pracowników. Każdy pracownik ma dobrowolne prawo przystąpienia bądź nie do pracowniczego programu emerytalnego.

Zakładowa umowa emerytalna

Pracodawca jest zobowiązany do przedstawienia oferty zawierającej projekt zakładowej umowy emerytalnej.

Umowa ta powinna być jedną z form pracowniczego programu emerytalnego, tj.:

• pracowniczego funduszu emerytalnego;
• umowy o wnoszenie przez pracodawcę składek pracowników do funduszu inwestycyjnego;
• umowy grupowego inwestycyjnego ubezpieczenia na życie pracowników z zakładem ubezpieczeń;
• umowy grupowego inwestycyjnego ubezpieczenia na życie pracowników z towarzystwem ubezpieczeń, na podstawie której pracownicy staną się jego członkami.

Umowa ta powinna również zawierać warunki ustalone wstępnie z funduszem inwestycyjnym, zakładem albo towarzystwem ubezpieczeń bądź z projektem statutu towarzystwa i statutu pracowniczego funduszu emerytalnego reprezentacji pracowników.

Zakładowa umowa emerytalna określa w szczególności (art.14 ust.2):

• formę pracowniczego programu emerytalnego wraz ze wskazaniem funduszu inwestycyjnego lub funduszy inwestycyjnych, zakładu albo towarzystwa ubezpieczeń bądź pracowniczego funduszu emerytalnego, który będzie gromadził środki finansowe i zarządzał nimi na podstawie umowy z pracodawcą;
• warunki i tryb przystępowania i występowania z programu;
• wysokość składki podstawowej;
• minimalną wysokość możliwej do zadeklarowania miesięcznej składki dodatkowej,
  terminy i sposób deklarowania składek dodatkowych przez uczestników oraz terminy naliczania i potrącania tych składek przez pracodawcę w celu przelewu na rachunki uczestników;

• terminy naliczania oraz przelewu składek podstawowych na rachunki uczestników;
• warunki gromadzenia i zarządzania środkami przez zakład lub towarzystwo ubezpieczeń, fundusz inwestycyjny bądź pracowniczy fundusz emerytalny, z którym pracodawca zawarł umowę, a w szczególności koszty i opłaty obciążające pracodawcę i uczestnika;
• warunki zmiany i wypowiedzenia zakładowej i pracowniczej umowy emerytalnej,
  przypadki i warunki wypowiedzenia umowy z podmiotem zarządzającym środkami;
• warunki, terminy, sposób, koszty i opłaty oraz skutki dla uprawnień uczestnika wynikające z dokonania wypłaty, wypłaty transferowej, przeniesienia środków między funduszami inwestycyjnymi oraz zwrotu;
• wzór planu emerytalnego;
• przypadki i warunki zmiany formy pracowniczego programu emerytalnego lub podmiotu zarządzającego środkami.

W sytuacji, kiedy zakładowa umowa emerytalna ustala realizację programu przez pracowniczy fundusz emerytalny, to powinna ona określać również warunki utworzenia pracowniczego towarzystwa emerytalnego prowadzącego fundusz oraz warunki i zasady, o których mowa w ustawie o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych.

Zakładowa umowa emerytalna ustalająca realizację programu w formie pracowniczego funduszu emerytalnego podlega dołączeniu do wniosku o wydanie zezwolenia na utworzenie pracowniczego towarzystwa emerytalnego, o którym mowa w ustawie o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych.

Ponadto każda zakładowa umowa emerytalna, w sytuacji, kiedy ustala realizację programu poprzez gromadzenie środków w funduszu inwestycyjnym lub w funduszach inwestycyjnych, powinna wówczas określać również zasady ponoszenia przez pracowników na rzecz funduszu opłat za zbywanie i odkupywanie jednostek uczestnictwa, o których mowa w ustawie o funduszach inwestycyjnych.

W zakładowej umowie emerytalnej określa się również warunki i zasady, jaki zobligowany jest przestrzegać uczestnik, aby dokonać zmiany funduszu. Może to nastąpić poprzez przeniesienie środków do innego funduszu w ramach jednego pracowniczego programu emerytalnego. Przeniesienie środków nie jest dokonywane w trybie wypłaty transferowej.

Akwizycję pracowniczych programów emerytalnych na terenie zakładów pracy może prowadzić wyłącznie pracodawca.

