Zwolnione od podatku dochodowego świadczenia pracownicze – podróże służbowe

Zgodnie z art. 21 ust.1 pkt.16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podróż służbowa pracownika jest objęta zwolnieniem podatkowym w zakresie świadczeń wynikających z tej podroży, czyli diet, zwrotów kosztu dojazdu bądź też świadczeń na używanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych. Należności tych świadczeń są regulowane przez dwa rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej.

Podstawa prawna

Pierwsze z dnia z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju oraz drugie 19 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Artykuł 21 ust. 1 pkt.16 wspomnianej wyżej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do 1 stycznia 2003 nie wskazywał bezpośrednio, którzy z podatników są uprawnieni do korzystania z niniejszego zwolnienia podatkowego. Nie precyzował, czy są to wyłącznie pracownicy, czy też ze zwolnienia korzystać mogą np. osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia. A często jeżeli nie ma określenia prawnego to stosuje się przepis w rozszerzonym kontekście, czyli w tym przypadku obejmowało się zwolnieniami świadczenia na rzecz pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie czy umowę o dzieło.

Od 1 stycznia 2003 r. zgodnie z nowelizacja ustawy, omawiane zwolnienie przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym w oparciu o umowę o pracę.

Wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowych pracownika, ale sięgające określonej w przepisach wysokości zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej pracownika na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Podróże służbowe po kraju

Pracownikowi podróżującemu na zlecenie pracodawcy po kraju przysługują diety wraz z innymi należnościami za czas podróży służbowych. Wśród nich znajduje się zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, a także zwrot innych udokumentowanych wydatków. Ich wysokość oraz zasady naliczania i wypłacania uzależnione są od corocznych rozporządzeń.

Dieta należna podróżującemu przeznaczona jest na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi w 2003 roku 20 zł za dobę podróży. Należności te oblicza się za okres od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Jednak nie przysługują one za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika, a także wtedy, gdy pracownikowi przebywającemu w podróży trwającej co najmniej 10 dni przysługuje prawo do przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego na koszt pracodawcy.

Zgodnie z § 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, dieta nie przysługuje również, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

W przypadku krajowych podróży służbowych zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Określenie rodzaju środka transportu należy do pracodawcy.

Pracownik może złożyć wniosek o przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wtedy zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, ustalony przez pracodawcę na podstawie ogólnie obowiązujących stawek (dla samochodów do pojemności skokowej silnika 900 cm3 stawka ta wynosi 0,4798 za 1 km; dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 -0,7692; dla motocykli – 0,2119; dla motorowerów – 0,1272). Kwoty diet, jak również stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu wykorzystywanego w krajowej podróży służbowej ulegają zmianie w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych, ustalonemu w ustawie budżetowej na dany rok. Zmiana następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ogłoszona ustawa budżetowa w Dzienniku Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej. Wysokość diety zaokrągla się do pełnego złotego w górę.
W podroży służbowej pracownikowi przysługuje również ryczałt za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży, na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20 proc. diety (obecnie 4 zł). Ryczałt ten nie przysługuje jednak, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów tych dojazdów, jak również wtedy, gdy na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Wszelkie zwroty za koszty podróży (prócz ryczałtów) muszą być udokumentowane fakturami lub rachunkami. Jeżeli pracownik nie będzie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu, a nie przedstawi rachunku, to przysługuje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 proc. diety (obecnie 28,5 zł). Ryczałt ten przysługuje, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 i 7.00.

Pracodawca może odmówić pracownikowi prawa do zwrotu kosztów noclegu lub ryczałtu za czas przejazdu wówczas, gdy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Zagraniczne podróże służbowe

W przypadku podróży zagranicznych świadczenia przysługujące pracownikowi są niemalże identyczne jak w podróżach po kraju. Zmieniają się jedynie wysokości stawek za diety itp.

Dieta w tej sytuacji przeznaczona jest zarówno na pokrycie kosztów wyżywienia, jak również na inne drobne wydatki. Stawki diet przysługujących w podróży do poszczególnych państw określane są przez rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Stawki te różnią się między sobą w zależności od docelowego państwa podróży.

Za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Jednak za niepełną dobę przysługuje pracownikowi tylko odpowiednia jej część. Jeśli podróż trwa dłużej niż 8 godzin na dobę – przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety, a ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W sytuacji, kiedy pracownik otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), to przysługuje mu 25 % diety obliczonej przy uwzględnieniu czasu faktycznej podróży.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje na śniadanie 15 % diety, na obiad – 30 % diety, na kolację – 30 % diety oraz na inne wydatki – 25 % diety.

Dieta nie przysługuje w sytuacji, gdy pracownik otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie. Jeżeli jednak ekwiwalent ten jest niższy od diety, to przysługuje mu wyrównanie do wysokości należnej diety. Jednocześnie za każdy dzień pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym za granicą pracownikowi przysługuje 25 % diety.

Pracodawca decyduje o tym, jaki środek transportu zostanie wykorzystany przez pracownika w zagranicznej podróży służbowej. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu za środek transportu określony przez pracodawcę. Zwrotowi podlegają również opłaty dodatkowe, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga na dany środek transportu przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W takiej sytuacji przysługuje mu zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę. Tak jak w przypadku podróży krajowych stawki zależą od pojemności skokowej silnika.

Ryczałty i limity

Pracownikowi przysługuje również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Wysokość tego ryczałtu oblicza się w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. Na koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10 % diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej.

Niemożliwe jest wypłacenie tego ryczałtu, jeżeli pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym lub gdy za granicą ma on zapewnione bezpłatne dojazdy.

Dodatkowo pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu. I jak w innych przypadkach podstawą wypłacenia tych świadczeń jest rachunek hotelowy. Zwrot obejmuje kwotę w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych sytuacjach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit. Jeżeli jednak brak jest takiego rachunku, to pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25 % limitu.
Limit za nocleg w hotelu jest również różny dla różnych państw. Zwrot tych kosztów nie przysługuje, gdy pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg.

W podróżach do państw pozaeuropejskich, a także, gdy podróż służbowa trwa ponad 30 dni, pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu.

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową za granicą przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków w razie choroby powstałej podczas podróży. Do ich rozliczenia potrzebne są rachunki potwierdzające poszczególne wydatki. Zwrotowi nie podlegają koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.