Zwolnione z podatku dochodowego świadczenia pracownicze – używanie prywatnego samochodu do celów służbowych

Koszty używania prywatnego samochodu lub motoru, motoroweru pracownika do celów służbowych podlegają również zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jeżeli są to koszty używania pojazdów samochodowych dla potrzeb zakładu pracy. 

Kiedy podróże zwolnione z podatku?

Zwolnienie z podatku dochodowego dotyczy dwojakiego rodzaju podróży służbowych.

Po pierwsze, dotyczy kosztów ponoszonych w celu odbycia podróży służbowej w jazdach zamiejscowych. Ten typ wyjazdów i przejazdów został szczegółowo omówiony w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Po drugie, zwolnienia podatkowe dotyczą także koszów jazd lokalnych określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Zgodnie z artykułem 21 ust.1 pkt.22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tego typu zwolnienie podatkowe ma zastosowanie, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika według obowiązującego wzoru. We wzorze tym znajdują się dane pracownika, pracodawcy oraz używanego do wyżej wymienionych celów samochodu prywatnego pracownika.

Według obowiązujących przepisów, od 1 stycznia 2003 r. stawka za 1 kilometr przebiegu trasy jazdy służbowej, aby mogła zostać objęta zwolnieniem podatkowym, nie może być wyższa niż:

• 0,4798 zł / 1 km – dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika poniżej 900 cm³;
• 0,7692 zł / 1 km – dla samochodów osobowych o pojemności skokowej silnika przekraczającej 900 cm³ oraz z tą pojemnością włącznie;
• 0,2119 zł / 1 km – dla motocykli bez ograniczenia pojemności skokowej silnika;
• 0,1272 zł / 1 km – dla motorowerów.

Stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu ulegają zmianie w stopniu odpowiadającym planowanemu średniorocznemu wskaźnikowi cen towarów i usług konsumpcyjnych ustalonemu w ustawie budżetowej na dany rok. 

Jazdy lokalne

Jednym z podstawowych zakresów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, są jazdy lokalne. Aby otrzymać zwrot kosztów za te jazdy należy uzyskać zgodę pracodawcy. Wyrażana jest ona w umowie cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem. W umowie tej wyznaczony zostaje przez pracodawcę sposób rozliczania wydatków. W efekcie końcowym porozumienia pracodawca albo przyznaje pracownikowi miesięczny ryczałt z tego tytułu, albo zobowiązuje się do zwrotu kosztów według faktycznie przejechanych przez pracownika kilometrów (udokumentowanych fakturami lub rachunkami).

Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony.

Wyznaczony limit nie może przekroczyć ustawowo przyjętych granic, tj.:

• 300 km – gdy gmina lub miasto liczy do 100 tys. mieszkańców;
• 500 km – gdy gmina lub miasto liczy ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
• 700 km – – gdy gmina lub miasto liczy ponad 500 tys. mieszkańców.

Istnieją sytuacje, w których limit kilometrów może zostać podwyższony. Uzasadnieniem takiego czynu ze strony pracodawcy jest intensywność wyjazdów pracownika, praca na rozległym terenie bądź nienormowany czas pracy z uwzględnieniem wcześniej wymienionych czynników. Spotykamy się z taką sytuacją przy pojazdach wykorzystywanych do celów służbowych w służbie leśnej. Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. nie może przekroczyć 1500 km.
Podwyższone limity są także uzasadnione dla pojazdów wykorzystywanych do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej. W tych przypadkach limit nie może przekroczyć 3000 km.

Zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. wysokość miesięcznego ryczałtu oblicza się jako iloczyn obowiązującej w danym miesiącu stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu kilometrów ustalonego przez pracodawcę.
Poniżej przedstawione zostały tabele wspominanych limitów.

Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika do 900 cm³

Samochód osobowy o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³

Motocykl

Motorower

Miesięczne kwoty ryczałtu z uwzględnieniem maksymalnego limitu kilometrów obowiązujące od 1 stycznia 2003 r.

Używasz, złóż oświadczenie

Zanim jednak wypłacony zostanie zwrot poniesionych przez pracownika kosztów, to znacznie wcześniej pracownik musi złożyć oświadczenie na piśmie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. W takim dokumencie powinny się znaleźć dane dotyczące pojazdu, czyli marka, numer rejestracyjny oraz pojemność jego silnika.

Ponadto w oświadczeniu należy określić ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności.

W oświadczeniu tym pracownik powinien również podać liczbę dni, w których nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Jeżeli istnieją w danym miesiącu dni robocze, w których odnotowano nieobecność pracownika, to zgodnie z przepisami prawa kwotę miesięcznego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień jego nieobecności w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej (która trwała co najmniej 8 godzin) lub innej nieobecności. Należy także odjąć dni, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Istnieje jeszcze jedna możliwość rozliczania kosztów używania prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych – obliczanie zwracanych kosztów na podstawie liczbie przejechanych przez pracownika kilometrów, udokumentowanych fakturami i rachunkami. Wysokość miesięcznego zwrotu obliczana jest wówczas przez iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów oraz odpowiedniej dla danego pojazdu stawki przebiegu za 1 km (uzależnionej od typu i pojemności skokowej silnika pojazdu).

Pracodawca ma dla tych celów obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wraz z własnoręcznym potwierdzeniem znajdujących się w niej zapisów. Zgodnie ze wzorem ewidencji określonym w rozporządzeniu ministra finansów z dnia 4 grudnia 2000 r. w sprawie określenia wzoru ewidencji przebiegu pojazdu w najwęższym zakresie ewidencja ta powinna zawierać nazwisko i imię pracownika, adres jego zamieszkania, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer dokonania wpisu, datę i cel wyjazdu, a także opis trasy. W niej także powinna się znaleźć liczba faktycznie przejechanych kilometrów, stawka za 1 km przebiegu, kwota wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz złożony pod tymi informacjami podpis pracodawcy, który zatwierdzałby wypłatę należności w danej wysokości. Tak sporządzona ewidencja staje się podstawą do zwolnienia z opodatkowania.

Jazdy zamiejscowe

Do jazd zamiejscowych zalicza się takie, które wykonuje pracowni własnym samochodem bądź innym pojazdem samochodowym w celach służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Sposób oraz wysokość zwrotu kosztów tych podróży określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Zgodnie z tymi przepisami, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych udokumentowanych wydatków.

Zmiana diety następuje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym została ogłoszona ustawa budżetowa w Dzienniku Ustaw. Kwotę diety zaokrągla się do pełnego złotego w górę. Diety, które przysługują pracownikowi podczas podroży służbowej krajowej, wynoszą 20 zł za dzień podróży oraz 30 zł za nocleg.

Należy zaznaczyć, że to pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Może on ustalić, że miejscowością rozpoczęcia (zakończenia) podróży będzie miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Zgodnie § 5 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2001 r. z pracodawca określa także rodzaj środka transportu właściwego do odbycia podróży służbowej.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym jego własnością. Jeżeli formalności zostaną dokonane to pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez obowiązującą stawkę za jeden kilometr przebiegu (stawki jak w przypadku jazd lokalnych).