Zawieranie zakładowej umowy emerytalnej

Zakładową umowę emerytalną zawiera pracodawca z reprezentacją pracowników w zakładzie pracy, w którym działa:

• jedna związkowa organizacja zakładowa, pracodawca zawiera umowę z tą organizacją;
• więcej niż jedna związkowa organizacja zakładowa, pracodawca zawiera wspólną umowę ze wszystkimi organizacjami związkowymi.

W sytuacji, gdy w zakładzie nie ma organizacji związkowej bądź też w terminie 6 miesięcy od przedstawienia propozycji programu zakładowej organizacji związkowej z powodu niemożności uzgodnienia przez strony treści umowy nie doszło do jej zawarcia, to reprezentację pracowniczą wybiera, w trybie przez siebie ustalonym, ogólne zebranie załogi.

Po tych ustaleniach pracodawca zwołuje zebranie w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie, jednak nie później niż na 7 dni przed jego odbyciem.

Uchwały, które zostaną podjęte przez zebranie są ważne bez względu na liczbę osób w nim uczestniczących, o ile było ono prawidłowo zwołane.

Jeżeli zdarzy się, że zaistnieją spory ze stosunków prawnych powstałe pomiędzy stronami zakładowych umów emerytalnych, to wówczas są one rozstrzygane przez sądy powszechne właściwe dla siedziby pracodawcy.

Umowa o wspólnym międzyzakładowym programie emerytalnym, zakładowa umowa emerytalna, pracownicze umowy emerytalne, umowy z zakładami i towarzystwami ubezpieczeń czy też umowy z funduszami inwestycyjnymi stają się skuteczne nie wcześniej niż z dniem rejestracji przez organ nadzoru.

Umowę można zmienić przez zwołanie zebrania (ogłoszenie go nie później niż na 7 dni przed jego faktycznym terminem) z reprezentacją pracowników wybieraną na wspomnianych wcześniej zasadach.

Jednakże zmiany zakładowej umowy emerytalnej, które mogłyby spowodować wzrost obciążeń finansowych uczestników lub pogarszałyby warunki dysponowania środkami, mogą wchodzić w życie nie wcześniej niż po wpisie do rejestru i w 5 miesięcy od dnia wysłania uczestnikom pisemnego zawiadomienia o zmianie.

Umowa z podmiotem zarządzającym środkami

Możemy mówić o kilku typach umów, które mają swoje odrębne prawa.
Umowa z podmiotem zarządzającym środkami powinna określać w szczególności:

• warunki gromadzenia i zarządzania środkami, w tym koszty i opłaty obciążające pracodawcę i uczestnika;
• przypadki i warunki wypowiedzenia umowy;
• warunki dokonywania wypłaty, zwrotu i wypłaty transferowej.

Pracownicza umowa emerytalna

Pracownicza umowa emerytalna jest umową zawieraną po złożeniu przez pracownika pisemnej deklaracji dobrowolnego uczestnictwa w pracowniczym programie emerytalnym.

Jest ona sporządzana w formie w formie pisemnej i powinna zawierać:

• oznaczenie stron umowy;
• informacje zgodne z deklaracją, składaną w celu przystąpienia do pracowniczego programu emerytalnego;
• plan emerytalny.

Plan emerytalny

Plan emerytalny jest jedną z części umowy pracowniczej i określa następujące rzeczy (art.16.ust.2 ustawy o pracowniczych programach emerytalnych):

• formę pracowniczego programu emerytalnego wraz ze wskazaniem funduszu inwestycyjnego, zakładu ubezpieczeń, towarzystwa ubezpieczeń bądź pracowniczego funduszu emerytalnego, który będzie gromadził środki finansowe i zarządzał nimi na podstawie umowy z pracodawcą;
• wysokość składki podstawowej;
• minimalną wysokość możliwej do zadeklarowania miesięcznej składki dodatkowej oraz sposób jej deklarowania;
• warunki, w zależności od formy programu:

  – umowy zawieranej z zakładem ubezpieczeń lub towarzystwem ubezpieczeń,

  – umowy zawieranej z funduszem inwestycyjnym,

  – statutu pracowniczego funduszu emerytalnego;

• warunki wypłaty, wypłaty transferowej i zwrotu środków zgromadzonych na rachunku uczestnika, z podaniem, w zależności od formy programu, symulowanego planu wypłat według przewidywanych warunków, czasu gromadzenia środków, stopy rentowności i wielkości składek oraz kosztów i opłat związanych z prowadzeniem programu, a także wskazaniem ryzyka związanego z uczestnictwem w programie;
• warunki zmiany lub wypowiedzenia pracowniczej umowy emerytalnej oraz ich konsekwencje, w tym finansowe;
• informacje obejmujące:

  – prawa osoby uposażonej i spadkobierców na wypadek śmierci pracownika;

  – przypadki i konsekwencje likwidacji programu,

  – możliwość zadysponowania prawami do zgromadzonych środków,

  – skutki podatkowe wnoszenia składki.

Jeżeli zaistnieje konieczność zmiany stanu prawnego umowy czy planu emerytalnego, to pracodawca zobowiązany jest do informowania uczestników o tychże zmianach.

Deklaracja uczestnictwa pracownika w programie

Aby przystąpić do pracowniczego programu emerytalnego pracownik lub inna osoba mogąca wejść do pracowniczego programu emerytalnego (zob. art.4 ustawy) składa pracodawcy deklarację uczestnictwa w programie.

Taka deklaracja uczestnictwa pracownika w programie emerytalnym powinna zawierać:

• wysokość deklarowanej składki dodatkowej oraz upoważnienie dla pracodawcy do jej naliczania, potrącania z wynagrodzenia oraz przelewania na rachunek pracownika prowadzony przez podmiot zarządzający środkami;
• oświadczenie pracownika o znajomości warunków pracowniczej umowy emerytalnej i dobrowolności przystąpienia do pracowniczego programu emerytalnego na tych warunkach;
• ewentualne rozrządzenie na wypadek śmierci pracownika;
• oświadczenie pracownika, że nie utracił prawa do uczestnictwa w pracowniczych programach emerytalnych do dnia złożenia oświadczenia.

Pracodawca jest zobowiązany do przyjęcia deklaracji i wydania uczestnikowi podpisanej przez siebie umowy, o ile osoba składająca deklarację spełnia warunki programu.

Jeżeli okaże się, że dana osoba nie spełnia stawianych wymogów, to należy zwrócić deklarację uczestnictwa tego pracownika wraz z uzasadnieniem. Zwrot musi nastąpić w ciągu jednego miesiąca od dnia jej złożenia, jeżeli zachodzą przesłanki określone w ustawie lub w zakładowej umowie emerytalnej do odmowy zawarcia pracowniczej umowy emerytalnej.

Umowę można uznać za zawartą z chwilą wydania uczestnikowi podpisanej przez pracodawcę umowy, nie później jednak niż z upływem terminu przewidzianego do zwrotu deklaracji.

W sprawach o zawarcie umów i o roszczenia ze stosunków prawnych między uczestnikami pracowniczych programów emerytalnych a pracodawcami orzekają sądy powszechne właściwe dla miejsca zamieszkania uczestnika.

Złożenie zakładowi ubezpieczeń oświadczenia woli

Uczestnik pracowniczego programu emerytalnego, za pośrednictwem pracodawcy, składa oświadczenia woli w sprawach objętych tym programem emerytalnym towarzystwu ubezpieczeń, funduszowi inwestycyjnemu lub pracowniczemu funduszowi emerytalnemu.

Sprawy te dotyczą ubezpieczenia, uczestnictwa w funduszu inwestycyjnym bądź członkostwa w pracowniczym funduszu emerytalnym zakładowi ubezpieczeń.

Powyższy przepis stosuje się po ustaniu zatrudnienia, chyba że nastąpiło przejęcie zarządzania pracowniczym funduszem emerytalnym przez inne pracownicze towarzystwo emerytalne, połączenie albo podział towarzystw, a pracodawca nie jest akcjonariuszem towarzystwa, natomiast wskazano akcjonariusza przejmującego obowiązki dotychczasowego pracodawcy.

W sytuacji połączenia, podziału, zbycia przedsiębiorstwa bądź jego zorganizowanej części i zmiany tym samym pracodawcy, uczestnik pracowniczego programu emerytalnego składa oświadczenia woli za pośrednictwem nowego pracodawcy.

Zgodnie z przepisami prawa w sprawach dotyczących pracowniczego programu emerytalnego pracodawca nie może być pełnomocnikiem uczestnika.

Finansowanie składek

Finansowanie składek odbywa się z dwóch źródeł bezpośrednich. Składkę podstawową finansuje pracodawca, a składkę dodatkową uczestnik.

Wysokość składki podstawowej określa się procentowo od wynagrodzenia uczestnika i w tak określonej wysokości pracodawca musi płacić swoją część. Składka podstawowa nie może być wyższa niż 7% wynagrodzenia uczestnika. Składka ta nie zostaje wliczana do wynagrodzenia stanowiącego podstawę ustalenia obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne.

Natomiast pracownik może zadeklarować składkę dodatkową płaconą przez siebie.

Wysokość taj składki dodatkowej określa się kwotowo lub procentowo od wynagrodzenia uczestnika.

Wynika z tego więc, że wysokość składki podstawowej określa zakładowa umowa emerytalna, a wysokość składki dodatkowej – pracownik w deklaracji uczestnictwa w pracowniczym programie emerytalnym. Uczestnik może zmienić wysokość składki dodatkowej, ze skutkiem na przyszłość, w formie zmiany deklaracji uczestnictwa w pracowniczym programie emerytalnym.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca jest obowiązany do terminowego i prawidłowego naliczania i odprowadzania składek podstawowych, jak również do naliczania, potrącania i odprowadzania składek dodatkowych. Składki te są odprowadzane razem na indywidualne rachunki uczestników prowadzone przez podmiot zarządzający środkami.

Składki dodatkowe są potrącane z wynagrodzenia uczestnika otrzymywanego u pracodawcy prowadzącego pracowniczy program emerytalny po opodatkowaniu.

Poszczególne składki dodatkowe za dany miesiąc potrąca się z wynagrodzenia za ten miesiąc, chyba że zakładowa umowa emerytalna stanowi inaczej.

Pracodawca nalicza i pobiera składki:

• w odniesieniu do składników wynagrodzenia należnych za okresy nie dłuższe niż miesiąc – w terminie wypłaty tych składników obowiązującym u pracodawcy, i odprowadza je w okresach miesięcznych;
• w odniesieniu do składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – w terminie wypłaty tych składników, i odprowadza je również w tym terminie.

Odpowiedzialność pracodawcy wobec uczestników pracowniczych programów emerytalnych

W zakresie zawierania pracowniczych umów emerytalnych, umów z funduszami inwestycyjnymi, zakładami albo towarzystwami ubezpieczeń bądź pracowniczymi funduszami emerytalnymi pracodawca działa we własnym imieniu i na rachunek odpowiednio: zakładów bądź towarzystw ubezpieczeń, pracowniczych funduszy emerytalnych, funduszy inwestycyjnych lub pracowników.

Ponadto ponosi on wobec uczestników odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania swoich obowiązków. Obowiązki te są (a przynajmniej powinny być) szczegółowo określone w zakładowej umowie emerytalnej. Obowiązki te wynikają również z tytułu terminowości i poprawności naliczania, potrącania i odprowadzania składek na rachunki pracowników.

W przypadku, kiedy uczestnik pracowniczego programu emerytalnego przestał spełniać jego warunki, a w szczególności gdy ustało jego zatrudnienie u pracodawcy prowadzącego program emerytalny, to do czasu wypłaty lub wypłaty transferowej środki pozostają na jego rachunku wchodzącego w pracowniczy program emerytalny.

Dobrowolne wnoszenie akcji pracodawcy

W zakładowej umowie emerytalnej mogą znaleźć się przepisy przewidujące dobrowolne wnoszenie przez uczestników pracowniczych programów emerytalnych, akcji pracodawcy do pracowniczego funduszu emerytalnego.

W tej umowie emerytalnej powinny być również określone terminy i warunki wnoszenia akcji na rachunek w funduszu oraz warunki prowadzenia tych rachunków.

Uczestnik składający deklarację przystąpienia do pracowniczego programu emerytalnego, w przypadku, może w niej zadeklarować liczbę akcji pracodawcy, którą wniesie na swój rachunek, wynikającą z zakładowej umowy emerytalnej. Dzieje się tak w sytuacji, kiedy w ogóle ta umowa przewiduje dobrowolne wnoszenie akcji pracodawcy do pracowniczego funduszu emerytalnego.

Do akcji nabytych od Skarbu Państwa nie stosuje się zakazu zbywania akcji zawartego w przepisach o komercjalizacji i prywatyzacji przedsiębiorstw państwowych.